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新型コロナウイルスに直面する組織のデータ保全に関する緊急声明

2020年03月27日 10時00分更新

文● データ保全推進研究会

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データ保全推進研究会
データ保全推進研究会(東京都中央区/理事長 野村貴彦)は、新型コロナウイルス感染症対策により行政機関や企業などの組織におけるデータが適切に護られない危機にあることを憂慮し、ここに声明を発表するとともに、テレワークにおいてデータ管理や共有がスムーズに進む体制づくりのための無料相談サービスを本日から開始いたします。


【声明】


データ保全をとりまく背景


昨今、デジタル化の進展やビッグデータの利活用などを目的として世界的にデータ量が急増しており、それに伴い、組織が管理するデータへの不正アクセスやデータ流出も急増しています。

そもそも日本は欧米諸国などと比べ、記録管理やアーカイブ、さらには情報セキュリティに対する意識が低いと指摘されています。加えて、世界有数の災害大国として、地震、噴火、台風などの大規模災害のリスクもあり、他国以上に組織がデータを護り、活用していくことが難しいと言えます。


新型コロナウイルスの影響


新型コロナウイルス感染症(COVID-19)の拡大は、世界経済、そして日本経済に多大な影響を与えつつあります。ロックダウン(都市封鎖)の可能性も取りざたされており、データの世界においても、次のような危機が生じることが懸念されます。

1. 出社できない社員が増加したことによる危機
毎年2~3月は、行政機関や多くの企業にとって期末であるため、紙文書を含めたデータの棚卸しの時期でもあります。毎年、この時期に人事異動と合わせ、紙文書や自社サーバ内のデータ整理を行っている企業からは、「出社する社員が少なく、全く手が回っていない」との声が寄せられています。加えて、この4月は、改正民法や働き方改革関連法の施行、電子納税義務化(資本金1億円以上)なども重なっており、これまで以上に厳格なデータ管理が必要とされているものの、本来であれば長期保管すべきデータが削除されてしまう恐れが高まっています。

2. 情報セキュリティ対策の遅れによる危機
テレワークを急遽進めたことにより、情報セキュリティ対策が不十分という声もでてきています。テレワーク用の貸出しPCが足りないため、個人のPCで代用している、あるいは回線やストレージが不足したため社内ルールに基づかない措置をとっている、といった例もあるようです。

3. 取引先の倒産による危機
取引先に各種の制作物や自社の知財情報を預かってもらっている組織では、取引先の倒産などによるデータ流出や情報漏えい、といったことも想定されます。

4. 長期化することによる同時被災の危機
新型コロナウイルスの感染が長期化すればするほど、地震、台風などの他の災害の被害を受ける恐れが高まる他、ぎりぎりの人員でやりくりしているため、サイバー攻撃などのリスクも高くなると思われます。





提言


1.各組織でやるべきこと

重要な情報資産の洗い出しとリスクの整理

情報セキュリティの第一歩として、まず、自分達の組織において何が重要な情報資産なのかをリスト化した上で対策を考える必要がありますが、多くの企業では十分検討されていないのが現状と考えられます。

大企業であっても、紙文書中心の文書管理ルールしか存在しないこともあり、一例としては、自社開発システムのプログラム情報が対象になっていなかった、というケースもあり、デジタルデータを含めた洗い出しが必要です。

デジタル化の推進

紙文書が多く残ったままでは、テレワークを円滑に進めることは困難です。業務モデル自体をデジタルに切り替えていくとともに、利用頻度の高い紙文書の電子化や古い記録媒体(メディア)の変換を行うことをお勧めします。

利便性、セキュリティ面を両立したクラウドサービスの活用

リスクに迅速に対応していくには、外部の優れたサービスの活用が求められます。テレワークの普及や新型コロナウイルス対策の長期化などを考慮すると、できるだけ社内の手数をかけないデータ管理体制が必要です。
クラウドサービスの活用はその解決策の一つですが、残念ながら、日本はクラウド支出の割合が最低レベルで、「後進国」よりも下の「抵抗国」(Gartner、2019年8月)とされています。セキュリティ面や利便性の点で優れたサービスも出てきていますので、適切なサービスを選択し、活用することが望まれます。


重要書類、データの保全サービスの活用

重要データを保全するには、ネットワークから完全に遮断した状態を確保すると同時に、災害対策のための別置保管などの対策も必要です。自社で長期保管に適した施設や記録媒体、機器を活用できる組織においては、自社でしくみを構築し、データを保全することが望ましいでしょう。

一方で、多くの中小企業やあまりデータ量の多くない組織にとっては、自前でそれらを実現することは難しいです。さらに、何らかのトラブルの発生や業務が多忙な時期こそ、後で振り返るために記録を残して検証することが必要ですが、残念ながら、むしろそういった場合こそデータ管理が後回しになりがちです。

第三者に委託することを不安視せず、適切な事業者さえ選定できれば、社内管理よりもむしろ安全性が高くなります(スタッフの専門性、保管環境、内部犯行防止等)。一定期間、安全に守りたいデータあるいは紙文書を外部に預けることで、コスト削減に加えデータ自体の安全性が高まります。

(今回、研究会では、上記の行動が起こせるように無料の相談体制を整えました。)


2. 行政に対して

テレワークの推進とともに、環境の変化に対するデータ保全対策として、情報セキュリティやデータ保全に対する支援策を進めていただくことを強く求めます。

また、まだまだ紙が中心の領域での電子化や古い記録媒体からのメディア変換などを支援することで、貴重なデータを保全するとともに、現在廃業や失業が懸念されている業界や個人への経済対策としても有効と考えます。



