業務を変えるkintoneユーザー事例 第342回

運転日誌・工事契約・情報公開 ―― “現場第一”で挑んだDX推進の歩み

紙・慣習・抱え込みの3K脱却へ　加東土木事務所のkintone定着は“デジタル以外の視点”が鍵だった

兵庫県 契約管理課 主幹（システム更新担当） 島浦佳樹さん

　デジタル化における最大のハードルのひとつが「現場での定着」だ。兵庫県の加東土木事務所では、根強く残っていた「3K（紙・慣習・抱え込み）」の壁を、運転日誌や工事契約手続きなどのkintone化によって打破。アナログな現場での定着の鍵となったのは、ナッジ理論やイノベーター理論といった“デジタル以外の視点”だった。

　サイボウズは、kintoneの自治体限定ユーザー事例イベント「kintone hive government vol.2」を2026年7月に開催。会場には全国の自治体が一堂に会し、現場の“リアルな失敗談”や“泥臭い成功の歩み”が共有された。

　2番手として登壇した兵庫県の島浦佳樹さんが語ったのは、出先機関である土木事務所で手書き・電卓・紙決裁を廃止した“現場第一”のDXストーリーだ。

23年ぶりでも残っていた“紙・慣習・抱え込み”の3K

　島浦さんが語ったのは、昨年度まで2年間在籍していた出先機関・加東土木事務所での業務改善だ。島浦さんが所属していた工事事務課はいわゆる総務。契約や予算の管理、公用車や旅費といった事務費の執行、庶務などを所管する、とにかくルーチン業務が多い部署である。

　実は、島浦さんが土木事務所で働くのは入庁時以来23年ぶり（当時は別事務所に勤務）。これだけ時間が経っていればペーパーレス化が進んでいるだろうと足を踏み入れたものの、「思ったより紙だらけだな…」と思わず本音がこぼれたという。

　油断していると机には設計書の決裁が山積み。公用車の運行管理に至っては、業務内容・利用者・走行距離などを紙のメモに残し、それをさらに紙の運転日誌へ転記。それを毎月電卓で集計するという“謎の習慣”が残っていた。さらに、各運転記録にサインしなければならないという苦行も伴う。

運転日誌周りで残り続ける「謎の慣習」

　他にも、工事の契約書を業者に取りに来てもらい、ハンコを押して戻してもらうという、外部にも負担をかける運用もあった。もちろん、個人が紙の資料を抱えて属人化するという定番の問題も蔓延していた。島浦さんは、「正直カルチャーショックを受けました」と振り返った。

　こうした「紙・慣習・抱え込み」の“3K”をどうにかしなければと思っていたところに、兵庫県のデジタル改革課から「HYOGO kin-tech」の案内を受ける。これは同県独自のkintone技術認定制度で、kintoneのスキルレベルに応じたバッジが付与されると共に、無料の研修などの特典も得られるという仕組みだ。

兵庫県独自のkintone技術認定制度「HYOGO kin-tech」

　島浦さんは同制度の集中講座に参加し、一定のkintoneスキルを習得。そして「どう業務改善に乗り出すか」と悩み始めたタイミングで、大きな転機を迎えることになる。

“デジタル以外の視点”で現場にデジタルを定着

　その転機とは、加東土木事務所の一部の部署が、管内の支社・多可事業所へ移転したことだ。これに伴い、同部署が所有する公用車3台も移転することになったが、それは運転日誌担当の負担が丸々増えることを意味していた。困った支社からの相談を受けたことが、結果、島浦さんがkintoneアプリの開発に着手するきっかけとなった。

　出来上がったのは、フォームに運転記録を入力するとkintoneにデータが蓄積されるアプリ。さらに、運転日誌のフォーマットで自動出力され、そのまま電子決裁まで可能だ。このアプリによって、年間5600件にも上る公用車の利用のたびに発生していた「手書き」「電卓」「紙決裁」はすべて廃止された。

連携サービスである「FormBridge」と「PrintCreator」を活用した「運転日誌」アプリ

　ただ問題は、これを現場にどう定着させて、実際に業務を変えていくかだった。なぜなら、工事事務課や決裁者らは非効率な業務に苦しめられていた一方で、運転する職員は「メモを書いて渡すだけ」でそれほど困っておらず、何より手書きに慣れ切っていたからだ。

　このデジタルに慣れていない現場へのアプローチとして、島浦さんは“デジタル以外の視点”を持ち込んだ。参考にしたのは「ナッジ理論」―― 強制やインセンティブではなく、環境の工夫や選択肢の設計で望ましい行動へと誘導する行動心理学である。

　具体的には、公用車の鍵すべてにフォームへのQRコードを取り付け、帰社してすぐの運転席で入力できるようにした。「ハードルを低くし、適切なタイミングで、具体的な動作を示すことで、誰もが実践できるようにする。職員30名ほどの多可事業所では、この工夫で定着できました」（島浦さん）

公用車の鍵すべてにフォームへのQRコードを取り付けた

　では、120名と大所帯である加東土木事務所では、どう広げていったのか。こちらは「イノベーター理論」を参考に、“アーリーアダプター”に当たるデジタルに強い若手などを各課ごとに選定。彼らの理解を得つつ、各課の意見を吸い上げてもらうことで、ボトムアップでアプリ利用を浸透させていった。

大所帯の加東土木事務所で試したイノベーター理論

　そこから狙い通り、支社も含めた全所展開に成功。この取り組みは、兵庫県庁内でも好事例として紹介された。