柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第42回

kintoneで問い合わせ管理アプリのデータを顧客リストへ簡単にコピーしてみる

サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第42回では、問い合わせ管理アプリのデータを顧客リストアプリにコピーするボタンを作成する。

　会社に問い合わせをしてくれた人とその内容は「問い合わせ管理」アプリに記録しておくと、もれなく対応できるし、あとで検索できるので便利だ。さらに、問い合わせをしてくれた内容によっては、その人を顧客として管理したいこともあるだろう。そんな時、「問い合わせ管理」アプリから「顧客リスト」アプリに、いちいちコピー＆ペーストしてレコードをするのは手間がかかりすぎるし、ミスも発生しやすい。とはいえ、本来は連動する情報ではないので、ルックアップ機能で参照するのも難しい。

　そこで活躍するのが「アプリアクション」機能。「問い合わせ管理」アプリにボタンを設置し、任意のレコード・内容を「顧客リスト」アプリに追加できるのだ。

左の「問い合わせ管理」に登録したデータから、右の「顧客リスト」管理に会社名や担当者名を追加できるボタンを作成してみる

「アプリアクション」機能はコピー元のアプリで設定

　設定は、コピー元のアプリで行なう。この場合は「問い合わせ管理」アプリの設定画面から、「その他の設定」→「アクション」を開く。新規アクションを作成し、アクション名やコピー先のアプリ、コピーするフィールドを選択する。アクション名はボタンに表示されるので、わかりやすい名前にしておくこと。コピー元は設定を開いているアプリに固定されているので、コピー先アプリをプルダウンメニューから選択する。

「問い合わせ管理」アプリの「設定」から「その他の設定」→「アクション」をクリックする

左上の「作成」をクリックする

アクション名を入力する。ボタンに表示されるので、ここでは「顧客リストに登録」とした

コピー元は問い合わせ管理アプリなので、コピー先アプリを選択する

それぞれのアプリでコピーするフィールドをプルダウンメニューから選択する

アクションが作成できた