まとめ


データは重要な経営資源(ヒト・モノ・カネ・情報)のひとつである情報の一部であり、今後、ますますその重要性は高まっていきます。また、テレワークの着実な普及は、産業構造の変革、ひいては社会全体の生産性向上の観点から、中長期的にはプラスの要素も期待できます。

我々「データ保全推進研究会」は、会員内外と連携して、組織のデータの管理体制の向上の支援を進めてまいります。


【当研究会の支援メニュー】


▶︎データ保全推進研究会

データ管理全般に関する無料相談(オンラインまたは対面で1回)



▶︎会員各社の関連サービスと支援メニュー(2020/3/27時点)

研究会経由でご相談いただいた企業様に対して、適切なサービスをご提案いたします。


(1) データ共有

●ファイル共有サービス「セキュアSAMBA pro」期間限定無料(スターティアレイズ株式会社)
 https://securesamba.com/product/sambapro/ 

●ストレージサービス 初期料金、月額料金ともに特別値引き (株式会社データドック)
 https://www.datadock.co.jp/service/storage/


(2) 重要データの保存

●データ保全サービス「Amberlt」 初期登録料金割引 (株式会社ボウラインマネジメント) 
 https://amberlt.com/

●記録機器/メディア(光ディスク)/オプティカルディスク・アーカイブ (ソニービジネスソリューション株式会社)
 https://www.sony.jp/oda/


(3) 電子化(オンデマンド送信含む)、媒体変換など

●オンデマンド・アーカイブサービス 他(株式会社アズコムデータセキュリティ)
 https://www.azcom-data.co.jp/


●イメージング/大量媒体変換(三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社)
 http://www.mbp-co.net/services/archiving/index.html

●AI-OCR帳票データ化サービス 特別割引(スターティアレイズ株式会社)  
 https://reiworq.com/reiworq-ai-ocr/

●クラウドRPA「BizteX cobit」初期費用/導入支援費用割引 (スターティアレイズ株式会社) 
 https://reiworq.com/biztexcobit/

●オンデマンド伝送サービス (株式会社セキュリティリサイクル研究所)
 https://www.sri-net.co.jp/on_demand_delivery/

●メディアトランスコード(株式会社データドック)
 https://www.datadock.co.jp/service/transcode/


(4) 書類保管

●スマート書庫 他(三井倉庫ビジネスパートナーズ株式会社)
 https://xn--ruq167cnto080a.com/

●SRI機密文書保管サービス(株式会社セキュリティリサイクル研究所)
 https://www.sri-net.co.jp/storage.htm

●文書等保管サービス (株式会社アズコムデータセキュリティ)
 https://www.azcom-data.co.jp/


(5)データ分析

●ファイルサーバ/ディスク分析 簡易分析1回無料(株式会社ボウラインマネジメント) 
 https://www.bow-m.co.jp/services/disc-analysis/


(6)機密抹消、情報機器の販売

●SRI機密文書廃棄サービス(株式会社セキュリティリサイクル研究所)
 https://www.sri-net.co.jp/destruction.htm

●書類の機密抹消処理(株式会社アズコムデータセキュリティ)
 https://www.azcom-data.co.jp/


●磁気データ消去装置販売・レンタル、出張サービス(株式会社ボウラインマネジメント)
 https://www.bow-m.co.jp/services/data-erase/


(7)情報機器の販売

●情報機器ビジネス(加賀電子株式会社)


(8)その他

●内部不正による情報漏洩対策「Internal Risk Analysis」(加賀電子株式会社)

●危機管理・セキュリティマニュアルの作成・改正のお手伝い(加賀電子株式会社)

●海外出張国、進出地域の治安情勢調査(加賀電子株式会社)

●サイバー保険会社のご紹介  無料(加賀電子株式会社) 



以下窓口までお問い合わせください。

https://www.joho-manage.com/d-assoc/contact.html



データ保全推進研究会とは?






2019年8月1日設立。本研究会では、長期保存に適した記録媒体やそれに関連する機器・ソフトウェアの製造、あるいは情報の発生から抹消までの各プロセスにおけるサービスに関わる組織や個人、あるいは利用者側の連携を図ります。そして、それぞれのデータの持つ特性に応じて、紙やマイクロフィルムも含めた最適な媒体の選択や活用方法を研究し、広く社会に周知・啓発することで、データの利活用が効果的に行える社会の基盤づくりに貢献してまいります。

【事務局】

〒103-0013
東京都中央区日本橋人形町三丁目12番10号(株式会社ボウラインマネジメント内)


【役員】

理事長 野村貴彦(株式会社ボウラインマネジメント)
理事 松尾友晴(伊藤忠都市開発株式会社)
理事 加藤 宏(加賀電子株式会社)
理事 北村 真(株式会社セキュリティリサイクル研究所)
監事 辻  昌(株式会社アズコムデータセキュリティ)


【活動内容】

・データ保全市場及び技術動向の調査研究
・データ保全に関する普及啓発(情報資産管理マガジンの運営、イベント等の開催)

Webサイト https://www.joho-manage.com/d-assoc/index.html
情報資産管理マガジンhttps://www.joho-manage.com/


本件に関するお問い合わせ

https://www.joho-manage.com/d-assoc/contact.html

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