ユーザーにも管理者にもDropboxが使いやすく、大きなメリットがある理由
Windows Server 2012が終了！ Dropboxへの乗り換えをオススメする「5つの理由」
提供: Dropbox
マイクロソフトのサーバーOS「Windows Server 2012/2012 R2」の延長サポート期間が、2023年10月で終了となる。サポート切れのOSをいつまでも使い続けるのはセキュリティリスクが高く、また障害発生時のサポートも受けられない。これまでWindows Serverをファイルサーバーとして利用してきた企業では、その乗り換えに取り組まなければならない時期が来ている。
「Windows Server 2012/2012 R2」の延長サポート期間は2023年10月10日で終了する（画像はマイクロソフトWebサイト）
引き続きオフィス内にファイルサーバーを置くかたちでの乗り換えを考えている企業もあるかもしれないが、ちょっと待ってほしい。現在では「クラウドストレージ」という便利な選択肢が登場している。この機会にクラウドストレージ、具体的には「Dropbox」への乗り換えを検討してみてはいかがだろうか。
ファイルサーバーを長年にわたって運用してきたならば、Dropboxという新たな環境への乗り換えに不安を覚えるかもしれない。だが、実際には乗り換えのハードルは低く、しかもこれまでのファイルサーバーでは得られなかった数々のメリットが得られる。「Dropboxへの乗り換えを検討しないのはもったいない」と断言してよいだろう。
本記事では、Dropboxへの乗り換えを強くオススメする「5つの理由」をお伝えする。なお現在、Dropboxが格安で契約できる「Windows Server 乗り換えキャンペーン」が期間限定で実施中なので、こちらも合わせてご紹介しよう。
Dropboxがオススメの理由1：ユーザーの使い勝手が良い
クラウドストレージの中でもDropboxは「使い勝手の良さ」で知られる。登場した当初、まずコンシューマー向けのクラウドストレージとして人気を博したのは、誰でも難しい操作なしで簡単、快適に使えたからだ。
現在のDropboxはビジネスユーザー向けにさまざまな機能拡張が行われているが、その根底にある「使いやすさ」は変わっていない。実際に、Dropboxを導入した企業からは「ユーザー教育が不要」「誰でもすぐ使える」と評価する声が高い。
使いやすいDropboxはさまざまな企業の現場に導入されている（Dropbox導入事例紹介ページより）
なぜDropboxは「誰でもすぐ使える」のか。これまでのファイルサーバー環境では、ユーザー（社員）のPCからサーバー上の共有フォルダへアクセスし、ファイルを直接読み書きしたり、ファイル共有を行ったりしていたはずだ。Dropboxでもそれと似た（ほぼ同じ）使い勝手が実現する。
具体的には、ローカルPC上にあるDropboxフォルダにファイルを保存したり、更新したりすれば、変更内容が自動的に、かつ高速にクラウドへ同期される。つまりアップロード／ダウンロードの特別な操作は不要で、これまでと同じようにファイルやフォルダを開き、編集し、保存するだけで使えるわけだ。
ちなみにファイルやフォルダはローカルにあるので、クラウドサービスとは言っても、飛行機内のようなオフライン環境でも作業ができる（PCがオンラインに戻った時点で自動的に同期される）。
ファイルサーバーと同じように、チームごとに「共有フォルダ」を作成することも可能だ。共有フォルダの内容を変更すると、その変更内容はクラウド上の共有フォルダに同期され、さらにほかのユーザーのPCにあるフォルダにも同期される。この共有フォルダは部署単位だけでなく、プロジェクト単位、個人間など、必要に応じて作成できる。
さらに、「営業部＞営業2課＞○○チーム……」といった具合に、フォルダの階層構造でファイルを整理できるのもファイルサーバーと同じだ。これまでの整理ルールがそのままDropboxで使えるので、わかりやすい。
ファイルサーバーにはないユーザーメリットもある。たとえば、クラウドサービスとしてどんな場所からでもアクセスできる点は、リモートワークも増えている昨今、大きなメリットだ。PCだけでなくモバイルアプリやブラウザからアクセスし、ファイル内容のプレビューやダウンロードができる。VPNも不要で簡単だ。
