受注管理システムの導入で業務プロセスの改善を推進しよう
本記事はユーザックシステムが提供する「DX GO 日本企業にデジトラを！」に掲載された「受注管理システムの導入で業務プロセスの改善を推進しよう」を再編集したものです。
受注管理とは、注文を受けてから商品を出荷するまでのプロセスを管理することです。プロセスが複雑なうえスピードも求められる業務であるため、手作業ではヒューマンエラーのリスクが高くなりがちです。このプロセスをシステム化することで、正確かつ迅速な作業が可能になります。
ここでは、受注管理ではどのような作業を行うのか、また受注管理をシステム化するとどのようなメリットがあるのかを説明します。
受注管理とは
受注管理とは販売管理の一部分で、顧客から商品の注文を受け、在庫を確認して商品を準備し、出荷するまでのプロセスを管理することです。BtoB（企業間取引、法人向けの取引）、BtoC（消費者向けの取引）のどちらの取引においても発生する業務です。
受注管理は本来、注文を受ける業務を指していました。しかし近年では、見積もりや取引契約の締結や、出荷や帳票作成などの業務も含まれるようになっています。
■受注管理の現状
現在、エクセル（Excel）で受注管理をしている企業もあるでしょう。
しかし受注管理のプロセスは複雑で、処理にはスピードも必要です。エクセルでの処理は手入力の部分も多く、作業時間もかかります。入力ミスが発生する可能性もあります。
受注管理業務を効率化するためには、受注管理システムの導入がおすすめです。システムにより受注管理のプロセスを自動化することで手入力を減らし、作業を効率化して、ミスを防ぐことが可能です。 また、システムを導入すると、受注管理データの一元管理が可能になります。その結果、プロセス全体の業務効率化が進み、他部門との連携が容易になります。
受注管理のプロセス
受注管理業務は、次のような作業で構成されています。
1．見積もり作成
主に法人との取引の場合に必要なプロセスです。問い合わせを受け、見積もりを作成します。
企業間取引ではさまざまな条件により価格が変わるため、必須の過程です。
2．契約締結
法人との取引の場合は、一般的に見積もりをベースに商談を行い、商品の価格、納期、支払い方法、保証などを確認して契約を締結します。
消費者向けの取引では、「注文」にあたるプロセスです。
3．受注
顧客との間で受注内容を確認します。間違いがなければ、受注内容を登録します。
4．在庫確認
注文から商品の在庫を確認します。在庫があれば出荷準備にかかり、在庫がない場合は仕入れと生産を行います。
5．納期の連絡
在庫確認後、取引先に納期を連絡します。在庫の有無で納期が変わるため、この過程は必須です。
6．受注伝票と注文請書の作成
社内処理用の受注伝票と取引先向けの注文請書を作成します。
注文請書の作成は、法人向けでは多くの場合発生します。必須ではありませんが、トラブル回避のためには、作成したほうが安心です。消費者向けの取引では行われないか、納品書で代替するケースがあります。
ここまでが一般的な受注管理の範囲です。
受注管理システムとは
受注管理システムは、これまで電話と帳票、エクセル入力などで行われてきた注文受付や受注後の処理などを自動化できるシステムです。受注管理システムを導入すれば、ミスを低減し、業務を大幅に効率化できます。 また、データをほかのシステムと連携させて、受注管理だけでなく、在庫管理や請求管理などの販売管理の処理全体を効率化することが可能です。
■受注管理システムの機能
受注管理システムには次のような機能があります。
・データの自動入力
一度データを登録したら自動的に入力されるので、何度も転記する必要はありません。
人の手による入力作業が減り、転記ミスを防ぐことができます。
・注文内容や受注内容を保存
保存された注文内容や受注内容をもとに、簡単に注文書や見積書を発行できます。
・リアルタイムな在庫確認
在庫確認がリアルタイムでできるので、在庫管理システムと連動させれば、在庫確認から納期連絡までのプロセスが迅速化します。
・受発注に関するデータを一元管理
代金請求や支払いなどのデータを一か所にまとめて管理できます。
■受注管理システムのメリット
上記の機能を備えている受注管理システムを導入すると、次のようなメリットを得られます。
・業務効率化
作業の自動化によって、帳票類を処理する手間と時間を削減できます。また、決算時の処理も大部分を自動化でき、スピーディーに進めることが可能です。他システムとのデータ連携も可能です。以上のことにより、業務を大きく効率化できます。
・人員の適切な配置が可能に
システムを使うことで効率化できるため、人件費のコストを削減できます。人員は人手の足りない部門に配置することも可能です。
・ミスの削減、トラブル防止
システムを使うことで効率化できるため、人の手作業を削減できます。また、他のシステムと連携してデータの入力を自動化することも可能です。そのため作業のミスを削減し、トラブルを防止できます。
・多様なニーズへの対応
業務効率化や処理の迅速化により、人的リソースや時間的リソースに余裕が生まれ、小口や急ぎなど多種多様な注文に対応できるようになります。
・顧客満足度の向上
業務効率化により顧客への対応が全体的に迅速化し、納期が短縮されることで、顧客満足度向上が期待できます。
・売上分析も可能
データを一元管理して蓄積し、利用することで売上分析を行うこともできます。
■受注管理システムの導入で業務を効率化するためのポイント
受注管理システムを導入して業務効率化を進める際には、次のような点に注意する必要があります。
・販売管理全体をシステム化する
受注管理は販売管理の一部です。システムを導入して業務効率化を図る場合は、受注管理だけでなく、販売管理全体をシステム化するのが理想的です。データ連携により入力作業を自動化できれば、その後に必要な帳票類の処理も自動化でき、業務効率化をさらに進められます。
すでに販売管理システムを導入済みであれば、そのシステムと連携が可能な受注管理システムを選択することをおすすめします。これからシステム化を進めるという場合は、受注管理から出荷管理までを包括的に管理できるシステムを導入するとよいでしょう。
・主要取引先が利用しやすいシステムを選ぶ
受注管理システムは、自社だけが利用するものではありません。取引先、つまり発注する側も発注時のインターフェイスとして利用しています。そのため、発注側にとっての使いやすさも重要になります。
法人との取引であれば、主要取引先が利用しているシステムを選ぶのもひとつの方法です。取引先が利用しているシステムがない、もしくはわからないという場合は、ユーザー企業数の多いシステムを選ぶのもいいでしょう。ユーザー数が多いことから、ある程度の使いやすさが期待できます。
また、相手に不要なコストをかけないことも重要です。発注側も導入して利用料金を払わなければならないようなシステムは避けましょう。
・取引先に発注システムの利用を依頼する
データ連携は、受注管理システムを導入する大きなメリットのひとつです。しかし取引の相手がシステムを使ってくれなければ、効果も半減します。先方にはできるだけシステムを使うように依頼しましょう。そのため、必要に応じてシステムの使い方について発注側のサポートをすることも大切です。
正確で効率的な受注管理にはシステム導入が必要
受注管理は企業にとって非常に重要な業務です。しかし作業が多く複雑で、ミスが発生しやすい部分でもあります。この業務をシステム化して自動化することで、受注管理業務をより正確で効率的に行うことができるようになります。システム化にはコストが発生しますが、それにより顧客満足度の向上が期待でき、結果的に売上向上が見込めます。
ユーザックシステムでは、さまざまな受注業務形態に合わせた業務効率化ソリューションがあります。 EDI（電子データ交換：Electronic Data Interchange）取引の効率化、WebEDI受注業務やメールEDIの受注業務、FAXでの受注業務の効率化をまとめた記事はこちらからどうぞ。
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