柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第28回

複数のPDFファイルをまとめて扱って手間を省いてみる

本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第28回は、複数のPDFファイルをまとめて扱って手間を省いてみる。

目当てのファイルを検索機能で見つける

　多数のPDFファイルを作成し、管理していると、目当てのファイルがどこにあるのかわからなくなることがある。そんな時は、検索機能を活用しよう。

　Acrobat DCの「編集」メニューから「高度な検索」をクリックするか、「Shift＋Ctrl＋F」キーを押すと検索ウィンドウが開く。画面の左端にいっぱいのサイズで表示されるが、Acrobat DCのウィンドウとバランスが悪いなら「ウィンドウを配置」をクリックすればいい。瞬時に、ディスプレーの残りの領域いっぱいにAcrobat DCが表示される。

　検索する場所を指定して、キーワードを入力し、「検索」をクリックすればヒットしたPDFファイルが一覧表示される。テキストデータだけでなく、メタデータも検索可能。大文字と小文字を区別したり、しおりや注釈を含めて検索するなら、下のボックスにチェックを入れる。

　ヒットした項目をクリックすればAcrobat DCで表示される。テキストがヒットしている場合は、該当部分が強調表示されているのでわかりやすい。ちなみに、破損しているファイルはもちろん、パスワードで保護しているファイルは検索できない。

「編集」メニューから「高度な検索」をクリックする

ウィンドウの位置が変なら「ウィンドウを配置」をクリックする

全画面に並んで表示される

キーワード検索でPDFファイルを探せる

破損していたり権限がないと検索できない

「詳細オプションを表示」をクリックすると、語幹や添付ファイルを検索できる

「並べ替え」のプルダウンメニューで検索結果をソートできる

検索結果の保存方法

　検索結果を保存しておくこともできる。検索結果のディスクアイコンをクリックすると、PDFやCSVファイルに保存できる。PDFファイルには、ヒットしたファイルへのリンクが貼られているのでクリックすることで簡単に該当ファイルを閲覧できるのが便利だ。

ディスクアイコンをクリックし、「結果をPDFに保存」をクリックする

検索結果がPDFファイルに出力された

ファイル名をクリックすると、Acrobat DCで表示される

検索結果を保存したCSVファイル

検索機能で複数のPDFファイルの記載をまとめて変更

　会社名や製品名、担当者の変更などで、複数のPDFファイルの記載を変更しなければならないことがある。そんな時も検索機能が活躍する。Acrobat DCには複数ファイルを串刺し検索して直接文字列を置換する機能はないので、まずはキーワード検索で差し替えたい文字列を含むPDFファイルを検索する。

　検索結果からPDFファイルを開き、検索ウィンドウの下に表示されている「現在の文書で単語を検索」というリンクをクリックする。すると、右上に検索・置換ダイアログが現れるので、検索した文字列と置換したい文字列を入力すればいい。ファイル内すべてを置換したら保存し、検索した次のファイルで同じ操作を行なう。

差し替えるキーワードで検索する

「現在の文書で単語を検索」をクリックすると右上にダイアログが出る

上にキーワードを入力し、「置換後の文字列」を入力したら「置換」をクリック

該当箇所が置換されるので、「次を置換」をクリックして文書内の単語を置き換える

検索したほかのファイルでも同様の操作を行なう

Office文書などの複数のファイルを一括変換する方法

　Office文書などほかのファイルからPDFファイルを作成できるが、複数ファイルを扱う場合は、これも手間がかかる。そんな時は、ファイルをまとめてドラッグ＆ドロップして、一括変換してしまおう。

　まずは「ファイル」メニューから「作成」→「複数のPDFファイルを作成」をクリック。作成ウィンドウが開いたら、「ファイルを追加」するかドラッグ＆ドロップで変換したいファイルを追加する。完了したら「OK」をクリックし、オプションを設定すればいい。

「ファイル」メニューから「作成」→「複数のPDFファイルを作成」をクリック

作成ウィンドウが開いたら、「ファイルを追加」をクリックしてファイルを選択する

変換したいファイルはドラッグ＆ドロップでもOK

追加したら「OK」をクリックする

オプション画面で、保存場所やファイル名などを指定する

ファイルが大きい場合は変換に時間がかかる

複数ファイルをまとめてPDFファイルに変換できた

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