ペーパーレスからデータ活用へ　生成AIが切り拓くドキュメント革命

AI時代のAcrobatはPDFツールから企業の知識を活用する文書プラットフォームへ

　アドビは2026年9月10日、Adobe Acrobatの「チャットによるPDF操作」と「ポッドキャストを生成」の日本語版をリリースした。これまでの要約や文書への質問に加え、自然言語でPDFを編集したり、資料の内容を会話形式の音声に変換したりできるようになった。

　年間4000億件を超えるPDFがAcrobatで開かれる中、アドビが次に狙うのは、文書を閲覧すること自体ではなく、その中の情報を次の仕事に生かすことだ。企業には過去の提案書や契約書、調査資料などが大量に蓄積されており、そこから必要な情報を探し、根拠を確認し、新たな成果物に再利用できれば、文書の価値は大きく変わる。Acrobatを「文書のプラットフォーム」へと進化させる狙いと、企業でのAI活用について、米アドビでDocument Cloud プロダクトマーケティングディレクター山本晶子氏に話を伺った。

チャットでPDFを操作し、週次レポートは通勤中に聴く

　まず新機能の「チャットによるPDF操作」では、ページの並べ替えや透かしの挿入などを自然言語で指示できるようになる。やりたい操作はわかっていても、メニューのどこに機能があるのかわからないという場面で、画面を探し回る手間を減らせるのだ。一般的なページ操作や編集、文書の保護などをカバーしており、対応する機能は今後も拡大していくという。

チャットによるPDF生成

「IT部門の方からよく聞くのが、学習コストが高いツールは定着しにくいという話です。アプリケーションは機能が増えるほどメニューが複雑になり、使いこなせる人とそうでない人が出てきます。そこで、トレーニングを受けなくても自然に使えるようにしたい。普段から使っているAcrobatの中で文書業務を一通り済ませられれば、用途ごとに別のアプリを立ち上げたり、管理したりする負担も減らせます」（山本氏）

　アドビが国内で、普段PDFを利用する18〜59歳の158人を対象に実施した調査でも、79％がチャットによるPDF操作を利用したいと回答した。操作別ではOCR処理が84％、Wordへの変換が82％となっており、日常的な文書作業を簡単にしたいというニーズの強さがうかがえる。

　もう一つの目玉機能が「ポッドキャストを生成」だ。PDFや複数の資料をまとめたPDFスペースの内容から、会話形式の音声を生成できる。文書を最初から最後まで読み上げるのではなく、要点を短くまとめるハイライト形式と、内容を詳しく掘り下げる形式から選べるほか、売上や新製品など知りたいテーマに絞ることも可能だ。

PDFからポッドキャストを生成できる

　初心者向けか経営層向けかといった聞き手の設定に加え、「柔らかく」「カジュアルに」といったトーンも指定できる。生成した音声を確認して気になる表現があれば、テキストで修正を指示して作り直せる。取材時には、業績や経営状況をまとめた資料の概要を約2分の音声にまとめるデモが披露された。

「経営層はとにかく時間がありません。朝、車で通勤しながら今週のレポートを聴く、といった使い方をしています。私も上司向けに毎週レポートを書いていて、それをPDFスペースに蓄積しています。上司はその内容を音声にして聴いてくるんです。ポッドキャストも、ただ聴くだけではなく、そこで得た情報を次の判断や行動につなげるものになってきています」（山本氏）

米アドビ Document Cloud プロダクトマーケティングディレクター山本晶子氏

　音声化の利点は、移動時間を有効活用できることだけではない。聞き手やトーンを変えることで、同じ情報を受け手や用途に合った形で届けられる。PDFに保存された情報を、読むだけでなく用途に応じて別の形式へ変換できるようにすることも、アドビが重視するテーマの一つだという。

　なお、チャットによるPDF操作はAcrobat Standard、Pro、Studioで利用できる。一方、ポッドキャスト生成は、月額680円からのアドオン「Acrobat AI アシスタント Plus」、またはAcrobat Studioで提供される。

PDFスペースに資料を集め、プレゼンテーションまで仕上げる

　こうした個別のAI機能を、情報収集から成果物の作成まで一連の文書業務につなげるのがAcrobat Studioだ。PDFの編集機能にAIアシスタントやPDFスペース、Adobe Expressのプレミアム機能を組み合わせ、情報を集めるところから成果物を作るところまでを一つの環境で扱える。