Dropboxがオススメの理由2：管理者の使い勝手が良い
Dropboxは、ユーザーだけでなくIT管理者の側でも使い勝手が良い。管理の手間を軽減しながら、安全に運用できるのだ。
まず、Dropboxはクラウドサービス（SaaS）なのでサーバーのメンテナンス作業が一切不要である。ファイルサーバーのような数年おきのハードウェア更新も、容量増加に合わせたハードディスクの増設も、今回のようなOSサポート終了に伴う対応も考える必要がなくなる。サーバーのセキュリティ対策も考えなくてよい。これだけで管理者のストレスは大きく減るだろう。
ファイルサーバーを運用していると、「ファイルを誤って上書き／削除してしまったので復元してほしい」といったユーザーからの問い合わせに対応することになる。だが、Dropboxの場合はファイルやフォルダの「巻き戻し機能」や「バージョン履歴機能」があり、ユーザー自身で復元することができる。使い方もシンプルなので、管理者の手をわずらわせない。
誤って上書き／削除したファイルやフォルダも、ユーザー自身の操作で復元することができる（Dropbox入門連載より）
ファイルサーバーの運用では「新規ユーザーの追加」や「共有フォルダにアクセスできるユーザーの追加」もよく依頼される。Dropboxではこうした管理作業をブラウザ（管理コンソール）から行うが、複数人の管理者が設定できる。さらに、すべての管理権限を持つ管理者（チーム管理者）だけでなく、一部の管理権限だけを持つ管理者（ユーザー管理者、サポート管理者、コンテンツ管理者など）も設定が可能だ。ユーザー部門ごとに管理者を置いてユーザー追加などの作業を代行してもらえば、作業が迅速に終わるうえ、IT部門担当者の負担も軽減される。
なお、DropboxはActive Directoryとのユーザー／グループ連携もできる。新入社員がActive Directoryに追加されたら、自動的にDropboxのアカウントやアクセス権が付与されるような仕組みも可能だ。
Dropboxがオススメの理由3：クラウド共有でデータ活用の幅が拡がる
社内設置したファイルサーバーの大きな弱点は、社外とのファイル共有ができない（難しい）ことだ。メール添付、Webのアップローダーといった別の手段を使うことになるため、手間がかかり、セキュアでもなく、いくつものバージョンのファイルコピーが発生してしまうという問題がある。
Dropboxならば、Dropbox上に置いたファイルやフォルダを移動したりコピーしたりすることなく、そのまま社外と共有できる。共有時には簡単にアクセス権限を設定することができ、特定の社外ユーザーにだけ安全にファイル／フォルダの共有が可能だ。共有URLをメールやチャットで送るだけなので、使い勝手も良い。
共有相手や共有方法（閲覧のみ、ダウンロード可能、有効期限など）も細かく設定できて安全だ（Dropbox入門連載より）
社外パートナーと進めるプロジェクトなどでは、お互いに多数のファイルを共有することになる。だが、そのやり取りが分散してしまうと非常にやっかいだ。Dropboxならば、最初に特定メンバーだけがアクセスできる共有フォルダを作り、そこにファイルを集約できる。お互いに最新状態のファイルが参照できるので、理解の食い違いのようなトラブルも減るだろう。
なおDropboxをブラウザで開けば、ファイルのプレビューやコメントが見られる。お互いにファイルを見ながら意見や修正依頼などを書き込めるので、やり取りがよりスムーズに行える。
あらゆるファイルにコメントが付けられるので、チーム内でコンテンツを共有しながら意見交換ができる（Dropbox入門連載より）
Dropboxがオススメの理由4：セキュリティとデータ保護、ガバナンス
「クラウドサービス」というとセキュリティを心配する声も上がりがちだが、Dropboxではセキュリティ強化にも力を入れている。
まず、Dropboxのデータセンターは主要なセキュリティ規格認証を受けた安全な施設であり、そこに暗号化したデータを保管している。さらにアカウントへのログインには多要素認証を設定できるので、不正アクセスのリスクを下げることができる。
