メールに添付するファイルの容量、読者はどう考える!?

2015年07月10日 09時00分更新

文● 飯島恵里子／ASCII.jp編集部

　2013年に特集記事として掲載した「ASCII.jpと読者で作る！ビジネスメールのデファクト・ルール！2013年度版」について、2年後のいまでも多くのアクセスをいただいています。

　この10年間ほどにビジネスに浸透した「メール」でのやり取りは、利用端末のスペック、サーバ、アプリやサービス、コンプライアンスの意識などの急速な発展により、ルールやマナーも更新され、時代に応じて変化しているハズ。

　初回の特集から2年たち、ビジネスメールのルールに変化はあるのでしょうか？　2015年度版と題した記事「メールの添付ファイル、近ごろOKな容量は○MB!?」を先日掲載し、寄せられた読者の声をアンケート結果をもとに紹介します。

メールに添付するファイルの容量は増えた?　減った?

2013年度は「メールに添付するファイルの容量は4MBまで」を基本とし、そのほかはストレージサービスなどを利用する、という暫定ルールに71％の読者から賛同をいただいた

2015年度は「3MB程度なら送れると考えてよさそう。スマホで開かれることがわかっているなら、2MBまで」とスケールダウンした提案に82%の賛同の声が集まった

　2013年の記事では、ASCII.jp編集部が暫定に提案するとして「4MBまで」とし、2015年の記事では「3MB程度」と容量が若干減りました。この提案に対し、82%の賛同を得ました。

　「自社内でのメール添付の許容容量」を意識している読者は大多数の80%、「添付の最大は3MB以下」には54%と半数に。アンケートに寄せられたコメントには「社内同士のメール添付は無制限、社外へは事前に相手に確認する」と、機種スペックやインターネット環境の理論上可能な数値ではなく、相手の環境を重視するというビジネス上の慣習におけるごく当たり前の意見が多く寄せられました。

　「添付最大3MB以下」にNOという意見には、それぞれの職種にも依存しているようです。

●アンケートより

容量が大きいときは確認する。
1MBを超える場合は先方に確認。受け取りが難しいのであれば社外向けにファイル共有用(パスワード必須)システムを利用してURLとパスワードをメールにて送信。
私の場合は10MB。デザイン・CGの仕事なので、添付データも基本的には容量が大きいものになってしまうので5MB縛りだとほとんど添付できないことになる。10MBを超えるものはDropbox経由か宅ファイル便など複数。これらは相手の環境を考慮してどれで送付するかを考えています。（相手の環境以外にも月末＆金曜＆夕方以降だと宅ファイル便は混むので使わないとか）
個人宛のメールならば、5MBでもよいと思いますが、メーリングリストやCCなど、多数に送る場合は3MBでも非常識です。

　高速通信が可能になったのに必ずしも進歩しているわけでなく、添付容量に対する配慮は依然と変わらないという結果になりました。

必要なデータの受け渡しは法人契約のクラウドストレージに

　ワードの報告書、プレゼンで使うパワポ資料など、社内外で共有が必要なデータや容量が増えているなか、法人契約のクラウドストレージを利用することが、珍しい時代ではなくなったようです。

　最後に閲覧環境について。ASCII.jpは出勤や帰宅時時間になると、スマホやタブレットでサイトにアクセスしている読者の数がグッと上がりますが、私物端末でビジネスメールを確認する機会が増えた読者は38%。今回の記事ではBYOD（私物端末の業務利用）については触れていませんが、携帯端末での添付メールの配慮については、下記のようなコメントをいただきました。