使ってみようSlack入門 ～使い倒して業務効率アップ！ 第33回

メンバーのアクセス権限設定やコメントのやり取りもすべてSlack上で完結、手間が省ける

GoogleドキュメントやスプレッドシートをSlackから作成、共有すると便利！

　仕事で「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」を使うことが多いなら、Slackと連携させるとグッと便利になる。Slack上でドキュメントやスプレッドシートを作成して、メッセージと一緒に送信できるのだ。さらに、アクセス権まで管理できるので「開けない」というクレームが来ることもない。ほかの人がコメントを付ければ、その通知もSlackで受け取れる。ぜひ連携させて、チームの業務効率をアップさせよう。

　まずはSlackの左メニューで「App」をクリックし、「Appディレクトリ」の画面から「Googleドライブ」を追加する。GoogleドライブがSlackのワークスペースにアクセスする権限を許可し、連携できたら自分のGoogleアカウントでサインインすれば準備完了だ。

「Googleドライブ」を追加する

アプリの連携を許可する

「Googleドライブアカウントを認証する」をクリックしてユーザーのGoogleアカウントでサインインする

　新規ドキュメントやスプレッドシートの作成は、メッセージ入力欄の左下にある「＋」アイコンから行える。どちらも操作方法は同じだが、ここではスプレッドシートを作成してみよう。ちなみに、以前はここにショートカット実行の稲妻アイコンがあったのだが、2021年11月にリニューアルされ、1つのメニューからショートカットの実行も添付ファイルの追加もできるようになっている。

　「＋」アイコンのメニューを開いたら「すべてのショートカットをブラウズする」をクリックし、「Google Drive」をクリック。作成したい項目をクリックすると、投稿作成画面が開く。作成するスプレッドシートのタイトルとSlackに投稿するメッセージ本文を入力し、「この文書を共有する」にチェックして共有するチャンネルを選択、「作成」をクリックすれば共有リンクが投稿される。

「＋」アイコンをクリックし、「すべてのショートカットをブラウズする」をクリックする

「アプリでブラウズする」メニューの「Google Drive」をクリックする

今回は「スプレッドシートを作成する」をクリックする

作成するスプレッドシートのタイトルやメッセージを入力し、共有チャンネルを指定したら「作成」をクリックする

　これで指定のチャンネルに共有リンクが投稿されるが、ファイルへのアクセス権を持たないチャンネルメンバーがいる場合は権限変更が要求される。「リンクを知っている人全員」あるいは「チャンネルメンバー限定」でアクセス権限（閲覧／コメント入力／編集の3種類）を与えることが可能だ。メニューからいずれかを指定するだけで共有設定が変更されて、メンバー全員がアクセスできるようになる。

　アクセス権のある他のメンバーがメッセージ内のリンクをクリックすると、ブラウザでGoogleスプレッドシートが開き、閲覧や編集ができる（ブラウザ上でSlackを使っている場合は、別のタブでスプレッドシートが開く）。

　Slackを開いたまま、他のアプリに切り替えることなしにGoogleスプレッドシートを作成し、共有設定までできるのはとても便利だ。

アクセス権のないメンバーがいたら教えてくれるのはありがたい

他のメンバーとGoogleスプレッドシートを共有できた

　共有ファイルへのアクセス権限をメンバー側から要求することもできる。たとえば「閲覧」の権限しか与えられていないファイルを編集したくなったら、作成者に「編集」権限をリクエストできるわけだ。

　リクエストを行うと、ファイルを作成／共有したメンバーのSlackに通知が届く。そこに表示される「アクセス権限を付与する」をクリックすれば、編集権限が付与される。Google側の設定変更までSlack上で完結するのがすごい。

「閲覧のみ」をクリックして「編集権限をリクエスト」する

作成者のSlackに通知が届くので「アクセス権を付与する」をクリックする

　また、共有したファイルにコメントが追加されると、SlackのGoogleドライブアプリに通知が届く仕組みになっている。コメントの内容までSlack上に表示され、そのスレッドに返信すればGoogleドライブ側のコメントスレッドに追加される。その際の入力欄が「Google Driveへのメッセージ」になっているなど動作が細かい。

Googleドライブアプリの画面。共有ファイルへのコメントがリアルタイムにSlackで表示され、返信もできる

　ドキュメントやスプレッドシートだけでなく、Googleドライブ内にあるファイルを共有することも可能だ。「＋」メニューで「Googleドライブから追加」をクリックすると、共有するファイルの選択画面が開く。ファイルを選択して「Select」をクリックすれば、投稿画面が表示される。

　Googleドライブ上のファイルへのアクセス権限を設定できたり、コメントが付いたらSlackに通知が来たりするのは、先ほどのGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートの共有と同じだ。GoogleドライブをSlackの拡張ストレージのように扱えるので、Slackのストレージ容量が足りない場合にも活躍してくれるだろう。

「＋」メニューから「Googleドライブから追加」をクリックする

共有したいファイルを選んで「Select」をクリックする

メッセージを入力してチャンネルに投稿する

Googleドライブ内のメディアファイルでも、サムネイル付きで投稿できる

（提供：Slack）

■関連サイト

• Slack
• Slackヘルプセンター「SlackでGoogleドライブを利用する」