業務を変えるkintoneユーザー事例 第326回

「あの人しか分からない」を終わらせたあるシステム開発会社の試行錯誤

属人化の解消は多忙な“Aさん”を救うことから　切り札は「kintone×AI」を自然に使わせる仕組み

入力粒度を均すための“自然にAIを使わせる”仕組み

　この日報で過程が残されない問題に、栢野さんは、システム屋らしく3つのAI実装で解決を図った。

　1つ目は、対話式の日報入力のサポート機能だ。ボタンひとつで起動し、質問に答えていくだけでAIが日報の草案を生成してくれる。2つ目は、保存された日報の内容からAIが検索ワードを生成し、連動する案件アプリに自動蓄積する機能だ。これは、そのままナレッジベースとして運用する狙いがあった。

　3つ目は、案件完了時の報告書の草案を、日報から自動生成する機能だ。この3つの機能は、すべてkintoneとOpenAIのAPIで開発されている。

5つの質問に答えると日報の草案が出上がるAIサポート機能

　しかし、これらのAI機能はまったく使われなかった。例えば、入力サポート機能の使い方を上司に説明しても「そんなん使わなくても日報ぐらい書ける」と一蹴され、その後の上司の日報はいつもの結果だけのものだったという。

　AIが使われない理由を見つけるために、栢野さんは、すべての日報データを見直した。その際、kintone標準のレコード一覧分析AIが役立ったという。

　すると「人によって入力の粒度が異なる」ことが明確になった。状況が再現できるレベルで詳細に書く人がいる一方で、どうしても結果だけを記す人がいる。この粒度の差を均すために行き着いたのは、“サポート機能を使わせる”のではなく、“自然に使っている状況をつくる”ことだった。

　具体的には、入力サポート機能を改良した。日報を保存しようとすると、いったん「止まる」。そのタイミングでAIが内容を判定し、状況が再現できる入力量であればそのまま保存。不足している場合はポップアップされる質問に答えることで保存できる。この仕組みで、組織全体で日報入力の粒度を均一化することに成功した。

日報の内容が不足していると3つの質問に答えないと保存できない（右）

“大きな改善”ではなく“手元の小さな改善”から

　こうして、kintoneによる情報基盤が整備されたことで、どのような変化が起こったのか。栢野さんは、「“kintoneを中心”とした会話が増えました」と語る。

　定例ミーティングではkintoneを参照しながら情報共有をするスタイルが定着した。そして、kintoneの案件やタスクの進捗を基に、共有や相談もしやすくなった。ナレッジベースとしても機能し始め、kintoneで過去事例を検索して、担当者に聞かなくても解決できるようになっている。

　最後に栢野さんは、「属人化は構造的な問題でした。 創意工夫で手元のツールを駆使し、小さな改善を止めなかったことが成果につながりました。何も大きく改善を始める必要はありません。意外と最初の改善というのは、あなたのすぐそばにあるかもしれないです」と締めくくった。

　セッション終了後には、サイボウズ松山オフィスの村上優さんとのアフタートークが繰り広げられた。

村上さん：壁にぶつかった中で、追加質問の判定AIを組み込んだところがすごいと思いましたが、開発のきっかけを教えてください。

栢野さん：基本的に社内がすごく静かなので、普段からよくAIと話しており、その流れでkintoneのAIに相談する中から生まれました。

アフタートークの様子

村上さん：普段の業務からAIを活用されていると思いますが、実際にコードを書いてもらったりしているのですか。

栢野さん：書いてもらっていますが、もちろん上手く動かないこともあるので、プログラマーの視点でチェックする必要がありますね。

■関連サイト

• ランネット
• kintone
• kintone hive