仕事に差がつく！阿久津良和「Microsoft 365のスゴ技」 第43回

文書オーナーは編集モードを変更できる

　本連載は、マイクロソフトの「Microsoft 365」に含まれるSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション（以下、アプリ）「Microsoft 365 Apps（Office 365）」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。今回は「Microsoft Word」（以下、Word）の新機能に注目した。

　個人的な話で恐縮だが、最近はWordを原稿の“下書き用”アプリとして使うのも面白いと思い始めた。一昔前は雑誌や書籍を作る際はプレーンなテキストが重宝がられたものの、現在はさほど気にする必要はない。試しに本稿の冒頭をWordで書いてみたが、長年使用するVZ Editor風のキーアサインと大きく異なるので断念したが、日常的にWordで文章を書き連ねる方々には注目の機能が待っている。

　その一つが検索機能だ。Word自身の歴史が古く、検索機能も過去の設計に基づいて実装してきた。だが、日常的にWeb検索している我々にとって、使いにくくなっているのも事実である。そこでMicrosoftは2022年5月にWord for the webへ新たな検索機能を実装し、同様の機能をバージョン2209で展開する予定だ。Microsoftの説明によると、「入力ミス」「検索形式」「類義語」「複数単語」に対応する。

Word バージョン2207による検索例

Word バージョン2209による検索例

　上図は複数の単語で検索を実行した例だが、拡張検索をサポートしていないWord バージョン2207は、当然ながら単語にヒットしない。一方でバージョン2209は、「日本」「米国」と二つの単語にヒットしている。正確には「米国」ではなく「英国」を類義語として拾い上げているが、検索の幅が大きく広がったことは一目でお分かりだ。こうした機能は先行版のMicrosoft Edgeでも実装済み。

　下図の例では検索キーワード「ビジネス」に対して、「business」「起業」が関連するキーワードとして検索対象に含んでいる。日本語の文章は、入力した単語や文章を変換して作成するため、検索時に入力内容の間違いを幅広く拾い上げるタイプミスの有用性は少なそうだが、これまで以上にあいまいな検索が可能になった。一連の機能はMicrosoft Turing Universal Language Representation model（マイクロソフトチューリング汎用言語表現モデル）で実現している。

Microsoft Edge（バージョン106）のページ検索機能

　もう一つはレビューモード。Microsoftの説明によれば、OneDrive for Business経由で共有されているWord文書ファイルを開くと、自動的にレビューモードが有効になる。文章の変更は行なえずコメントや変更履歴の形式で提案する形だ。こちらは筆者がMicrosoft 365を一人で利用し、Microsoftアカウントのユーザー招待もNGだったため検証はしていない。従来の機能を整理し、共同編集作業をスムーズに始めるための配慮だろう。コロナ禍でリモートワークも増え、複数の従業員で共同編集を行なう方々には有用だ。

文書オーナーは編集モードを変更できる

　このように一人でも複数でも、文章作成機能を強化しているWordの存在感は高まっている。加えて、一昔のように“重いアプリ”でもなく、テキストエディターと同じとはいえず、PCのスペックや利用状況に左右されるが、気軽に利用できるようになった。筆者も身体に染みついたキーアサインを忘れ、ショートカットキー一覧表を手元に置きながら再び試したい。

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