さわってわかったLINE WORKS 第116回

長期休暇を楽しむために！　自動応答メッセージと自動返信メールを設定しよう

　仕事で使えるビジネス版LINEである「LINE WORKS」（ワークスモバイルジャパン）の連載では、アカウント作成の基本からビジネスシーンでの活用術、便利なTipsなどを紹介していく予定。第116回は、長期休暇中の連絡に対して自動でメッセージとメールを送る方法について紹介する。

しっかりと休暇を過ごすための設定

　WHOが新型コロナウイルスに対する緊急事態宣言終了を発表し、日本でも感染症法上の位置づけがインフルエンザと同じ「5類」に移行した。ほぼコロナ禍前のように自由に動ける夏、「今年こそ長期休暇を取って、旅行に行くぞ！」という人も多いのではないだろうか。

　きちんと計画を立てて、関係各所に連絡をして、準備万端で出発しても、ビジネスでは予期しないことも起きてしまう。とはいえ、ばんばんメッセージが来て、旅行先で対応に追われるのは勘弁してもらいたいところ。逆に、重大な要件が発生したのに、旅行先で連絡に気が付かず、手遅れになってしまうことも避けなければならない。

　そんな時は、LINE WORKSの自動応答メッセージと自動返信メールを設定しておこう。自動応答メッセージは曜日と時間帯を指定し、1：1のトークを受信したときに、登録しておいた文章を自動的に返信してくれる機能だ。

　まずは、ユーザーアイコンをクリックして「環境設定」を開き、「トーク」の「自動応答メッセージ」から、「社内への自動応答メッセージ」の「使用しない」をクリックする。

　設定画面が開いたら、自動応答する時間帯を設定する。旅行中であれば、「終日」設定にしておけばいい。社内と社外の設定項目がわかれているので、異なる文章で返信できる。設定したら「保存」をクリックし、準備完了。

「環境設定」から自動応答メッセージの設定画面を開く

自動応答時間帯とメッセージを設定して「保存」をクリックする

外部にも異なる応答メッセージを設定できる

　自動応答メッセージのスイッチをオンにすると、その直後から設定が有効になるので注意すること。休暇に入るタイミングで手動で設定する必要があるので、忘れないようにしよう。文章だけはあらかじめ作成しておいて、オンにしたい日時にアラームをセットしておくことをお勧めする。

　ちなみに、解除も手動で行う必要がある。これも旅行後に行うTODOとしてスケジューラーに登録しておこう。

　自動応答メッセージが有効になっている状態で、1：1のトークが届くと、指定した文章が自動送信される。

自動応答メッセージが返信された画面

メールでやり取りしている相手には自動返信メールが有効

　アドバンストプランを利用している場合は、「メール」機能も利用できる。その場合は、メールでやり取りしている相手からの連絡にも設定済みのメールを自動返信することが可能だ。

　「ステータス設定」から「詳細設定」をクリックすると、「自動返信メール」の設定が開く。ステータスで「時間外」や「不在」などを選択し、ステータスの表示期間を先に設定する。プルダウンメニューから「直接入力」を選択すると、日時も設定可能。休暇日程をぴったり指定できるのが便利だ。

「ステータス設定」から「詳細設定」をクリック

ステータスの表示期間で休暇の日程を指定する

　社内メール/外部メールを分けて設定できるので、社内向けにはフランクな文章で引継ぎを、外部向けには丁寧なアナウンスを入力すればいい。文字数はそれぞれ300文字まで。もちろん、どちらかだけ設定するのもありだ。返信対象のメールも、すべてのメールもしくは宛先に自分が含まれるメールのみかを選択できる。「保存」をクリックすれば、設定完了だ。

「社内メールに返信」をオンにして、引継ぎ事項を入力する

「外部メールに返信」をオンにして、文章を設定。完了したら「保存」をクリックする

　連絡したのに既読が付かない、返信がない、という状態は相手をやきもきさせてしまうものだ。休暇中ということがわかれば安心されるだろうし、他の人に連絡するなどの対応もできる。双方にメリットがあるので、長期休暇前には自動返信設定を行い、行動制限のない自由な休暇を満喫してほしい。

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