仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第29回

チャットでもエンタープライズレベルのセキュリティを担保

Microsoft Teams × SharePointでファイル共有も便利でセキュアに

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。前回に引き続き、今回はMicrosoft TeamsのTipsとして、SharePointを組み合わせて便利に使う方法をいくつか紹介する。

チャネルにSharePointをクラウドストレージとして追加する

　ファイルや情報をWebベースで共有するSharePoint。Office 365 Business Essentialエディション/Business Premiumエディションは、クラウドサービス版のSharePoint Onlineを包括している。

　Microsoft Teamsは＜ファイル＞タブから、チャネル内で共有するファイルをアップロード可能である。だが、情報分散を未然に防ぐのであれば、SharePointにアップロードしたファイルを引用した方がよい。チャネル内で利用可能なクラウドストレージとして、SharePointのチームサイトを登録しておこう。

1.チャネルの＜ファイル＞タブ→＜クラウドストレージを追加＞と順にクリックする

2.クラウドストレージの一覧から「SharePoint」を選択する

3.＜SharePointリンクを使用＞ボタンをクリックし、テキストボックスにSharePoint Online上で作成したチームサイトのリンクを入力して＜移動＞ボタンをクリック。チームサイトの候補が現れたら、＜次へ＞ボタンをクリックする

4.チームサイトのドキュメント→＜次へ＞ボタン→＜フォルダーを追加＞ボタンと順にクリックすれば、SharePoint Onlineのチームサイトフォルダーが参照可能になる

チャネル内のドキュメントをエクスプローラーで開く

　厳密に述べるとMicrosoft Teamsの機能ではないが、SharePoint Online上のファイルはローカルストレージと同期し、オフライン環境でも参照できる。Microsoft Teamsにアップロードしたファイルは自動的にSharePoint上のグループドキュメントに保存されるため、同機能を使えばオフライン環境でもエクスプローラーでファイルを操作することが可能だ。

5.チャネルの＜ファイル＞タブ→＜SharePointで開く＞と順にクリックする

6.SharePoint Onlineのグループページが開いたら、＜ドキュメント＞ボタンをクリックする

7.＜同期＞→＜はい＞と順にボタンをクリックする

8.OneDrive for Businessの＜同期の開始＞ボタンをクリックする。これでSharePoint Onlineのドキュメントがローカルストレージと同期可能になる

　同期処理はOneDrive for Businessを使用し、＜アカウント＞タブで同期対象フォルダーの取捨選択や、同期の停止といった操作が行える。

Teams非参加者にドキュメントを共有する

　最後はチャネル内にアップロードしたファイルを、Microsoft Teamsに未参加の相手と共有する方法を紹介しよう。こちらの操作は簡単でMicrosoft TeamsからSharePoint Onlineを呼び出し、SharePointの共有機能を用いるだけだ。

9.あらかじめSharePoint Onlineを呼び出し、共有するファイルを選択してから＜リンクのコピー＞→＜コピー＞と順にボタンをクリックする。これでクリップボードにSharePointのURLが格納された

　後はメールなど何らかの方法で、クリップボード内のURLを相手に伝えればよい。もっとも、本連載の第27回で紹介したようにoutlook.comやgmail.comといった非Azure ADアカウントもチャネル内に招待できるのだが、一時的に情報を共有したい場面に用いると便利だ。

　このように、Office 365のファイル共有機能と一緒に使えるMicrosoft Teamsは、エンタープライズレベルのセキュリティを担保しながら、コミュニケーション文化を変えられるツールだ。まだ社内外のコミュニケーションをメールのみに依存している組織は、ぜひこれらのツールを使って、業務効率化や時短を試みてほしい。

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