メールでの情報共有に限界を感じたらLINE WORKS

ビジネスチャットで働き方を変えよう

2019年10月16日 15時00分更新

文● 柳谷智宣　編集●大谷イビサ

提供: LINE WORKS

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載がいよいよスタート！　LINE WORKSの基礎はもちろん、便利な使い方や業界特有の活用術、ちょっと便利なTIPSまで含めて、ビジネスクラウドライターである柳谷智宣が手取り足取りしっかり教えていくぞ。第1回はビジネスチャットの必要性とLINE WORKSの概要を説明する。

メールがコミュニケーションを混乱させている？

　仕事では、取引先や社内の同僚とさまざまな情報をやりとりする。これまでは電子メールが主流だった。しかし、電子メールは1980年代初頭から使われ初めたとても古い技術で、進化し続けている現代の仕事環境にはマッチせず、さまざまなトラブルを引き起こしている。

　基本的にメールは相手に届いているのかどうかがわからない。デジタルリテラシーのない人をネタにしたエピソードとして、メールを送信してから「メールを送ったので確認してください」と電話するという小話がある。しかし、笑い話でなく、似たようなことをしている人は多いのではないだろうか。

　これは送ったと思ったのに、届いていないというケースがあるためだ。添付ファイルが大きすぎてエラーになったり、相手のメールソフトの設定により迷惑メールに分類されていることがある。メールアドレスを間違えても届かない。名刺を交換したあと、小さい文字で呪文のよう書かれた長い文字列を正確に入力するのは苦行だ。簡単な要件を送るのにも、「お世話になっております」から始まり「よろしくお願いします」など挨拶をするのが常識だ。連絡先を書いた署名を付けるのも基本。定型文を利用したり、メールソフトの機能で署名を自動追加したりできるが、利用する端末が異なれば手作業が必要になることも多い。

　メールに添付できるファイルサイズは利用するサービスごとに決められており、受信できるファイルサイズもそれぞれ異なる。たとえば、Gmailなら最大25MBまでとなる。オーバーすればエラーとなり、相手に届かない。情報共有のためという理由で、念のために上司をCCに入れるが、CCで来たメールにはろくに目を通さない、という人も多い。PCでダウンロードしたメールはスマホで見られないとか、PCが壊れたら過去のデータをすべて失ったというトラブルも多い。

　迷惑メールには全員が被害を被っているのではないだろうか。総務省の調査によると、今年3月には1日に国内でやりとりされる17億通のメールのうち44.4％が迷惑メールだという。ネット詐欺のメールを除去するのも、ビジネスの重要なメールを見つけるのも、無駄な手間だが相当な負担になっている。

普段使っているメールで、トラブルを起こしていない？

　これらすべてのデメリットを解消するサービスがある。それが「チャット」だ。みなさんの中にも、「LINE」を仕事に使っている人は多いのではないだろうか。

　チャットだと、コミュニケーションのスピードが上がる。あいさつなどの儀礼も最低限で済むし、社内などは不要になることもある。送信できるファイルサイズには上限がなく、送信できれば受信も確実に行なえる。既読機能もあるので、相手が読んだことを把握できるのも安心だ。データはクラウドにあるので、万一端末を紛失しても、再ダウンロードできる。

　複数の人とグループを作って話すのも簡単なので、部署間での情報共有にも便利。なにより、普段からプライベートで使っているので、迷わず操作できるのがいい。もちろん、迷惑メールもない。

LINEでも情報共有はできるがプライベートと混在させる人がいると、戸惑ってしまう

　しかし、個人用のLINEを仕事で使い倒そうとすると、ちょっと困ることもある。休日に友達とLINEで連絡しているときに、仕事の内容が目に入ってくると、気分が削がれてしまうことだろう。社内連絡で使っているのに、新人が奇抜なスタンプを連発してくると、対応に困ってしまう。

　取引先にLINEアカウント教えてくださいと言ったときに、「プライベートとビジネスを混同するのか」と引かれてしまうこともあるだろう。プライベートで使っているLINEを仕事に使いたくない、というのはもっともだ。

仕事での利用にちょうどいいLINE WORKS！まずは無料で始めよう

　これらの悩みをすべて解消するサービスがある。それが「LINE WORKS（ラインワークス）」。「ビジネス版LINE」として、ワークスモバイルジャパンが提供しているビジネスチャットサービスだ。2017年に俳優の大杉漣さんを起用したテレビCMを放映していたのを見たことがある人は多いのではないだろうか。

　LINE WORKSはビジネスで使えるLINE。つまり、LINEとは別アプリ、別サービスなのだ。プライベートと同じスタンプは利用できず、ビジネスで活用できる機能を搭載している。セキュリティもばっちりで、社外秘の情報だって扱える。しかも、LINEと同じUIなので、誰でも即使いこなせるのがウリ。

　相手を選んで送信するので、誤送信も減る。間違えて選択しても、それまでのやりとりが表示されるので気づきやすい。さらに、メールと違ってつながっている人とのコミュニケーションになるので、メアドの入力ミスで完全な第三者に情報が漏れるようなこともない。

ビジネス版LINE「LINE WORKS」

　でもお高いんでしょう？　中小企業だと、便利そうなITツールを見つけてもコストが気になってしまうことだろう。さらには、導入してもあまりデジタルに詳しくない自社のスタッフ達が使ってくれるのかどうかもわからない。もともとデジタルに詳しくないのだから、無料試用期間が1ヶ月あっても何もできないまま時間が過ぎてしまうのはあるあるだ。

　しかし、ご安心を。LINE WORKSにはフリープランが用意されている。100人までのメンバーに対応しており、もちろん100人で使ってもゼロ円でOK。全メンバーが180日間ログインしなければ削除されてしまうが、使い続ける限りはずっとフリープランのままでOKだ。