ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点 第5回

何を話して、決めたのか。「うろ覚え会議」の後は、何も始まらない。

電子ボードを使った議事録の簡単編集

　カナダSMART Technologies社製の「SMART Board」は、ITに詳しくない利用者でも簡単に使える直感的な操作性が特長の電子ボードです。ボードに内蔵されたセンサーによって、ペン操作、イレーザー（消しゴム）操作、指操作（マウス）を自動的に認識するので、複雑な操作ボタンやマニュアルを確認せずに、ボードマーカーでホワイトボードに書くのと同じような感覚で使用できます。

直感的な操作が特長のSMART Board

ペンで書いた文字や図は、そのまま指で移動できる

消すときも、直感的に手のひらやこぶしを使えば消える

　電子ボードのこのような機能を活用すると、会議中に出された意見やアイデアを書き出したあとに、ディスカッションの流れに沿って書いた文字や絵を思い通りに手で移動したり、コピーすることができます。意見を整理する過程で、一度書いたものを消して書き直す必要がないので、板書にかかる時間によって議論の流れを妨げることも軽減できます。 意見を整理したりグルーピングして、結論をまとめていく過程を参加者全員で共有することで、合意事項や課題をその場でしっかりと確認することができます。

　ホワイトボードと異なり、電子ボードの板面は任意に拡張、移動することができますので、新たなタスクの書き込みなども追加で自在に行うことができます。

ホワイトボードの拡大縮小、移動もピンチイン、ピンチアウトで操作

　会議が終了した時点で出来上がった板書は、PDF等のファイルへ書き出すことができるので、会議終了後に自席へ戻ったころには、主催者からメールで配信されています。

　重要なことは、会議で決まったアクションリストを素早く共有することですので、手書きのメモであってもこれで十分活用できます。

OCR機能を使えば、手書き文字をテキスト変換できる

　同じSMART Technologies社の電子ボードには、ボードの板書をリアルタイムにスマホやPCのブラウザで共有することができるものもあります。ホワイトボードに表示されるQRコードを専用のスマホアプリでスキャンすることで、ボードとスマホを接続できます。

　ホワイトボード面に書かれた内容はリアルタイムにスマホに取り込まれます。ボードデータはクラウドサーバを介して、他のタブレットやパソコンへもブラウザソフトを使ってアクセスすることもできます。各端末から相互に書き込むことや板書データを保存することができるので、参加者は会議の決定事項を必要に応じて気軽に手元に取り寄せることができます。

「SMART Kapp」アプリを使って、ホワイトボード面に表示されたQRコードを読む

ホワイトボードとスマホが連動して、リアルタイムに板書をスマホに取りこめる