柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第38回

PDFファイルにヘッダーとフッターを付けて印刷してみる

本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第38回は、PDFファイルにヘッダーとフッターを付けて印刷してみる。

　WordやPowerPointで作成した資料をPDF化して画面で閲覧している時には気が付かないが、印刷するとヘッダーがフッター、ページ番号などがなく、並べ替えに手間がかかってしまうことがある。もし、資料が混ざってしまったら、整理するだけでも大変だ。

　外部に配布する資料であれば、やっぱり会社名は入れたいし、コピーされたくないなら著作権表記を入れてもいい。担当者名を入れたり、日付を入れなければいけないこともあるだろう。

　とはいえ、わざわざ元のファイルを編集しなおす必要はない。Acrobat DCなら、PDFファイルにヘッダーやフッター、ページ番号を入れることができる。

　まずは「ツール」から「PDFを編集」をクリック。第2ツールバーの「ヘッダーとフッター」を選び、「追加」をクリックする。設定画面が開くので、ヘッダーとフッターそれぞれ3か所に入力すればいい。もちろん、空白のままでもOK。入力した情報は画面下のプレビュー領域で確認できる。

　ヘッダーやフッターには、任意のテキストを入力するほか、日付やページ数といった変数を指定することもできる。初期設定では、たとえば12月6日なら「12/6」と表示され、ページ数も該当ページ数の半角数字がそのまま表示される。「ページ番号と日付の書式」をクリックすれば、日付を「日/月/西暦」のような表記にしたり、ページ数なら「1/nページ」のように変更できる。

「ツール」から「PDFを編集」を開き、第2ツールバーの「ヘッダーとフッター」を選び、「追加」をクリックする

ヘッダーとフッターの追加画面が開く。たとえば、中央下のフッターをクリックして「ページ番号を挿入」をクリックしてみる

ページ番号の自動入力書式が入った。続いて、右上のヘッダーを選択して「日付を挿入」をクリックする

　「フォント」では、フォントを変更できるほか、サイズや文字の色、下線の有無なども設定できる。上下左右の余白をミリ単位で調整することも可能だ。カスタマイズした内容は「設定の保存」から残しておくこともできる。ほかの文書にも流用したいときは、保存しておこう。

　「OK」をクリックすれば、ヘッダーとフッターが文書に反映される。もちろん、印刷することも可能だ。

ほかのヘッダー・フッターを設定し、フォントやサイズをカスタマイズする

「設定の保存」をクリックし、任意の名前を付けて保存しておく

ヘッダーとフッターが設定できた

PDFに出力したところ。ページ数や日付は自動的に付けられる

　ヘッダーやフッターが設定されている文書で、さらに追加しようとすると警告画面が表示される。それでも「新規追加」をクリックすれば、追加することは可能。しかし、同じ場所に異なる文字列を設定した場合、重なって表示されるのでぐちゃぐちゃになる。たとえば、フォントの種類やサイズ、色などを変えた文字を入れたい場合に利用するといいだろう。一から作り直す場合は「既存のものと置換」を選択すればいい。

　たとえば、ヘッダーやフッターを設定したPDFでも、印刷したものをスキャンしたりした場合はその情報がなくなってしまう。その場合は、更新や置換はできない。どうしても変更する場合は、文字列を削除してから、追加することになる。

すでにヘッダーやフッターがあるばあいは、更新するか置換する。「新規追加」だと重なってしまうので要注意

見た目でヘッダーやフッターがあっても、Acrobat DCが認識しないこともある