時間効率アップ！ 業務改善に“効く”「Galaxy Note8」 第3回

どこでもマルチタスク環境を実現する「Galaxy Note8」の実力

モバイルとチャットで即応 ウェルスナビCEO柴山氏の仕事の速度感

　「時間が足りない」というビジネスマン共通の悩みを解決するのに役立つのが、「Galaxy Note8」がもつビジネスに“効く”さまざま機能だ。Sペンの手書などをフル活用し、効率的に作業をこなしていこう。

業務中に出たアイデアは漏れなく保管・共有する

　会議で発言されたアイデアや業務中にふと思いついたネタは「Galaxy Note8」にもれなく保管して、企画の立案や顧客への提案などに役立てることからはじめたい。

　例えば、会議中にボードに書いたメモや貼り付けた付箋は、カメラで撮影しておけばわざわざ議事録などにまとめる手間が省ける。アイデア出しなどが途中で打ち切られても、貼り付けた付箋を撮影しておけば、移動中など空いた時間に引き続き考えることができる。英字の資料確認ではSペンをかざすだけで文章ごと瞬時に翻訳してくれる「Galaxy Note8」の翻訳機能が役立つはずだ。

　「Galaxy Note8」からSペンを引き出して「キャプチャ手書き」を使えば、撮影画像に直接手書きメモを書き込むことも可能だ。さらに、Dropboxなどのクラウドサービスに保管しておけば、会議に参加しなかった人にも会議の情報を共有できる。

　急に思いついたアイデアは書き留めておかないと頭から抜けていってしまう。そんな時に役立つのが「Galaxy Note8」の「画面オフメモ」機能だ。画面オフ状態からでもSペンを引き抜くだけで、いつでもどこでもサッとメモが取れるだけでなく、デジタルメモは後から送信や共有が可能なのが大きい。

長引く会議を効率的に消化して自分の時間を捻出する

　打ち合わせを会議室で実施しようとすると、部屋の予約やメンバーとの時間調整、移動時間など、細かい作業がかさんで時間を浪費してしまう。メンバーを集めてちょっとした話をする程度なら、自席でサッと済ませてしまうのもオススメだ。

　また「Galaxy Note8」があれば、狭いスペースでも立ったままの会議も進行がスムーズだ。Sペンを取り出せばすぐにメモが取れるほか、会議資料はGoogleドキュメントで保管し、各メンバーが持っている端末からアクセスすれば良い。また、アプリペア機能でPDFやGoogleスプレッドシートなどとメモを登録しておけば、ワンタッチで2画面同時に起動して資料を見ながらメモが取れる。

クラウドで業務に関するすべての情報を共有する

　柴山氏も話していた通り、作業効率を上げて素早い意思決定を行なうためには、メンバーとの情報共有が欠かせない。鍵を握るのがスマホなど通信機能をもつモバイル機器と、SlackやGoogleドキュメントなどのクラウドサービスだ。

　Slackは「営業」や「採用」など自分が進めている案件ごとにメンバーを招待し、チャット形式で会話したり、ファイルのやり取りができるビジネスチャットツールだ。メールのように通知が時系列で上から並ぶ形式ではなく、案件ごとに部屋が区切られており、独立したコミュニケーションが取れるため、進捗や課題をひと目で把握することができる。

　「Galaxy Note8」の約6.3インチ有機ELディスプレイの解像度は1140×2960ドットと、一般的なノートパソコンのフルHD表示より高解像度。案件ごとの部屋（ワークスペース）が増えてもスクロールせずに表示できるほか、多くの会話を1画面に表示できるため作業性が高まる。もちろんクラウドサービスには出先でアクセス可能。いつも複数のタスクを抱えているビジネスマンに、効率を高める「Galaxy Note8」の高解像度ディスプレイは欠かせない。

　作成した資料の共有にもクラウドサービスを活用しよう。クラウドに保管した資料は共有したいメンバーに権限を付与すると誰でも編集できるようになる。企画書などの成果物を置いておけば、わざわざメールなどでやり取りしなくても直接更新できるので、全員が常に最新版を閲覧できる。

　会議の資料やアジェンダもフォルダーを作成して保管場所を決めておけば、開催するたびにメールなどで通知する手間が省けるだろう。さらに発言内容や決定事項をメンバー全員でひとつのファイルに更新していけば、会議が終わった時点で議事録を完成させられる。「Galaxy Note8」ならSペンで資料に直接手書きで赤入れでき、さらにメンバー間の意思統一を効率化できる。

　高度な情報管理が必要な案件では「Galaxy Note8」の強力なセキュリティが威力を発揮する。複製が不可能と言われている目の虹彩パターンを認識する虹彩認証搭載で、万が一の情報漏洩のリスクを低減できる。その他にもシーンに応じて使い分けできる指紋、顔認証という複数の個人認証機能を兼ね備える。また、クラウドで共有できない重要情報の保管には、Galaxyアカウントを利用する「セキュリティフォルダ」が便利。共有もしくは非共有の情報を手元で一元管理できるのだ。

申請書類は手書きでサインをして電子上で回付

　正式な印鑑が不要な書類は手書きでサインをしてしまえば、ペーパーレス化できるだけでなく、印刷や回付後のファイリングなど煩わしい作業時間も削減できる。ここで役立つのが「Galaxy Note8」のSペンによる手書き機能。仕事でありがちな、上司の席に承認待ちの書類がスタックするという事態を避けられる。上司が書類をチェックして、内容にミスがあれば赤入れして担当に戻すといった作業も、ペン入力に対応する「Galaxy Note8」ならではだ。

　パソコンで書類を作成して回付できるのであれば、メールで関係者全員に送付することが可能だ。ウェルスナビのように、全員が送られてきたタイミングでチェックして決裁すれば、時間のロスなく次の行動に移ることができる。多くのビジネス向け機能をもつ「Galaxy Note8」とクラウドサービスを活用し、自分とメンバーの業務効率化を積み重ねていうことで「時間が足りない」という共有の悩みは解消できるはずだ。