柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第67回

交換した名刺の情報を手軽にkintoneで管理

Eightの名刺データをkintoneで活用する方法

サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第67回では、Eightプレミアムの名刺データをkintoneで活用してみる。

CSVファイルでデータをダウンロードしてEightとkintoneを連携してみる

　中小企業やSOHOの場合、ビジネスで名刺を交換したら、名刺管理アプリ「Eight」に読み込んで人脈を管理しているところも多いだろう。しかし、kintoneで顧客情報を管理する場合、情報を転記する必要があり、手間がかかる。月額400円のEightプレミアムを契約すれば、CSVファイルでデータをダウンロードできるようになるので、その機能を活用した連携方法を紹介しよう。

　まずはEightプレミアムからCSVファイルをダウンロードする。PCのウェブ版からアクセスして、「設定」→「名刺のダウンロード」を開く。続けて「ダウンロードファイルを作成」をクリックし、しばらく待つ。CSVファイルが作成されたらダウンロードしよう。

　Eightからダウンロードしたファイルには、上部7行くらいに注釈などが書いてあるので行ごと削除する。続けて、「名刺交換日」の列を「昇順」でソートする。これは、名刺交換日が古い順にレコードを登録するため。この時点で不要な列を削除してもいいが、これは後でも作業できる。終わったら、ファイルを保存する。

　続けて、上2行をコピーして新しいファイルにペーストし、CSVファイルとして保存する。ファイル名は「テンプレート.csv」などにしておけばいいだろう。このファイルから、kintoneでアプリを作成するためだ。

EightプレミアムからCSVファイルをダウンロードする

CSVファイルを名刺交換日でソートして保存する

上2行をコピーして新規CSVファイルを作成する

kintoneのアプリ作成画面から「CSVを読み込んで作成」をクリックする

チェックを入れて「アップロードへ進む」をクリックする

　文字化けしている場合は「文字コード」のプルダウンメニューから「Unicode」を選択すればいい。1行目がタイトル行になっており、2行目が最初のレコードとして表示されればOK。