西邦建設がDropbox導入。情報共有のための“引き出し”を構築し、書類の作成業務を月10時間ほど削減

2023年02月20日 15時00分更新

文●ASCII

　Dropbox Japanは2月16日、西邦建設の「Dropbox」導入事例を公開した。

　西邦建設は、三重県伊勢市エリアを中心に、公共事業をはじめ多くの施工実績を持つ。土木、建設の現場では、発注者からの依頼事項、作業の内容や変更点などを網羅的に記載した「工事打合せ簿」という書類を作成する。これを関係各社が確認しながら作業を進めるため、工事打合せ簿に不備があると、確認・修正のために作業が遅れて全体の工期に影響を及ぼすという。

　同社は、経験豊富な社員と若手社員の間で、工事打合せ簿の完成度にばらつきがある点に課題を感じており、内容の不備や記入漏れをなくし、書類作成を高いレベルで平準化する必要があった。当時、工事打合せ簿は各担当者が自分のPCで作成・保管しており、それが属人化の要因になっていた。過去の書類を全社に共有すれば、若手社員が作成方法を学べる上、正しい書類をベースにして作成することもででると考え、仕組みの検討を開始した。

　ソリューション選定に当たり、同社がイメージしたのは、過去に作成した工事打合せ簿を保管しておき、既存ノウハウを会社の共有資産にできる“引き出し”だった。そんな折、同社のITパートナーの紹介で知ったのがDropboxだった。Dropboxのアカウントを全社員に配布した上で、積極的に活用したい人、部分的に使ってみたい人、各々が自分のペースでDropboxに慣れていけるように総務部がサポートした。

　同社は、Dropboxに現場ごとのフォルダを作り、ここに図面や工事打合せ簿などのファイルを保管できるようにした。あえて厳密なアクセス権限設定を行わず、担当以外の現場のファイルも確認できるようにすることで、“引き出し”の効果を高めている。導入の結果、資料や書類の作成・修正に関わる業務は、月に10時間ほど削減でき、ペーパーレス化も進んでいる。今後は、ノウハウや知見の詰まった引き出しとしての利用から、より多彩なファイル共有基盤としての活用を進めていくという。

　本事例の詳細は、Dropbox公式サイトにて公開されている。
https://www.dropbox.com/ja/business/customers/seihoukensetsu-case-study

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