業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 第7回

容量無制限のクラウドストレージをレビュー

Boxの魅力は共有ファイルのアクセス権限を柔軟に設定できるところ

　Fortune 500企業の65％が利用している法人向けストレージサービス「Box」のレビュー第3弾は、複数ユーザーでデータを共有しながら仕事を進めるための機能をチェックしてみる。ファイルへのアクセス権限が7種類も用意され、さまざまなパターンに対応できるのが魅力。セキュリティーを高めながらも、柔軟な対応ができる。Boxの中で、仕事を遂行する便利機能をご紹介しよう。

データの共有相手によってアクセス権限を使い分ける

　Boxに保存したデータは、プロジェクトのメンバーや上司、取引先などと共有することが多いだろう。そんな時、全員がフルのアクセス権を持っていると、編集しなくてもいい人が手を加えたり、誤操作によって削除したり、不要なダウンロードにより情報が漏洩する原因になったりする。Boxなら相手によって、アクセス権限を使い分けて、スマートにコラボできる。

　取引先などにデータを渡すだけなら、「共有リンク」を利用する。受信者は閲覧とダウンロードだけが可能で、とても手軽にアクセス用URLをゲットできるのだ。

　エクスプローラーの右クリックメニューから「Copy Link」を選択すると、共有用のリンクがコピーされるので、メッセンジャーやメールなどで送信しよう。「View on Box.com」を開き、「共有リンクを取得」をクリックしてもいい。

　受信した側はURLを開くだけでOK。サインインなどは不要で、ファイルをプレビューしたり、ダウンロードできる。複数ファイルを送った場合は、ダウンロード時に自動的にzipで圧縮してくれる。

　ただし、ダウンロードしたファイルをフリーソフトで解凍する場合、ファイル名が文字化けすることがある。そんな時は、文字コードを自動で合わせてくれる解凍ソフトを使うと良いだろう。今回は、「CubeICE」を利用した。

エクスプローラーのBoxフォルダー内のファイルやフォルダーを右クリックし、「Box」メニューから共有リンクを取得できる

Box.comの「共有」メニューから共有リンクを取得してもいい

共有リンクをコピーするか、メールアドレスを入力してメール作成画面を開く

受信した人が共有リンクを開くと、プレビューが表示され、ファイルのダウンロードができる

フォルダーごと送信した場合は、zipでまとめてダウンロードできる

解凍アプリによってはフォルダー名やファイル名が文字化けする

文字コードを調整してくれるアプリを利用すれば、文字化けせずに解凍できる

　そのほかに、フォルダーには「コラボレータ」としてユーザーを招待し、共同作業ができるのだが、きめ細かいアクセス権の設定が行なえる。BusinessやEnterpriseアカウントでは、なんと7種類もの権限が用意されている。

　所有者と同様のほぼ全権限を持つ「共同所有者」、招待の制限やフォルダーの設定ができない「編集者」、ファイルやフォルダーの削除ができない「ビューアー/アップローダー」、ファイルのアップロードのみが行える「アップローダー」といったアカウントがある。

　さらに、閲覧のみでダウンロードできない「プレビューアー」、閲覧とダウンロードが可能な「ビューア－」、閲覧のアップロードのみが行なえる「プレビューアー/アップローダー」というちょっと変わったアクセス権も用意されている。

Box.comにアクセスしてプロジェクトの共有メニューから「コラボレータを招待」をクリックする

名前やメールアドレスを入力し、ユーザーに付与する権限を選択して招待を送信する

　コラボしている企業には「ビューアー」権限を渡し、様子を見たいだけの上司には「プレビューアー」を設定。データをとりまとめるだけの担当者には「アップローダー」もしくは「プレビューアー/アップローダー」でアクセスを制限。いっしょの部署でバリバリ作業するなら「共同所有者」でもいいが何か勝手に削除されるのが困るなら「編集者」にしておく、という手もある。このきめ細かいアクセス権の設定がBoxの特徴の1つだ。

たとえば、「アップローダー」だとファイルやフォルダーのアップロードはできるが、ファイルの閲覧はできない

「プレビューワー」だとアップロードができず、ファイルの閲覧はできるがダウンロードや編集ができない

　プロジェクトの進行中にアクセス権限を変更するケースも考えられる。ビューワーとして設定していたユーザーが、アップロードやファイルの編集もしたくなったら、「ビューワー/アップローダー」にすればいい。とりあえず「編集者」や「共同所有者」に設定したものの、特にプロジェクトに積極的に参加しないことがわかったら「ビューワー」にして誤操作を防ぐというのもありだろう。これは、フォルダの「共有」メニューから「コラボレータの管理」を開いて設定できる。

「共有」メニューから「コラボレータの管理」をクリック

アクセス権限を変更したユーザーのプルダウンメニューから変更できる。「削除」を選ぶと、共有から外すことが可能

ファイルに関するやりとりはコメントで済ませる

　クラウドにファイルをアップロードし、そのURLを貼り付けて、ほかのメールやメッセンジャーアプリでやりとりするのは手間がかかりすぎる。Boxは、ファイルのページでコメントをやりとりできる。＠でユーザーを指定したり、タスクを振ったりすることも可能。

　作成中の稟議書を上司にチェックしてもらったり、プレゼン資料を同僚に閲覧してアドバイスをもらうといったことも可能。上司が部下の仕事を見てますよ、という既読チェック代わりに使ってもいい。ボールがどちらにあるのか曖昧になりそうなら、ユーザーを指定してタスクに登録してしまえばいい。

右下のコメント欄に入力して、「投稿」をクリックする

チャットのようにやりとりできる

「タスクを追加」にチェックし、ユーザーや期日を指定できる

指定されたユーザーにはタスクとして表示される。処理したら「完了」をクリックすればいい