さらに、Dropboxのデータの保存先は冗長化されているので、ユーザー自身でディザスタリカバリ（災害復旧）対策を取る必要もない。万が一、PCがランサムウェアに感染してDropbox内ののファイルが書き換えられて（暗号化されて）しまっても、前述した「巻き戻し機能」で簡単に復元できるので、心配は無用だ。自社運用のファイルサーバーよりも可用性の高い、セキュアな環境だと言える。
安全に利用していくうえでは、管理者がガバナンスを利かせることも大切だ。Dropboxのビジネス向けプランでは、個々のファイルやフォルダに対するアクセス権限を一元的に監視／管理することができるほか、ユーザーによるファイル操作の履歴（監査ログ）を取得することができる。こうした機能によって、内部不正の抑止にもつながる。
Dropboxがオススメの理由5：ライセンス管理がシンプル
ファイルサーバーからDropboxへの乗り換えをオススメする最後の理由は「ライセンス管理のシンプルさ」だ。
Windows Serverをファイルサーバーとして利用する場合、サーバーライセンスとクライアントアクセスライセンス（CAL）が必要になる。サーバーライセンスはサーバーのコア数に応じて、CALはWindows Serverにアクセスするデバイス数（またはユーザー数）に応じて購入しておかなければならない。しかも最新版Windows Serverに乗り換えるならば、両方のライセンスを再度購入する必要がある。
Dropboxの場合、プランに応じた月額料金をユーザー人数分支払うだけだ。新入社員や退職者などでユーザー数が増減しても、それに合わせられるのでライセンス料金のムダが出ない。
なおビジネス向けの上位プラン（Advanced、Enterprise）では、一定額の月額料金で「実質容量制限なし」でストレージが使える。ファイルサーバーのようにストレージ追加のためのコストがかかることもなく、将来的なコストの見通しも立てやすいメリットがある。
■20％オフの特別価格！「Windows Server 乗り換えキャンペーン」実施中
Dropboxでは現在、「Windows Server 乗り換えキャンペーン」を実施中だ。Windows Server 2012 / 2012 R2を利用しており、Dropbox Advanced、またはDropbox Enterpriseプランを新規契約する場合、キャンペーン特別価格として定価の20％オフで契約が可能だ。
詳しくはDropbox Naviのページを参照いただきたい。
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今回は「ファイルサーバーからDropboxへの乗り換えをオススメする5つの理由」を紹介した。ほかにも多数の理由が考えられるが、「5つ」ということでなるべく具体的な理由を挙げてみた。乗り換えを検討するきっかけになれば幸いだ。
あえてもう1つだけ理由を挙げるならば、「業務のデジタル化が促進される」こともDropbox導入をオススメする理由だ。Dropboxでは、ドキュメントベースのコラボレーションツール「Dropbox Paper」、電子署名サービス「Dropbox Sign」など、クラウドストレージ以外の業務ツールも多数提供しており、これらは相互に連携して使える。単なる“ファイルサーバーのクラウド移行”ではないと考え、Dropboxのサービス群を積極的に使いこなせば、すぐにでも大きなメリットが実感できるはずだ。
■7月13日（木）Dropbox Japan ウェビナー共催のお知らせ
「Windows Server 2012からの脱却！成功するファイルサーバー移行戦略とは？」
実は、ファイルサーバの移行先は「クラウドストレージ」を活用することが効果的です。 本セミナーでは、「セキュリティ性」「アクセスの利便性」の両立を目的に多くの企業様で採用されている「Dropbox」をテーマにその導入効果（セキュリティ強化やIT運用工数の削減効果、DXの成功事例など）を解説します。
DXに成功した企業の事例を通じて、クラウドストレージの導入のメリットと実際の運用方法について学びましょう。
（提供：Dropbox）
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