柳谷智宣がAdobe Acrobatを使い倒してみた 第16回

マイクロソフトの「Sway」も表示可能

WordやExcel、画像などを1つのPDFファイルにまとめてみる

本連載は、Adobe Acrobat DCを使いこなすための使い方やTIPSを紹介する。第16回は、WordやExcel、画像、テキストなどを1つのPDFファイルに格納してみる。

　

複数のファイルを格納したPDFファイルの作り方

　1つのプロジェクトで使うファイルをまとめておくと、必要な時にサクッと利用できるので便利。人に渡す時も、パックになっていれば楽だ。Acrobat DCでは、PDFファイルに複数のファイルを格納することができる。PDFだけでなく、オフィス文書や画像などでもOKだ。

　さらに、対応しているファイルならAcrobat DC内でプレビューできるのも手軽。それぞれのアプリを開く手間がかからないのだ。インターネットコンテンツも格納でき、もちろんそれもプレビューできる。

　まずは「ツール」から「PDFを作成」を開き、「複数のファイル」を選択する。右側のメニューから「PDFポートフォリオ」を選択して、「次へ」をクリックする。ファイルの追加画面が開くので、格納したいファイルやフォルダーをドラッグ＆ドロップする。すべて追加したら「作成」をクリックしよう。ちなみに、後でファイルを追加したり削除することもできる。

「ツール」の「PDFを作成」から「複数のファイル」を選択。PDFポートフォリオ」を選び、「次へ」をクリックする

格納したいファイルを入れる

「作成」をクリックするとポートフォリオが作成される

複数のファイルを格納したPDFファイルが作成された

マイクロソフトの「Sway」も表示可能

　左側のサムネイルを選択すると、右側にプレビューが表示される。オフィス文書などは、マルウェアの可能性もあるのでいきなり表示せず、確認画面が開く。問題ないなら、「プレビュー」をクリックすれば表示できる。毎回クリックするのが面倒なら、「この形式のファイルを常に信頼し、プレビューを表示します」にチェックしてもいい。WordでもPowerPointでも普通に表示でき、ページをめくることも可能だ。

　左上の「ファイルの追加」ボタンをクリックすると、ファイルやフォルダーWebコンテンツを追加できる。画像などのURLだけでなく、ウェブサイトでもOK。マイクロソフトのコンテンツ作成サービス「Sway」も表示できる。

オフィス文書などは「プレビュー」をクリックする

PowerPointのスライドを表示できた

追加ボタンから「Webコンテンツを追加」をクリックする

ファイル名とURLを入力する

Acrobat DC内で「Sway」のコンテンツを表示できた

コンテンツをPDFファイルに変換してみる

　ポートフォリオ内のファイルは右クリックメニューから操作できる。「元のアプリケーションでファイルを開く」をクリックすれば、関連付けられているアプリが起動する。ファイルを個別に保存したいなら、「ポートフォリオから抽出」をクリックすればいい。ファイルを削除したり、順番を入れ替えることも可能だ。

　また、ポートフォリオ内の右クリックメニューから、コンテンツをPDFファイルに変換することもできる。作成されたPDFファイルは同じ場所に保存されるので、不要であれば元のファイルを削除できる。

ファイルの右クリックメニューから「ポートフォリオから抽出」をクリックする

保存場所とファイル名を指定して「保存」をクリックする

右クリックメニューから「PDFに変換」をクリックする

コンテンツがPDFファイルに変換される

ポートフォリオ内に同名のPDFファイルが作成される

複数のファイルを格納してるPDFに保護機能をかけてみる

　ポートフォリオで便利なのが、保護機能だ。複数のファイルを格納しているとはいえ、PDFファイル形式で保存される。そのため、「第4回　PDFファイルに印刷禁止やコピー不可のセキュリティをかけてみる」で紹介したセキュリティー保護機能が利用できるのだ。

　第三者に見られたくないファイルを送る際に、ポートフォリオのPDFファイルにパスワードをかけておけば安心。取引先には別途パスワードを連絡すればいい。

「ファイル」メニューから「ポートフォリオのプロパティ」をクリックする

文書を開くときのパスワードを設定する

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