ガバナンスの徹底で安全を担保し、AI活用の促進で目指すのは“トレジャーBox”という成長エンジン

“120TB消失危機”を救ったBox。ゼネラルが挑むグローバルデータ統合の舞台裏

Boxを利用した統合データ基盤が完成、海外拠点とのやり取りもスムーズに

　夏のファイルサーバー障害発生を受け、2024年の年末から3カ月ほどで、Boxへのデータ移行を実施。同時に、Box移行後のフォルダー構造やアクセス権限、セキュリティ／コンプライアンスに関する設計も実施し、2025年春には国内向けに本番運用をスタートした。

　迅速な対応が必須だったため、Boxの専門家による技術サポート（Box Consulting）も利用したという。

　「Boxのスペシャリストチームの方が『3カ月ですべてのデータをBoxに上げます』と言ってくださって、実際に作業は3カ月で完了しました。現在は、120テラバイトのデータすべてをBoxに移行した状態で、アクセス権限の設定などを進めています」

　海外拠点へのBoxのロールアウトも、2026年内の完了を目標として段階的に進めている。これまでファイルサーバーを利用していなかった海外拠点も含め、ゼネラルのグローバル全体で、Boxを共通データ基盤として利用していく。最終的には、全社で6500アカウント規模になる予定だ。

　Boxの利用開始に合わせて、セキュリティレベルや運用ルールもグローバルで統一していく。その一環として、Box上ではフォルダー構造やアクセス権限を工夫している。

　具体的には、最上位階層のフォルダーを、グローバルの全社／全員がアクセスできる領域、本社（日本）や各国子会社ごとの領域、さらに社外共有用の領域といった具合に分けた。Boxでは上位フォルダーのアクセス権限が継承されるため、こうしておけば管理がしやすく、設定ミスによる予期せぬ情報漏洩が防げる。

　さらに、本社が全体のアドミニストレーター権限を持つが、各海外拠点にも共同管理者権限を与えて、それぞれが利用しやすいように管理してもらう。

　「こうした運用には、コンプライアンス上の理由もあります。たとえばEU圏では、GDPRによるプライバシー規制があり、日本の管理者が各国のフォルダーの中までアクセスするのは、法規制に抵触するおそれがあるためです」

　グローバルに利用を拡大していくうえでは、それぞれの国で従来のやり方を変えることに納得してもらう必要もある。そこで、各国の拠点に足を運び、メンバーとフェイストゥフェイスで会話をし、理解を得る地道な取り組みも必要だったと、齋藤氏は語った。

会社の成長につながるコンテンツ活用で「Boxを“トレジャーBox”にしたい」

　齋藤氏は、Boxの全社導入は、データのクラウドリフトだけで終わるものではないと強調する。今後の目標として見据えているのが「グローバルなコンテンツ基盤としての活用」だ。

　「設計資料や品質管理資料、営業提案書、コールセンターで収集したお客さまの声など、これまでは各拠点や個人のPCに埋もれがちだった非構造データをBoxに集約／蓄積し、AIによる検索や要約、分析を通じて活用していくことを目指します」

　これまで属人的に蓄積されていたナレッジを、グローバルのゼネラル全体に開放していく。それにより、ナレッジの継承から業務品質の向上、経営意思決定の迅速化まで、幅広く使えるものにしていきたい。そうした思いがある。

　「IT部門は、会社からは『コストセンター』と見られがちです。しかし、Boxを使って過去の資料や情報を集め、AIを使って活用できるようにすれば、裏方ではあっても『会社の成長ドライバー』になれるはず。いま、われわれがやらなくてはならない一番のミッションは、その部分だと思います」

　現在のゼネラルはまだ、グローバルでBoxに情報を集約し蓄積する取り組みを始めた段階だが、このインタビューを行っている同時刻には、デジタル推進グループの若手メンバーたちがAIエージェント開発の研修を受けていた。おそらく、BoxとAIを通じた情報資産の活用も、スピード感を持って進むことになるだろう。

　「Boxがクラウド上の“物置き”になるのでは、まったく意味がないと思っています。過去のさまざまな情報資産を集約して、会社の成長につながることを目指したい。Boxが“トレジャーBox（宝箱）”になるといいな、と思っています」

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