業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 第10回

Sansanに名刺を取り込んで社内で人脈を共有管理してみる

　ビジネスインフラとして活用できる名刺管理サービス「Sansan」のレビュー第2回目は、Sansanに名刺を取り込んで、人脈を管理するところまでを紹介する。Sansanスキャナで名刺を取り込めば、ほぼ完璧なデータ化が可能。そして、そのデータは見やすいUIのデータベースとして管理でき、人脈を社内で共有できるのだ。

Sansanスキャナで名刺を手軽に取り込める

Sansanスキャナ＆PCはセットアップ済みで手間がかからない

　Sansanを契約すると、拠点やオフィスフロアごとにSansanスキャナを設置することになる。その場所で働いている人全員で共有し、名刺を手軽に取り込めるのだ。今回、実際にSansanスキャナをお借りできたので、登録の手順から紹介する。

　Sansanスキャナとして届いた段ボールを開けると、スキャナとタブレットPC、PCスタンドが同梱されていた。スキャナはPFUの「ScanSnap iX500 Sansan Edition」で、2in1PCはHPの「HP x2 210 G2」だった。付属の電源ケーブルを接続し、USBケーブルでスキャナとPCをつなげば準備完了。両社の電源を入れればすぐに使えるようになる。

　PCにはドライバーはもちろん、Sansanのソフトウェアが自動で起動するようにセットアップ済み。設定画面でチェックしたところ、PC名も「Sansan-PC」となっていた。

SansanスキャナとタブレットPC、PCスタンドが同梱されている

SansanスキャナとタブレットPCを接続する

　Sansanのソフトはしっかりと作り込まれており、タッチ操作しやすいように、大きめのボタンになっている。Sansan PCは基本的に常時起動しておくのが基本。ユーザー名をタップし、「スキャンを開始します」をタップすれば、スキャンが始まる。

　スキャン前に、名刺交換日や入力言語、タグなどを設定することが可能。入力言語は日本語でいいとして、名刺交換日とタグは重要だ。名刺交換日が設定されていないと、新旧の名刺が混在する可能性があるからだ。とはいえ、いつ交換したのか覚えていない古い名刺を登録する際は、逆に名刺交換日を設定しないこと。そうすれば最も古い名刺として扱われる。交換した翌日にスキャンする人も多いと思うが、「1日戻る」というボタンがあるので手軽に設定できる。日付を指定するなら、カレンダーアイコンをタップすればいい。

　イベントで交換した名刺をまとめて登録する際などは、タグを付けておくと後で検索しやすい。年賀状やダイレクトメールの発送先にする場合も、タグで検索するとグループ化しやすい。もちろん、後で付けることも可能だ。

部署と名前を選択するとスキャンできる。名刺交換日を選択しよう

名刺交換日を手動で選ぶなら、カレンダーアイコンをタップ

「タグを付ける」から「タグ新規作成」をタップして、タグを追加できる

タグを選んで「スキャンを開始します」をタップすればスキャンが始まる

　Sansanスキャナは超高性能なドキュメントスキャナーなので、多数の名刺も速攻で読み込める。たとえ、1000枚あっても1時間くらいでスキャンできるだろう。その後、3分経過数するか、「センター同期」をタップすると、画像データがサーバーに送信される。

　ブラウザーでSansanにログインすると、入力中のデータを確認できる。20枚までなら、翌営業日までにデータ化される。1日に20枚／ID以上スキャンした場合は、翌営業日にランダムな20枚が入力され、超過分はそれ以降順次入力される。

　ほぼ完璧に入力されることは知っていたが、すべての項目がきちんと登録されていたのにはあらためて感動。これまで多数のOCRソフトをレビューしてきたが、やはり完璧に自動入力される手軽さは素晴らしい。もちろん、タグもばっちり付いている。

名刺をセットし、スキャンする。操作はアプリ上から行ない、スキャナーのボタン類を操作することはない

21枚読み込んでみたところ。しばらくすると自動でサーバーにアップロードされる

スキャン後にSansanにログインしたところ。何枚かの名刺がすでに入力済みになっていた

翌日、すべての名刺がきちんと入力されていた

入力データを表示したところ。名刺画像とデータを確認できる

メールアドレスや住所もきちんと登録されている