仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第47回

シンプル化、モダン化で使い勝手が向上

これからOutlookに順次追加される新機能を先に知っておこう

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回は今後展開予定の新しいOutlookに注目する。

Outlookがモダン化で使い勝手が向上

　MicrosoftはOutlookの機能的な見直しを予定している。米国時間2018年9月4日の公式ブログでは、Office Insiderプログラム参加環境、および月次チャンネル(対象限定)を選択中の環境に対して、新たなOutlookを展開すると発表した。

　この変更は2018年6月に発表済みだが、筆者が確認した限りでは、月次チャンネル(対象限定)は更新されず、Office Insiderに参加中のPCのみ新たなOutlookが展開されている。

　これらの更新は今後、月次チャンネル、そして半期チャネルと展開されるため、早めに従来版との相違点を知っておいて損はないだろう。今回は新たなOutlookに加わる機能をかいつまんで紹介しよう。

1.バージョン1808のOutlook。リボンなど見慣れたデザインが並ぶ

2.バージョン1810(Office Insider)のOutlook。新機能を通知する「Coming Soon feature」ペインが設けられ、右上のスイッチをオンに切り替えると新機能が有効になる

　上図で示したようにリボンのデザインは変更しているものの、この配置を冗長と考えるMicrosoftは、「シンプルリボン」を導入する。本稿と合わせてYouTubeの動画をご視聴頂くと、よりシンプルなリボンが並ぶことがお分かり頂けるだろう。もちろん従来のリボンに戻すことも、不用なリボンを取り除くことも可能。Outlookユーザーはメールや会議など、本来目にするべき箇所へ集中できるだろう。

3.「シンプルリボン」を有効にした状態

4.使用頻度の高いボタンはリボンに固定できる

　そのメールに関しても細かな変更が加わる。メール送信者の太字化やフラグを立てたメッセージは背景色を追加することで、Microsoftは「重要なメッセージにフォーカスしやすくなる」と語る。メールのプレビューウィンドウもヘッダーもシンプル化。返信ボタンや承認ボタンなども文脈に合わせて配置を変更するという。

5.メールリストも若干だが見やすくなる。ヘッダーに関しては正直さほど変化を感じない

6.グループへのアクセスも容易になる

　また、フォルダーウィンドウもOffice 365グループを活用しやすくするため、配置を変更する。会議出席依頼を出す際の手間を省くため、リクエスト相手や追加メンバーの選択を容易にし、会議場所の指定もプルダウンリストから選択可能となるようだ。

7.会議出席依頼もこれまで以上に使いやすくなる

　Office 365とは直接関係ないが、Web上の個人用Outlookも同様の改良が加わることを鑑みると、MicrosoftはOutlookを核としたメールコミュニケーションの見直しを図っているのだろう。ビジネスコミュニケーションツールは、電話・FAXからメール、そしてMicrosoft TeamsやSlackに代表されるチームコミュニケーションツールへと時流が移り変わっている。だが、多くの場面でメールを利用するシーンが残っているのが現状だ。最近は改善がとどまっているOutlook.com(OWA - Outlook Web Access)と合わせて、メール環境の進化をMicrosoftには期待したい。

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• Microsoft Office 365