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「VAIO、法人向く。」の現在を探る第38回

働き方改革の要点は「時間改革」、LTEの価値はムダな会議の削減だけでない

2018年12月28日 09時00分更新

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 労働時間の削減は「働き方改革」の重要な課題のひとつだ。

 特に長時間労働、残業時間の削減に関しては、月当たり最大45時間のガイドラインを遵守するため、退社時刻に制限を設け、極端な長時間残業をなくそうとする試みもある。ただし、一方的に労働時間に制限を設けたところで、日々のタスクが減るわけではない。

 つまり労働時間の削減は「生産性の改善」に加え、何をやり、何をやめるかの「棚卸」(取捨選択)とセットで進めることが肝要だ。会社から時短を指示されているが、成果を下げることはできない。そんな悩みを抱えているなら、ぜひ仕事内容の棚卸をして、ムダな作業をなくし、本当に必要な業務に絞った効率化を進めてほしい。

時短の課題は、自分のタスクを裁く時間が減少すること

 ここで一般的なビジネスパーソンの1日を振り返ってみよう。

 職種や組織内での役割などによって差はあるだろうが、大別するなら(1)情報共有や組織として動くために必要な決定を下す「会議や打ち合わせ」の時間、(2)会社から与えられた課題や、業務上必要な資料や書類を作成するのに必要な「作業」の時間、そして、(3)この枠に収まらない、急な問い合わせや、同僚・部下からの報告・相談に応える「イレギュラー」な時間によって構成されているだろう。

1日の仕事を構成する、3種類の時間を認識しよう

(1)予定が決まった時間
会議や打ち合わせなど、事前に予定を決めて実施するもの
(2)自由に使える時間
自分の作業や課題をこなすために自発的に設定できるもの
(3)突発的に発生する時間
急な問い合わせや相談など、イレギュラーかつ即時性が求められるもの

 言い方を変えると、予定としてあらかじめ埋まった時間、自分で時間の使い方を決められる時間、自分以外の人に依存する時間だ。多くの人は、予定の隙間をかいくぐって作業時間を確保していくと思うが、業務時間内では必ず突発的な対応が発生するので、それを見込んでおく必要がある。また、自分のためではなく、人のために使う時間が思いのほか多いという点にも意識的になったほうがいい。

 残業時間の削減という観点で考えた場合、課題は(2)の時間が不足して、定時からあふれてしまう点だ。その理由はしっかり考えたい。自分の力量に対して、こなす作業自体が多く消化しきれない場合が多いが、(1)と(3)の時間に圧迫されて、そもそも十分な時間が確保できていない場合もある。

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