日程管理ツールの新しい選択肢「トヨクモ スケジューラー」 第2回

社外の人との日程調整はシェアして待つだけ

kintoneと連携できる「トヨクモ スケジューラー」を試してみた

社内メンバーの空き時間を一瞬で把握できる

　トヨクモ スケジューラーのキモである日程調整を行なうには、「空き時間」タブを開く。メンバーを選択すると、全員の予定を表示し、全員が空いている時間帯を確認できる。ここに予定を入れれば、無駄なやり取りをするまでもなく、全員参加の時間を押さえることが可能だ。

　メンバーは個人だけでなく所属部署や作成したグループを指定することが可能だ。また、あらかじめ指定した施設の空き時間を人と同じようにカレンダーに表示できる。たとえば、営業部全員が参加する会議を一番大きい会議室で予約したり、役員が参加する車移動の視察をスケジューリングできる。

「空き時間」タブを開き、ユーザーを選択する

空き時間を選択し、予定を追加できる

空き時間に予定が追加された

部署を指定したり、登録済みの施設の空き状況もまとめて表示できる

社外の人との日程調整はシェアして待つだけ

　ビジネスでは社外の人とのアポの方が多い、という人も多いだろう。もちろん、そちらの予定もトヨクモ スケジューラーで調整できる。画面右上の「空き時間をシェア」をクリックし、「社外との日程調整ページを作成」をクリック。調整ページが開くので、期間や曜日、時間帯、押えたい時間などの条件を指定し、「保存」をクリックする。調整用のURLが発行されるので、それをメールなどで社外の人に伝える。

　招待を受けた人がURLを開くと、カレンダーが表示され、都合の良い時間帯を選択する。選択可能な時間のみ白く表示されるので迷うことはないだろう。

　時間を選択すると、自分の名前やメールアドレス、連絡事項を入力し、「確定」をクリックすればいい。すぐに、招待したユーザーのスケジュールにも反映される。

「空き時間をシェア」をクリックし、「社外との日程調整ページを作成」をクリックする

予定を入れてもらう期間や時間帯などを指定する

共有したURLを開き、都合の良い時間帯を選択してもらう

名前やメールアドレスを入力して、確定する

このように「シェアして待つだけ」の1往復のやりとりで、社外の人とのアポが確定できた

　「日程調整ページ」機能では、自分のスケジュールの空いている箇所に予定が入る。そのため、用事で離席する時間は、事前に予定を登録しておく必要がある。とはいえ、同僚に知られたくないプライベートな用事もあるだろう。そんな時は予定の追加時に、「予定を非公開」にチェックしておけばいい。他人には「予定あり」としか表示されないので、内容を知られることはないし、予定を入れることもできなくなる。

「予定を非公開」にチェックする

予定は押えられるが内容は非表示になる

　トヨクモ スケジューラーはスマホアプリも公開されており、同じように利用できる。

スマホアプリもリリースされている

　複数人が参加する予定を立てるとき、複数の日時候補を出して、相手に打診し、身内に聞いて調整していくのはまさに無駄手間。サクッと1アクションで空いているところに予定を入れられるのは便利。しかも、トヨクモ スケジューラーは他にも多くの機能を備えている。次回は、ZoomやGoogle Meet、そしてkintoneとの連携について紹介する予定だ。

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• トヨクモ

（提供：トヨクモ）