柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第56回

細かく条件を設定してアラートが出せる

目標未達成や締め切りを条件にkintoneから通知を出す方法

サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第56回では、目標未達や締め切りを条件にkintoneから通知を出してみる。

レコードが条件を満たしたときに通知が出るようにする

　「第54回　情報の伝達漏れを防止！ kintoneで通知機能を活用してみる」では、kintoneから通知を出す方法を紹介した。今回は、さらに細かい条件を設定する方法を紹介する。

　まずは、レコードが条件を満たしたときに通知を送ってみよう。たとえば、売上を管理するアプリをスタッフが運用している場合、目標にしている金額を割ったら経営陣に通知が出るように設定してみる。「設定」タブの「通知」→「レコードの条件通知」を開き、「追加する」をクリックする。続けて条件を入力し、通知の件名や通知先を設定すればいい。

　ここでは、売上のトータルが1000万円を切ったら、経営企画チームに「売上アラート1000以下」という通知が出るようにする。メールで通知を送る方法は、前出の記事を参照してほしい。

飲食店4店舗の売り上げを入力しているアプリで、通知を出してみる

アプリの「設定」タブから「レコードの条件通知」をクリックする

「追加する」をクリックする

レコードを選択して、条件と通知内容を入力する

通知を出す相手を選択して「追加」をクリックする

「アプリを更新」をクリックする

別ユーザーが条件に合致するレコードを登録してみる

通知に表示される

設定していれば、メールでも通知が届く