　中心となるPDFスペースには、案件やプロジェクトごとにさまざまな情報をまとめられる。PDFやOfficeファイル、URL、会議の文字起こしなどをAIの参照元として扱えるほか、画像や音声などのコンテンツも追加できる。形式の異なる資料を一カ所に集約し、その内容を横断してAIに質問したり、関係者と共有したりできるのが特徴だ。

　取材時のデモでは、取締役会の準備を想定し、Excelに保存された法人営業部門の純営業収益データを比較してグラフ化する流れが披露された。複数の資料を横断してAIが出した回答は「成果物」として保存でき、調査結果や必要な知見を蓄積して、後から提案書などに再利用できる。

デモを担当したアドビ システムズ デジタルメディア 事業統括本部 営業戦略本部 第二製品戦略部 プロダクトスペシャリスト 永田敦子氏

「企業のお客様が非常に気にされるのは、その情報がどこから出てきたのかという点です。Acrobatでは出典となったファイルだけでなく、何ページ目のどの部分を根拠にしたのかまで確認できます。その場ですぐ原文に飛べるので、確認にかかる時間を減らせます。特に日本企業では、AIが作ったものをそのまま外部に出してよいのかを厳しく管理しているケースが多いです。回答の根拠となった社内文書まで確認できることは、企業利用では大きな意味があります」（山本氏）

　アドビの営業担当者は、顧客ごとにPDFスペースを作って活用しているという。過去の提案書や契約書を集約しておけば、2年前にどんな提案をしたのかを確認し、次の商談へ生かせる。打ち合わせ後には参考資料や今後の計画を追加し、サマリーやポッドキャストを付けて顧客と共有するといった使い方も可能だ。人事部門が入社時の資料をまとめ、新入社員が必要な情報を質問しながら学ぶ用途も想定されている。

　PDFスペースに集めた情報からプレゼンテーションを生成し、Adobe Expressのエンジンを使って対象読者やトーン、長さを指定しながら仕上げることもできる。山本氏が相性のよい部門として挙げるのがマーケティングだ。PhotoshopやIllustratorを使わない担当者でも、社内にある情報や素材を再利用し、発信用の資料を作りやすくなる。

「Expressでは、クリエイティブ担当者がテンプレートを用意しておけば、ほかの担当者はそれを選び、コピーや言語を変更して使えます。会社としてブランドガイドラインやテンプレートを決めておけば、社外向けのプレゼンテーションの書式や、どの色を使うのかといったルールも守れます。AIで誰でもコンテンツを作れるようになったからこそ、企業はブランドの統一感を以前より気にするようになっています。そこはアドビの強みを生かせる部分だと考えています」（山本氏）

　企業が期待しているのは、制作費を減らすことだけではない。山本氏によると、用途によってはコスト削減以上に、完成までの時間を短縮できることが評価されるという。製品カタログのように時間をかけて完成度を追求する制作物とは異なり、営業資料や日々の情報発信など、スピードが求められる仕事ほど効果を出しやすい。

社内に眠る文書の価値をAIで引き出す

　Acrobatが文書の再利用に力を入れる背景には、企業内に蓄積された知識をもっと生かしたいという顧客の要望がある。山本氏によると、企業が持つデータの80〜90％は文書などの非構造データで、十分に活用されていない情報を「宝の山」と表現する。

　とはいえ、企業に蓄積された膨大な文書をAIで活用するために、あらかじめ内容を項目ごとに構造化し、データベースへ登録し直すのは現実的ではない。そこでアドビは、PDFやOfficeファイルなどの非構造データを文書のまま扱い、必要な情報を検索したり、必要な項目を抽出したりできるようにしている。長年PDFを扱ってきたAcrobatの技術を生かせる領域だ。

　この考え方を部門や全社規模の文書活用に広げるのが、Acrobat Studioのエンタープライズ版に加わった「Knowledge Base」と「Analyzer」だ。Knowledge Baseは社内の知識を共有するための機能、Analyzerは大量の文書を解析するための機能で、現時点では日本語版では使えないものの、今後対応する予定だ。

