2020年4月14日～16日の3日間に渡ってワークスモバイルジャパンが開催した「春のソリューション祭り」では、キャリアコンサルティングの山口和之氏がLINE WORKSの導入とBot開発についての事例について説明した。また、Bot開発の基礎知識やMicrosoft PowerAutomateによるGUIでの設計も披露された。
メール中心の文化を変えるべく、LINE WORKSの導入とBotの開発へ
3日間にわたってオンラインで行なわれたLINE WORKS 春のソリューション祭。2日目の冒頭では、キャリアコンサルティング 管理部 ITソリューション課の山口和之氏が登壇した。2003年に設立されたキャリアコンサルティングは、教育事業を中心に人材紹介、セールスプロモーション事業を手がけている。
同社は若者をターゲットにビジネスを展開しているが、なんでもかんでもメールやExcelを活用する文化が根付いており、紙も多かった。「言ってしまえば昭和的な会社の雰囲気だった。非効率な仕事、メールや紙などのセキュリティの問題があると感じた」（山口氏）とのこと。こうした事態を打開すべく、G SuiteやOffice 365、サイボウズなどグループウェアの導入を検討したが、社員に使いこなせるか不安があり、全社導入までは二の足を踏んでいたという。
そんなある日、山口氏の目に付いたのはLINE WORKSの広告だ。「LINEのグループウェアだったら、うちでも使えるのでは」（山口氏）ということで、2017年7月に導入。社員の反応も上々で、PCにメールを残さないという点でセキュリティも高まり、導入したITソリューション課の負荷が減った。「社員はいろいろなメーラーを使っていたので、アップデートや設定などが大変だった。そういった悩みが一切なくなった」と山口氏は評価する。PC中心の仕事がスマホに変わり、会社の動きがスピーディになったという。
Botを活用して業務を便利にしまくった
メール中心の文化は変わらなかったため、導入メリットを大きくすべく山口氏はBot開発に踏み込んだ。社内の誰もAPIがわからず、環境も初期状態だったので、開発は容易ではなかった。とはいえ、ドキュメントは豊富で、すでにLINE WORKSのBotを開発している人がいたため、なんとかなったという。
こうして知識と実践を経た山口氏は予約や問い合わせ、新規登録などの埋もれがちなメールをトークに流してくれるBotを作った。当初はグループ単位に送信できないという弱点があり、必要なメンバー全員に送る必要があった。たまにエラー処理が発生することもあったので、プログラムにあたってはエラー回避が必須だという。
はじめてBotが動いた！
最初にうまく動くと次回以降はスムーズで、インタラクティブなBotも開発できた。たとえば、かかってきた電話番号を検索するBot、タイマーを使った勤怠時間管理Bot。ボタンを用いた社員向けのセキュリティテストBotや玉子屋というお弁当の注文Botまで作った。「お弁当Botのおかげで、玉子屋さんの発注数は2倍くらいになりました（笑）」と山口氏は語る。
山口氏は、Botの効果として「電話やメールをしなくていい」「会社に来なくていい」「仕組みを用意すると、勝手に入力してくれる」などを挙げる。「仕組みが変われば、働き方が変わる。LINE WORKSやBotの導入で働き方は大きく変わったと感じます」と山口氏は語る。
「『もっと便利にならないかな』から始まる」というのが山口氏のメッセージ。「メール文化を変えていきたいとか、業務を効率化したいという課題感があった。Botを開発するにあたっては、なにを便利にしたいのか？ なにを効率化したいのかを考えてもらうことが重要」と山口氏は指摘する。やはりAPIとJSONといった開発の壁があるが、ドキュメントは豊富なので、LINEのBotが作れれば、LINE WORKSのBotも可能になるという。次は社内システムの連動を進めることで、より働き方を変えられるという。業務課題の解決とBotの相性の良さを体感できたセッションだった。
Botで変わったこと
