仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第77回

Formsへ回答があったらTeamsへ通知

Microsoft FormsとTeamsを連携する

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はMicrosoft FormsとMicrosoft Teamsの連携に注目する。

Formsの回答をTeamsに投稿する

　最近、知人が務める企業がMicrosoft Formsを使い始めた。以前は発表会など案内返信にメールを使っていた同社だが、フォーム入力に切り替えたという。話を聞いたところ、以前の記事を参考にしたとのお言葉をいただいた。そこでMicrosoft Flowを使ってさらに時間短縮できないか、テンプレートを徒然と試してみたが、どうもピンと来ない。たとえば「Create a file in OneDrive (Business) on Microsoft Forms submission」はフォーム内容をテキストファイルに出力するものだが、ファイルを上書きしてしまうため、集計という文脈では意味がない。「Microsoft Formsの回答をExcel Online(Business)スプレッドシートで追跡する」は比較的便利だったが、最終結果をMicrosoft Formsからエクスポートすればよいため、Microsoft Flowで回す必然性は乏しい。

　このように試した結果たどり着いたテンプレートが「新しい回答が送信されたときにチームに通知するである。文字どおりMicrosoft Formsの回答が発生すると、Microsoft Teamsで指定したチャネルに投稿するというものだ。

1.事前にMicrosoft Teamsでチーム内に専用チャネルを用意する

2.テンプレートを自身のアカウントで開き、Microsoft Forms IDを各所で選択する

3.Microsoft Teamsのチーム名やチャネル名を選択し、投稿するメッセージを選択する

4.Microsoft Formsで回答を投稿すると……

　これなら回答数の大まかな確認もできるため、「〇〇氏から回答がない」「イベント開催数日前なのに集客が少ない」といった場面にも対応できるだろう。ただし、投稿時の通知が有効になっていると、メンションや重要なメッセージと混合して分かりにくくなってしまう。そこで今回作成したチャネルの通知のみオフにすると使いやすくなる。

5.Microsoft Teamsにメッセージが自動投稿される

6.チャネル名を右クリック→「チャネルの通知」と選択し、すべての通知を「オフ」に切り替える

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