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効率的な会議のカギは・・3+2にある?
5つのポイントで実現するワークスタイル変革!

2013年09月18日 09時20分更新

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効率的な会議のカギは・・3+2にある?
5つのポイントで実現するワークスタイル変革!

「毎日会議ばかりで仕事がすすまない」「会議を開いても何も決まらない」「朝一番の会議のために、前日残業して資料を印刷したのに、翌朝になって差し替えになった」等々、多くのオフィスワーカーは会議に悩まされています。しかし、ほんの少しのルールとポイントを実践することで会議は劇的に改善します。

特に重要な5つのポイントについてご紹介しましょう。


まずは、『会議を失敗させないための3つポイント』です。

その1.会議目的の徹底
会議の一番初めに、この会議の目的と達成すべきアウトプットを全員と共有してください(出来れば会議の招集をするタイミングが望ましいです)。目的が共有されていない会議では、容易に「飲み会」と化します。雑談から始まり、議論は空中分解を繰り返し、ただ時間だけが過ぎ、アウトプットがないまま「なんとなく」終了してしまいます。まず会議目的を共有しそこへ向かうという意識を持つことが大切です。

その2.資料の重要性
会議を一つのプロセスとして捉えた場合、会議のインプットとなるのが「資料」です。
インプットとなるべき情報が無く曖昧な場合は、アウトプットとなる結論・結果も同じく品質の低いものになります。端的にポイントをまとめたわかりやすい資料を準備するのが望ましいです。

その3.会議参加者の役割を明確化
「どんな議論になるかわからないから、とりあえず全員呼んでおこう」といった招集が非効率な会議を招きます。会議では個人の役割を明確にし、役割が重複する人や、目的と合致しないメンバーは招集しないことも大切です。人数を必要最小限に絞ることで、無関係のメンバーが議論をかき回すことも無くなり、会議参加者の全員が責任を持ち発言をするようになります。

ここまでは、会議の目的を達成するために必要な条件です。
この3つが満たされていなければ、その会議は十分な成果を上げられない可能性が高いと言えます。


そして、次は『会議を効率的に運営する2つのポイント』です。

その4.会議のために集まらない!
会議では、参加者のスケジュール調整には非常な労力と時間が必要です。特に遠い拠点から会議に参加する場合は、会議自体の時間よりも、その前後の移動の時間が長くなってしまうことも珍しくありません。
顔を合わせる会議も大事ですが、TV会議やWEB会議などのツールを使えば、遠隔地からでも会議に参加することが出来ます。多少のコストはかかっても、参加者全員の移動時間や労力をコストに換算すれば、圧倒的に安価になります。

その5.会議資料は印刷しない!
10人分の資料を印刷してホチキス止めするのは大変な作業です。しかも資料が直前に
差し替えや追加になったりすれば尚更です。
また会議終了後、その資料はどうしていますか?会議中にメモを残したその資料は捨てることもできず、どんどんあなたの机の上を占領していきます。資料はPCやタブレットで参照するようにし印刷はやめてみましょう。3か月後、驚くほど机の上がすっきりしていることに気付くはずです。


以上、効率的な会議を行うための3+2の5つのポイントをご紹介しました。
最初は違和感や多少の抵抗があったとしても、慣れる頃にはその習慣がもたらす効果を実感できるはずです。<TeleOffice>は、使いやすいインターフェースとビデオ会議、強力な資料共有機能で、会議の習慣を変えることができます。中でも移動時間と印刷資料の削減はすぐに実感することができるでしょう。


<TeleOfficeとは>

TeleOfficeは映像や音声はもちろん、資料やホワイトボードも「場所を選ばず」「リアルタイムに」共有できるクラウド型Web会議サービスです。コンテンツ管理機能を利用すれば会議資料や持ち歩けない重いデータも全てクラウドに保存し、外出先から自由に確認できます。

Point1
パソコンだけでなく、タブレットやスマートフォンからいつでも好きな資料を確認!

Point2
会議終了後に、会議のメモや自分のメモが全て自動保存!

Point3
容量に制限なし!1年間保存!追加料金なし!

Point4
必要なデータをパソコンにダウンロード、必要な分だけ紙に印刷!


※その他TeleOfficeの概要はこちらから
http://ideep.com/about/index.html


<TeleOfficeの特長>

■資料の共有
会議資料を参加者全員で共有。ページめくりや拡大、書込み内容も全て同期・共有されます。 参加者は会議終了後に 資料と書き込みをダウンロード可能です。

■ビデオ会議
H264方式採用により、ブロックノイズの少ない高品質な映像を実現しました。
3G回線でも利用可能です。

■マルチOS対応
Windows、iOS、Androidに対応をしています。
タブレットだけではなく、スマートフォンからもビデオ会議に参加できます。

■セキュリティ
通信は全てSSLで暗号化をしており、通信中に情報が盗まれることはありません。
ログインはID/パスワードに加えて、利用できるデバイスを個体認証することも可能です。


※TeleOfficeのカタログダウンロードはこちらから
https://www.ideep.com/inquiry/download.html

<お問い合わせ>
iDeepソリューションズ株式会社
インダストリー・セールス部 担当:木村
Tel:03-5446-8490 
Mail:marketing@ideep.com

【付帯情報】
・<TeleOffice>なら会議の効率化を実現できます!
http://itm.news2u.net/items/output/115986/1


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