柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第56回

細かく条件を設定してアラートが出せる

目標未達成や締め切りを条件にkintoneから通知を出す方法

店舗ごとに違う設定でアラートが出るようにしてみる

　条件を組み合わせることもできる。売上規模の違う複数店舗がある場合は、一律の金額でアラートを出すのではなく、それぞれの店舗ごとに設定することが可能。たとえば、赤坂見附店は1000万円以下でアラートを出し、五反田本店は1400万円以下で出すようにできるのだ。

　「レコードの条件通知」設定画面で、「＋」をクリックして、条件を追加し、プルダウンメニューから「店舗」を選び、「すべての条件を満たす」にチェックすればいい。複数の店舗を設定することも可能だ。

　この通知は、アプリやレコードの閲覧権限がないユーザーには出ないうえ、操作した本人にも通知されないので覚えておこう。さらに、CSVファイルからまとめて登録したデータが条件を満たしていても、通知されないので要注意。

「＋」をクリックして、複数の条件を設定できる

店舗ごとに通知を出す条件を切り分けられる

締め切り日前のリマインダーを設定してみる

　次に、締め切り日の前にリマインダーを出してみよう。同じく、「設定」の「通知」を開き、「リマインダーの条件通知」をクリック。「追加する」をクリックして、通知のタイミングを指定する。普通に前日の午前9時とかに設定できるほか、作業の着手と締め切り直前のように複数回出すこともできる。さらに、前だけでなく、後にも出せるので、最終確認に使うこともできる。

「リマインドの条件」を追加し、タイミングや通知内容を設定する

指定日の前だけでなく、後の日時も指定できる

異なるタイミングで複数のリマインドを出すことも可能

　通知のタイミングに加えて、条件を設定することも可能。たとえば、すでに納品済みの案件に関してはアラートを出さないといった設定もできる。「通知の条件」でレコードを選び、「完了・納品」にチェックを入れ、「次のいずれも含まない」を選べばいい。リマインドの条件は最大10件まで指定できるので、組み合わせれば相当柔軟な通知設定が行なえるだろう。

　リマインドをうまく活用することで、面倒な進行管理から解放されるのは大きい。その分、生産性のある作業に集中できるので、アウトプットを最大化しよう。

「通知の条件」の「＋」をクリックして、異なるレコードを条件に設定できる

■関連サイト

• kintone（サイボウズ）