IT活用でワークスタイルを変革する!! 第4回

働き方の改革は「使いやすいモバイルPCの導入」から

VersaPro UltraLite タイプVGで始める効率的なテレワーク

テレワークを進めるにはコミュニケーションが重要

　テレワークになると、毎日オフィスで顔を合わせるケースが少なくなるため、コミュニケーション手段を変える必要がでてくる。これまで電話やメールなどで行なってきたコミュニケーションでは、顔を合わせないことで使用頻度が高くなり、効率が悪くなってしまう可能性があった。たとえば電話だと、相手が集中している作業を妨げる可能性があり、メールでの情報共有では大量に送られてくるメールの中にまぎれて対応が遅れたり、最悪見逃してしまったりすることもあるからだ。

　また、各支社から本社に出張しての定例会議やミーティングなどは、どこからでも会議ができるようになれば、出張する必要がなくその分経費の削減にもつながる。こういったコミュニケーションに関するソリューションの導入は、テレワークを始めるにあたって必要不可欠である。

　企業ではマイクロソフトのWordやExcel、PowerPointを利用しているケースもあると思うが、法人向けクラウドサービスの「Office 365」を導入すれば、WordやExcel、PowerPointといったオフィスアプリはもちろん、グループウェアの「SharePoint」や「Teams」、ビデオ会議も行なえる「Skype for Business」といった、コミュニケーションに利用できるアプリも使えるようになる。このようなアプリを活用することで、コミュニケーションはもちろん業務の効率化が図られ、テレワークが活かされるようになる。

　たとえば、「Skype for Business」なら、部署の人たちやプロジェクトメンバーを登録し、電話の代わりにメッセージで相手を呼び出したり、必要な情報や資料を送ったりでき、作業効率もよくなる。また。ミーティングを行なう場合も、あらかじめメンバーにURLを通知しておき、そのURLへアクセスすることでミーティングへ参加できる。ビデオや音声での参加も可能で、ミーティングに必要な資料も共有できる。グループウェアとともに利用すれば、ミーティングの日時を設定し、URLをあらかじめ告知してメンバーと共有。当初はオフィスでミーティングに参加する予定だったが、急遽外出となった場合でも、URLを確認してアクセスすれば、モバイル環境で参加可能だ^※。みんなで顔を突き合わせていたミーティングとは形態が変わるため、進め方は多少変わってくるが、慣れてしまえばスムーズに進行できるだろう。

※別途通信環境が必要です。

↑「Skype for Business」を利用すれば、ミーティングも場所を選ばず参加でき、連絡や情報共有といったコミュニケーションも取れる。