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郵送費や印刷費を削減する「bizform online」、“紙”帳票印刷/発送代行とのハイブリッド化も可能

キヤノンMJ、請求書などの帳票Web配信サービスを提供開始

2018年12月11日 13時00分更新

文● 大塚昭彦/TECH.ASCII.jp

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 キヤノンマーケティングジャパン(キヤノンMJ)は2018年12月11日、請求書などの帳票発行業務を支援するWeb配信サービス「bizform online(ビズフォームオンライン)」を発表した。12月17日より提供を開始する。電子帳票の発行と配信を一元管理できるほか、紙帳票の印刷/発送代行サービスとの組み合わせ(紙/電子帳票の混在)、あるいは紙から電子への移行における取引先への確認作業なども、併せてBPOサービスとして提供できるのが特徴。

キヤノンMJ「bizform online」サービスの概要。帳票データをWeb登録すると、自動仕分けして取引先にメール通知する。CSVデータからの帳票生成サービスなどもある

 キヤノンMJでは従来から、大量の請求書印刷や発送を「キヤノン基幹プリンティングセンター」で代行するサービス、文書の電子化を支援する文書管理サービスなど、ビジネスドキュメント関連のさまざまなBPOサービスを展開してきた。今回のbizform onlineは、このBPOサービスに新たなラインアップとして追加されるものとなる。

 bizform onlineでは、請求書や納品書、支払通知書などの帳票をクラウド上で配信する。帳票データをWebサイトにアップロードすると、取引先ごとに自動仕分けしたうえで登録され、同時に取引先への通知メールが送信される。取引先では、Webの一覧画面から帳票の受領と閲覧/ダウンロードが行える。帳票発行元では取引先における帳票の受領状況を参照できる仕組みで、未受領のまま数日間経過した場合には自動的に通知メールを再送信する仕組みも備えている。

bizform onlineのWeb画面イメージ。帳票を一覧で管理できる

 これにより発行元では印刷/郵送コストの削減、受領/未受領の把握などが可能となり、受領側(取引先)では迅速な帳票の受領、帳票紛失の防止などが実現する。なお、請求書に請求明細データを添付するなど、bizform onlineでは個々の帳票にファイルを添付することができ、任意のインデックス項目を登録することも可能だ。

 標準で対応する(登録できる)帳票データはPDF形式だが、基幹システムや販売管理システムなどから取り出したCSVデータに基づいて帳票を自動生成するオプションも提供する。これにより、顧客の基幹システムや販売管理システムなどから取り出したデータを帳票化し、登録する仕組みも構築可能だ。

 また取引先によっては、Web/電子データではなく紙帳票での受領を希望するケースもあるだろう。bizform onlineではこうしたケースにも対応しており、電子発行と紙発行(印刷、郵送)のハイブリッド形態を取ることができる。加えて、これまで紙で発行していたものを電子発行に移行する際の、取引先に対する「案内通知レター発行」「電話によるフォローコール」「合意確認と通知用メールアドレス収集」などの作業も、BPOサービスとして提供できる。

紙から電子(Web)への移行にともなう取引先への案内や電話フォロー、メールアドレス収集などもキヤノンMJにアウトソーシングできる

 bizform onlineの帳票保存期間は13カ月間で、13カ月間が経過した帳票データは自動消去される。ただし、オプションにより任意の保存期間に延長することが可能で、電子帳簿保存法で定められている7年間の保存もできるようになっている。

 提供価格(税抜)は、初期費用が30万円から、基本料金が月額5万円からとなっている。この基本料金には500通までの配信費用が含まれており、それを超える場合は1通あたり50円の配信費用がかかるとしている。

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