仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第26回

Officeの「新しいウィンドウで開く」機能は必ず使うべし

知ってた？Excel作業を劇的に効率化する隠れ機能

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。第26回はかゆいところに手が届く、Officeの知られざる便利機能を2つほど紹介する。

Excelの「新しいウィンドウで開く」

　1つのExcelファイルで、シート1を参照しながらシート2を編集するような作業や、シート1からシート2へ数値・文字列のコピー&ペーストする際、いちいちシートを切り替えたり、ファイルを複製して参照したり、地味な苦労していないだろうか。この点を改善したのがOffice 2013である。

　Officeでは、以前から＜新しいウィンドウを開く＞ボタンをリボンの＜表示＞タブに用意していたが、2010以前は「1つのウィンドウに2つのシート」が並ぶMDI(Multiple Document Interface)的アプローチだったが、2013以降は「複数のウィンドウで同じシート」を編集できるSDI(Single Document Interface)的な仕様変更が加わった。

1.Excelワークシートを開いた状態で、＜表示＞タブ→＜新しいウィンドウを開く＞と順にクリックする

2.タスクバーのExcelアイコンを［Shift］キーを押しながら右クリック。＜すべてのウィンドウを左右に並べて表示＞をクリックする

3.同一のExcelワークシートが別ウィンドウで左右に並ぶ。もちろん内容は同じため、一方で加えた編集はリアルタイムに反映する

　上図に示した手順では、エクスプローラーのウィンドウ配置機能を用いているが、Windows 10なら［Win］+［←(→)］キーを押してウィンドウをスナップした方が直感的である。また、本機能を使う機会が多い方は、［Alt］キー→［W］キー→［N］キーと順番に押すショートカットキーを身に付けておくと、さらに使いやすくなるだろう。なお、今回はExcelを用いて紹介しているが、同機能はWordやPowerPointも備えている。

議事録作成はWordより「OneNote」

　OneNoteが以前から備える機能の1つに、メモ作成時に録音する「オーディオ録音」がある。標準的な機能だが便利なので、存在を知らない方のために今回改めて取り上げたい。

　本機能がICレコーダーなどよりも優れているのが、録音と文字入力内容のタイミングをリンクさせることで、後から確認する際は入力位置による音声の頭出しが可能になる点だ。

4.議事録など録音とメモ入力を行うページを開いてから、＜挿入＞タブの＜オーディオの録音＞をクリック。これで録音が始まる

5.録音中は＜一時停止＞＜停止＞ボタンで録音に関する制御が可能。会議終了後に確認するには、音声ファイルの左側にある 再生アイコンもしくは「オーディオとビデオ」タブの「再生」をクリック。メモの左側にある再生アイコンをクリックすると、その部分で録音した内容を頭出し再生が始まる

　例えば1時間の会議で、上司が発言した内容を部分的に聞き直したい場合、入力したメモの再生アイコンを押せばよい。唯一のネックは音質が悪い点だ。既定の録音形式はコーデックにWindows Media Audio Voice 9を使用し、最大でもモノラル20kbps /22.05kHzでしか録音できない。この点はコーデックをWindows Media Audio 10 Professionalに変更することで、320kbps/44kHzなどへ変更できる。

6.オプションダイアログの＜オーディオおよびビデオ＞を開き、最初に＜オーディオやビデオに対する語句検索を有効にする＞をクリックしてチェックオン。続いてコーデックを「Windows Media Audio 10 Professional」。形式を「192kbps～」などに変更し、＜OK＞ボタンをクリックする

7.Web上からダウンロードできる「会議録音ノート(音声録音)」

　さらに注目してほしいのが、語句検索機能だ。日本語を始めとする話し言葉を音声からインデックスに含めることで、記録済みデータからの検索性を高めるという機能だ。もっともAI(人工知能)を用いた音声認識技術と比較できるレベルにはなく、今後の改良に期待したいところである。まずは社内で数回試し、意図する検索結果になる場合は使い続けるとよい。逆に無用の長物と判断した場合は無効にすべきである。インデックス作成はアイドル時に行われるため、OneNoteを起動し続けている必要があり、ノートブックデータの肥大化につながるからだ。なお、議事録用テンプレート「会議録音ノート(音声録音)」も無償公開しているので、合わせて活用してほしい。

■関連サイト

• Microsoft Office 365