柳谷智宣のkintoneマスターへの道 第33回

議事録をスマートに作成、管理し、時短にチャレンジ

kintoneの議事録アプリで会議をスマートにしてみる

資料だけでなくホワイトボードの写真や録音した音声データも添付する

　「添付ファイル」フィールドが用意されているので、会議で使ったPowerPointやPDFファイルと資料をアップロードできる。ホワイトボードを使ったなら撮影してアップロードしておけばメモ代わりになるし、音声録音したならそのファイルも保存しておける。議事録への文字起こしが不足していて、後で言った言わないの状況になったときも対処できる。もちろん、スマホアプリからアップロードできるので、PCを経由する必要などはない。ファイルサイズは最大1GBなので、写真や音声はもちろん動画だってOKだ。

「参照」をクリックしてファイルを指定し、「保存」をクリックすればアップロードされる

アップロードされたリンクをクリックすると、ファイルをダウンロードできる

スマホアプリでもアップロードできる。写真以外の場合は「ブラウズ」をタップする

「ファイル」アプリから各種ストレージにアクセスできる

録音データをアップロードできる

フィールドの設定で必須項目にしたりサムネイルサイズをカスタマイズする

　初期設定では、どの項目を入力するのかは自由。日付や作成者は自由で入力されるが、ほかの項目は入力しなくてもいい。とはいえ、議事録で決定事項がないと意味がないので、必ず入力させるようにしてみよう。

　アプリの設定画面から「フォーム」タブを開き、フィールドの歯車アイコンから設定画面を開く。そこで「必須項目にする」にチェックすれば良い。データの入力画面で、フォームに赤い米印が付くようになる。

　添付ファイルの設定画面では、必須項目にするだけでなく、プレビュー可能なファイルのサムネイルサイズも設定できる。もし、レコード画面で画像の内容も見る必要があるなら、大きめにしておくといいだろう。

アプリの設定→「フォーム」タブ→フィールドの設定画面で「必須項目にする」にチェックする

添付ファイルの設定から「サムネイルの大きさ」を選択する

画像を登録すると、最大500×500ピクセルで表示できるようになった

■関連サイト

• kintone（サイボウズ）