　Knowledge Baseは、社内の信頼できる文書をまとめ、社員が質問できる共通の情報源として活用する機能だ。例えば法務部門がガイドラインや規定を登録しておけば、社員は自然言語で質問するだけで、関連する文書を根拠にした回答を得られる。SharePointやGoogleドライブのファイルとも同期できるため、既存の文書を別の場所へ移し替えずに利用できる。

　アドビ社内でも、リサーチ部門やアナリストが作成した調査資料をまとめ、「前年にPhotoshopで最も使われた機能は何か」と質問して該当するレポートを探すといった使い方をしているという。Slackにも組み込み、普段使っているチャネルからKnowledge Baseへ質問できるようにしている。

　一方のAnalyzerは、大量の文書から必要な項目を抜き出し、内容を横断して比較・分析するための機能だ。山本氏はM&Aでの活用を例に挙げる。買収先企業と自社が保有する多数の契約書から、支払い条件などの項目を抽出し、契約内容の違いをまとめて確認できる。顧客ごとに契約条件が異なり、多くの文書を扱う保険や不動産などにも適しているという。

　こうした企業向け機能でアドビが強みとして挙げるのが、長年PDFを扱う中で培ってきた文書解析技術だ。大量の社内文書をAIで活用するうえでは、LLMそのものの性能だけでなく、その前段となる文書の読み取りも重要になる。

「私たちはPDFを作った会社なので、文書の構造そのものを深く理解しています。その知識を生かした抽出エンジンがあり、元の文書から必要な情報をどれだけ正確に取り出せるかを重視しています。最初の情報抽出が不十分なら、その後で大規模言語モデル（LLM）に要約させても、結果は不十分になります。文書から正確に情報を取り出し、それを次の作業につなげ、最終的な成果物まで作る。一連の流れを一つの環境で完結できることが強みです」（山本氏）

Acrobatを生かすには社内の文書と業務を整える

　Acrobat StudioやKnowledge Baseのような仕組みがあっても、社内の情報が整理されていなければ十分には活用できない。山本氏が日本企業と対話する中で感じたのは、AIツールを導入する前に、利用するデータと業務の両方を整える必要があるということだ。

　例えば、過去のデザインや資料を再利用しようとしても、必要なファイルが担当者のPCや個人管理のフォルダに散在していては、Acrobat Studioなどから十分に活用できない。まず社内で保存・共有する場所を決め、必要な情報を組織として利用できる状態にすることが重要だ。さらに、どの情報をAIに利用させるのか、誰にアクセスを認めるのかといったルールも整える必要がある。

「企業では、AIをやみくもに使わせるのではなく、AI推進室やDX推進室といった部署が中心になって、社内ルールを整えようとする動きが出てきています。セキュリティについても、AIは危ないから使わないのではなく、どうすれば安全に使えるのか、どんなポリシーが必要なのかを考える段階に変わってきています」（山本氏）

　もう一つ必要なのが、Acrobatをどの業務で使うのかを決めることだ。社内文書を検索できるから使う、AIで要約できるから使うというだけでは、導入効果は見えにくい。現在の業務を見直し、情報を探す、内容を確認する、資料を作るといった工程のどこに時間がかかっているのかを洗い出し、Acrobatで置き換えられる部分を見極める必要がある。

「AIは、自分たちの業務に結び付いて初めて意味があります。現在のワークフローを整理し、その中でAIが得意な部分はどこなのかを洗い出す。一方で、今でもAIを使わず、人が対応した方がよい仕事はたくさんあります。どの業務にAIを使うのかを決めなければ、投資対効果は見えてきません」（山本氏）

　Acrobatの導入後は、作業工程がどれだけ減ったか、情報検索や資料作成にかかる時間をどれだけ短縮できたかまで測ることで、企業が文書をAIで活用する効果を具体的に把握できる。

　Acrobatは、PDFを閲覧・編集するツールから、社内に蓄積された文書を次の仕事に生かすための基盤へと役割を広げている。ただし、その価値を引き出せるかどうかは、企業側が文書をAIから利用できる状態にし、どの業務で使うのかを決められるかにもかかっている。文書の中から必要な情報を探し、根拠を確認し、新たな成果物へつなげる一連の仕事を支える「文書のプラットフォーム」が、アドビの描くAcrobatの次の姿なのだ。

■関連サイト

• Acrobat AIアシスタント