柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第72回

kintoneをメールワイズのアドレス帳や本文テンプレ管理に活用してみる

テンプレートを利用した一括送信のやり方

　次に、テンプレートの登録と、テンプレートを利用した一括送信を行なってみよう。インストールされた「メール作成テンプレート」を開き、テンプレート名と件名、本文を設定する。その際、顧客リストアプリで使っているフィールドのフィールドコードを「％」で囲むと、自動入力が可能になる。

　会社名や氏名だけでなく、フィールドさえきちんと作っておけば、組み合わせ次第で顧客に合わせてカスタマイズした文面で送信できるのだ。挿入できるフィールドは「文字列（1行）」だけでなく、数値やラジオボタン、リンク、ドロップダウンフィールド、ルックも利用できる。ただし、テーブル内のフィールドは挿入できない。また、プラグインで扱えるのは新しく登録したテンプレート最大100件までとなる。

「メール作成テンプレート」アプリに件名や本文などを設定する。「％」で囲って、文字列の自動挿入も可能

　顧客リストアプリのプラグイン設定を開き、「kintoneのアプリをテンプレートとして使用する」にチェックを入れる。入力フォームが開くので、テンプレートに使うアプリを選択する。続いて、テンプレート名と件名、本文を入力すればいい。その際、一番上の「一括配信」にもチェックを入れておこう。

顧客リストアプリに戻ってプラグインの設定を行なう

　設定が済んだら、顧客リストアプリでレコードの詳細画面を開いてみよう。「メールを作成する」ボタンの左側に、テンプレートを選択するプルダウンメニューが現れているはずだ。

　また、一覧画面もしくは条件で絞り込んだ状態でも、メールを作成できるようになっている。テンプレートを選択し、「メールを作成する」をクリックしてみよう。

　メールワイズが開き、顧客リストアプリに登録されているレコードのメールアドレス宛のメールが表示される。フィールドコードを利用した文字列の自動挿入機能も反映されており、1通ずつ確認することも可能。ただし、1つのレコードに複数のメールアドレスが登録されている場合、送信されるのは最初のメールアドレスだけなので注意すること。

レコードの詳細画面を開いたところ。プルダウンメニューでテンプレートを選べるようになっている

一覧画面からメールを作成してみる

複数のメールアドレスが1レコードに登録されている場合は、先頭のメールアドレスだけが利用される

メールワイズが開き、文面の確認を行なう

「次へ」をクリックすると、他の宛先へのメールを確認できる

「全配信先」をクリックして配信するメールアドレスを確認できる

「送信する」をクリックすると、確認ダイアログが出るので「OK」をクリックする

指定されたテンプレートで一括送信された

　もちろん、メールワイズでも宛先リストの管理や一括送信、テンプレートの作成は可能だ。しかし、顧客リストをkintoneで管理し、二重登録をしたくないとか、社員が利用するITサービスを増やしたくない、というニーズもあるだろう。kintoneアプリが連携できることを知っておけば、活用できるシチュエーションに直面したときに即対応できる。

　また、メールワイズは月額500円、最低2人から利用できるサービスだ。複数でのメール管理というハイレベルな機能はもちろんだが、月額1000円～でkintoneから手軽にメールを送信する機能を利用できるのは嬉しいところ。どちらも30日間の無料お試しができるので、興味のある人は一度試してみることをオススメする。

■関連サイト

• kintone（サイボウズ）