会議室不足が深刻化する中、Neatframeは会議室の実利用を可視化してオフィス空間の最適化を支援する取り組みを紹介した。出社回帰とオンライン会議の定着が同時に進むなか、予約状況だけでは見えない「使われていない会議室」を減らし、限られたスペースを有効活用する需要が高まっているという。会議室に設置するWeb会議機器で在室人数や室内環境を計測し、会議室運用の改善につなげるのが特徴だ。
同社の提案の要点は、会議室の予約データと実際の在室状況を突き合わせ、空予約や少人数利用の偏りを把握できる点にある。ビデオ会議機器に内蔵されたセンサーを活用することで、予約されているのに誰も使っていない時間帯や、広い会議室を少人数で使っている状況を捉えられる。こうした分析により、会議室を増やす前に運用面で改善できる余地を探れるという。
参考となる事例として、ザイマックス総研が2026年1月に公表した「大都市圏オフィス需要調査2025秋」では、メインオフィスの課題として「会議室やリモート会議用スペースなどが不足している」が57.7％で最多だった。大手電機メーカーでは、予約されているのに実際には使われていない会議室の時間を賃料に換算すると年間約1億円規模に相当するとの試算も行われた。さらにSansanでは、会議開始予定時刻から10分経っても人がいない場合に予約を自動解除する運用を全社で実施し、使われない予約枠の削減に取り組んでいるという。
Neatは北欧ノルウェー発のビデオ会議ソリューションブランドで、2019年に創立された。日本法人のNeatframeは2021年7月設立だ。会議室向けのWeb会議機器を中心に、電源を挿すだけで使える一体型機器など、企業規模や課題に応じた製品を展開している。
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