LINE WORKSと「らくしふ」の連携で、シフト作成・管理の手間を大幅に削減する

2021年09月10日 10時00分更新

文● 柳谷智宣　編集●MOVIEW 清水

提供: ワークスモバイルジャパン

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第66回は、シフト作成・管理支援サービス「らくしふ」とLINE WORKSを連携させて工数を削減する方法について紹介する。

　店舗運営業務の中で、アルバイトを含む従業員のシフト作成はなかなか大きな負担となる。メールやメッセージアプリで希望を聞き、店長が紙やExcelでパズルのように組み合わせ、過不足がある場合は個別に相談して作り上げていく。筆者も飲食店を経営しているので、この苦労はよくわかる。

　そんな課題を解決してくれるのがシフト作成・管理支援サービスだ。今回紹介するのは「らくしふ」で、9000事業所以上に導入され、契約継続率99.4％という人気サービスだ。

シフト管理システム「らくしふ」とLINE WORKSを連携させよう

「らくしふ」への登録でつまずく点は？

　シフトの希望回収から作成、管理、人件費の可視化などの機能を備え、個人店から大規模チェーンまで利用できる。中でも、シフト回収にLINEを利用できるのがウリなのだが、企業によってはビジネスで個人向けサービスを使いたくない、ということもある。そんな時は、LINE WORKSと連携することも可能だ。

　まずは、「らくしふ」に連携に必要な情報をメールする。管理者アカウントでログインし、「Developer Console」を開き、「API ID」や「Server API Consumer Key」、「Server List ID」などをコピー＆ペーストする。左側に表示される「Domain ID」も正確に伝えよう。

　伝える情報が半角スペース1つでも違えば、登録できずに手間がかかるので、慎重に操作すること。ほとんどの設定エラーは、ここで起きているとのこと。「らくしふ」側で設定が完了すれば、利用準備は完了だ。

LINE WORKSの「Developer Console」を開き、必要な情報を「らくしふ」に伝える

　「らくしふ」側の作業が完了すれば、Botが登録されているので、従業員は自分の端末からトークルームを作成すればいい。「Bot」タブから「らくしふ」を追加し、「利用開始」をタップする。初回のみ、自分の氏名と店舗、ポジションを入力して登録作業が必要になる。

トークルームを作成する

「らくしふ」Botを追加する

「利用開始」をタップする

初回のみ氏名や店舗などを登録する

　登録が終わり、元のアプリ画面に戻ったら「シフト提出」をタップしよう。「らくしふ」の画面に遷移するので、シフトを入力する。月曜の遅番とか毎日決まった時間などの一括入力も可能。早退したいとか遅刻することがわかっているなら、コメントを入れておくこともできる。

　あらかじめ出勤パターンを登録しておけば、早番／遅番などを選択するだけでシフトを提出できるので楽だ。提出履歴から自動入力することも可能で、従業員がシフトを提出する作業をとことん簡単にするための工夫が凝らされている。その分、シフトの提出スピードが上がるというわけだ。一通り入力したら「シフトを提出する」をタップして、作業完了。