仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第65回

フラグの付いたメールを自動でタスク登録

「Microsoft To-Do」がOutlookの「フラグ」に対応

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はUWP(ユニバーサルWindowsプラットフォーム)アプリの「Microsoft To-Do」に注目する。

Microsoft To-Doがメールのフラグに対応

　本連載では何度か取り上げてきたMicrosoft To-Doだが、米国時間2019年3月13日の更新で、わずかながらも大きく利便性を改善する機能が加わった。それがメールのフラグとの連携である。

1.Microsoft To-Doを起動すると、フラグが付与したメールを加えるか確認をうながされる。後から「設定」で有無を切り替えることも可能だ

　Outlookで送受信したメールには、期限を含むフラグを付与できる。だが、モバイル版のOutlookやUWPアプリの「メール」は、フラグのオン/オフしかできないため、備忘録的な使い方にとどまっていることだろう。ここを逆手に取ったMicrosoftは、Microsoft To-Doでフラグが付与したメールをタスクとしてリストアップする機能を新たに追加した。

2.機能を有効にすると一覧に「フラグを設定したメール」が加わる

3.期限を含んだフラグにも対応し、「昨日」「今日」といった項目も並ぶ。現時点では期限によるソート機能は備わっていないため、今後の改良に期待したい

　筆者の環境に限った話かもしれないが、「フラグを設定したメール」にタスクが並ぶまで数分を要したものの、上図で示したようにメールタイトルやフラグの期限が並ぶ。重要度・高などで送られてきたメールは星マークも付与する仕組みだ。

　また、タスクをクリックすると「今日の予定」への追加や通知といったアクションも可能。筆者が便利に感じたのは、メールの内容を合わせて表示させる機能だ。これなら少々重いOutlookをPCで起動させることもなく、外出先ならスマートフォンでアプリを切り替えずともタスクの内容を確認できる。

4.機能を有効にすると一覧に「フラグを設定したメール」が加わる

5.期限を含んだフラグにも対応し、「昨日」「今日」といった項目も並ぶ。現時点では期限によるソート機能は備わっていないため、今後の改良に期待したい

　本機能を利用するには、メールアドレスと同じ職場または学校アカウントでMicrosoft To-Doにサインインしなければならず、Microsoftの説明によれば、過去2週間10アイテムに限定されるが、筆者が確認した限りでは15アイテムが「フラグを設定したメール」に並ぶことを確認できた。

　いずれにせよ自身の備忘録としてメールにフラグを付与することで、多忙な業務に追われながらも、行うべきアクションを容易に確認できるのは便利だ。Office 365ユーザーであれば、そろそろ日々のタスク管理をMicrosoft To-Doに任せてみてはいかがだろうか。

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