仕事に差がつく！阿久津良和「Office 365のスゴ技」 第36回

リスト共有機能が加わり組織内コラボレーションが可能に

軽い日常タスクはMicrosoft To-Doで管理するのもいい

本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回は共有機能が加わったToDo管理ツール「Microsoft To-Do」に注目する。

リスト共有可能ながらも、アカウントの混在はNG

　ちょうど前回の「Microsoft Planner」の記事でも類似サービスとして取り上げたMicrosoft To-Doだが、6月にリスト共有機能をサポートした。バージョン1.32.11574.0に更新すると、各リストに共有設定を行うアイコンが加わり、同じリストを操作できるメンバーを招待するためのリンク生成が可能になる。

1.共有アイコン→＜招待状のリンクを作成する＞と順にクリックする

2.これでリストを共有するためのリンクが生成される。この内容を相手にIMなどで送信すればよい

3.こちらは別のアカウントを持つWindows 10でリンクを受け取った状態。＜開く＞をクリックすれば、Webブラウザー経由でMicrosoft To-Doが開く

4.共有したリストはメンバー数やメンバーの一覧、他の参加者を呼び出すためのリンクが確認できる

　ご覧のとおり共有手順は簡単だが、これは同種のアカウントを用いるケースの話だ。具体的に述べると、紹介した図版はMicrosoftアカウントでMicrosoft To-Doを使っている。仮にリスト所有者が組織アカウントとなるAAD（Azure Active Directory）アカウントを用いてMicrosoft To-Doを使用する場合、リストの共有は不可能だ。つまりリスト共有はMicrosoftアカウント同士、もしくはAADアカウント同士でしか共有できないのである。

5.こちらはAADアカウントのMicrosoft To-Doでリスト共有を行い、Microsoftアカウントで共有リンクにアクセスした状態

6.筆者が試した限りだが、iOS版Microsoft To-DoはAADアカウントによるサインインに対応していなかった

　一見すればMicrosoftアカウントでMicrosoft To-Doを利用すれば済む話のように見えるが、するとOutlookのタスクと連携できず、ビジネスに活用するのは難しい。Microsoftが将来的にアカウントの溝を埋めるか判断が難しいものの、Microsoft Teamsの例もあるため、自由なタスク管理を可能にする改善を期待したい。

WunderlistのデータをMicrosoft To-Doにインポート

　このままでは面白くないので、WunderlistからMicrosoft To-Doにタスクをインポートする手順を紹介する。操作自体は難しくなく、Wunderlistにサインインしてからインポートするリストを選択し、Microsoft To-Doに再サインインするだけだ。

7.WebブラウザーでMicrosoft To-Doを開き、＜設定＞ボタン→＜To-Do設定＞とクリックし、＜今すぐインポートを開始＞ボタンをクリックする

8.新たなWebページが開き、＜使い始める＞をクリックするとWunderlistのタスクインポートが始まる

9.メールアドレスやFacebookなど普段お使いの方法で、Wunderlistへサインインする

10.インポートするリストを取捨選択してから、＜選択したリストをインポート＞をクリックする

11.遷移した画面でAADアカウントを選んでサインインすると、完了を示すメッセージが現れる。＜Get To-Do＞ボタンをクリックしてインポート完了だ

12.1度インポートした場合、同名のリストがあっても別のリストとして追加される

　以前は未サポートだったタスクの繰り返しもサポートし、Microsoft To-Doも日常業務に耐えうるレベルに達しつつある。筆者も長年Wunderlistを愛用してきたが、そろそろ移行してもよさそうだ。Microsoft ProjectやMicrosoft Plannerを使うほどではない簡単なタスクはMicrosoft To-Doで済ませよう。

■関連サイト

• Microsoft Office 365