ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点 第4回

話がそれて時間切れ、そんな「行先不明な会議」が発生しないようにするには？

2ヵ所のスクリーンと2台のプロジェクターを設置したマルチスクリーン環境

しっかり議題を提示することで、目的が共有される

　対策としては、会議の開催中に当日の議題を提示し続けておくという方法が有効です。参加者のゴールに対する意識のベクトルを合わせ続けられからです。ホワイトボードに議題を書き出しておくだけでも対策になります。

　しかし、できればホワイトボードは意見やアイデアを書き留め、まとめるための場所として確保しておきたいものです。

　そこで今回はICTを活用した対策として「マルチスクリーン環境」をご紹介します。マルチスクリーン環境とは、私の会社で使う言葉ですが、ひとつの会議室のスクリーンやディスプレイを2台以上にした環境の事です。

マルチスクリーンは資料の共有だけでなく、参加者の目的意識も高める

　マルチスクリーン環境を用意し、この写真のように左右で2ヵ所のスクリーンにプロジェクターから投影できるようにすると、「会議の議題やアジェンダ」を片側のスクリーンに投影し、もう一方のスクリーンには「議題に沿った資料」を投影できるようになります。この状態で会議を進行すれば、参加者は常に投影された議題を視覚的に認識することになりますので、会議の議題や目的を意識しやすくできるのです。

片側に議題を表示し、もう一方に会議資料を投影

　私は、会議の議事録やミーティングメモを議事進行に合わせてリアルタイムで作成し、それを片側のスクリーンに表示させて議論するということもよく行います。この方法は、議題に沿ってどのような案が出て、どのような課題が出ているのか、また、何が決まったのかを、視覚的に参加者と共有することができます。議論の流れや決定事項を認知したり、確認したりできますので、参加者の理解や目的意識が高まります。

　2枚のスクリーンを活用すると、複数のデータの比較検討や議題に関連するウェブサイトを参照表示させることも可能です。複数の情報を並べて見たり、関連情報を次々に提示していくことで、新たな着想を生むきっかけを作ったり、迅速な意思決定のサポートをすることにもつながります。

複数の資料やデータを投影して比較検討もできる