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仕事に差がつく!阿久津良和「Office 365のスゴ技」 ― 第28回

みんなで使おう、「メンション」機能

飛び交うメッセージの嵐に負けない方法、「Microsoft Teams」のTips

2018年04月06日 11時30分更新

文● 阿久津良和 編集 ● 羽野/TECH.ASCII.jp

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本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ&Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

 Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。第28回はMicrosoft Teamsを便利に使うTipsを紹介する。

相手に見てほしいメッセージはメンション機能を活用

 企業内や部署内、プロジェクト単位でグループ(チャネル)を作成し、濃密なコミュニケーションと情報共有を可能とするMicrosoft Teams(関連記事12)。強いて欠点を指摘すれば、活発なチャネルに参加するとすべてのメッセージを追いかけるのが難しい点だ。スマートフォン版Microsoft Teamsクライアントも存在するため、空き時間を活用する方法もあるが、ここではメンションの利用を推奨したい。

 日本語では「言及」の意味を持つメンションは、自身の書いたメッセージを送信する際に、読んでほしい相手を指定する機能だ。複数ユーザーが参加するSNSでは一般的に使われる機能だが、Microsoft Teamsも同様の機能が備わっている。メッセージを送る際に「@」を入力すると自動的に現れる候補から相手を選択すればよい。もちろん「@名前」と直接入力することもできる。

1.作成ボックスに「@」を入力するとチャネルに参加しているメンバー全員。続けて名前を入力すると候補が現れる。矢印キーで選択して「Enter」キーを押しても選択可能だ2.メンションされた相手には通知が現れる。また、自身の名前が赤字で示されるため、メッセージの見落としも減るはずだ

 メンションを受け取った相手には、Webブラウザーならばページの右下、デスクトップアプリ版なら独自の通知が現れる。通知をクリック/タップで開きMicrosoft Teamsでメッセージを確認すればよい。もちろんチャネルに参加しているメンバー全員が本機能を理解し、積極的に利用しないと意味をなさないものの、これで自分宛のメッセージを見落としてしまう事態が大幅に軽減できるだろう。

3.iOS版Microsoft Teamsでは、「アクティビティ」の「フィード」にメンションを受けたことが示される。もちろんアイコンには未読バッジが付与する4.こちらはデスクトップアプリ版。最小化した状態では、タスクバー上のボタンに未読数を示すバッチが加わる

メッセージの改行は[Shift]+[Enter]キーが簡単

 日本マイクロソフトのOffice 365担当者曰く、Microsoft Teamsに関して質問されることが多いのは「改行方法」だという。Microsoft Teamsのメッセージは一般的なチャットツールと同じく[Shift]+[Enter]キーで改行できるが、知らなければ気付く術がない。

 筆者も見落としていたのだが、日本マイクロソフト担当者からおすすめされたのは、作成ボックスの展開だ。作成ボックス下部に並ぶアイコンを押すと、1ラインの作成ボックスを展開し、メーラーなどと同じくメッセージの加工やハイライト、箇条書きなどが可能になる。この状態では[Enter]キーで改行できるため、長文をチャネルに投稿する際は、切り替えたほうが文章作成も容易になるはずだ。

5.メッセージ入力途中で[Shift]+[Enter]キーを押せば改行できるため、複数の内容を持つメッセージを送る際に活用したい6.「作成ボックスの展開」ボタンを押すと、そのまま[Enter]キーで改行可能だ。投稿時は右側にある「送信」ボタンを押す

メンバーへのレビュー依頼もTeams上で完結

 Microsoft Teamsが持つアドバンテージの1つに共同作業の促進がある。例えば、プレゼンテーション資料のレビューをメンバーに依頼するケースでは、これまで、関係者にメール添付でお願いするか、オンラインストレージにアップロードしたファイルのURLを記述するといった方法を選択してきただろう。だが、Microsoft Teamsなら、それらの操作もワンステップで済む。

 「ファイル」にレビューを依頼するファイルをアップロードし、編集状態から「会話を開始」すれば、チャネル内にファイルリンクとメッセージを投稿できるため、一連の操作をMicrosoft Teams内で完結できる。周りのメンバーもファイルをMicrosoft Teams内やWebブラウザー、デスクトップアプリで閲覧・編集できるため、作業効率は大幅に高まるだろう。

7.アップロードしたファイルを右クリック→<Teamsで編集>、もしくはファイルを選択した状態で<開く>→<Teamsで編集>とクリックする8.PowerPoint Onlineが起動したら、<会話を開始>ボタンをクリックする
9.メッセージペインが現れたらメンバーへ発するメッセージを入力する10.チャネルの会話にはファイルリンクと共にメッセージが投稿される

 このようにMicrosoft Teamsは、日常業務にかかる時間を短縮できる機能を多数用意している。またタイミングを見てMicrosoft TeamsのTipsを紹介したい。

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