松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第58回

ワークフローからデータ操作が可能なExcelファイルを、ワークフロー内で自動作成

実はできる！ Power Automateでテーブル設定済みのExcelファイルを新規作成する方法

　こんにちは、Microsoft MVP（Business Applications）の松本典子です。

　Power Automateのクラウドフローを、日々の業務に活用している「Excel」の操作や処理を自動化されているという方は多いと思います。Power Automateには「Excel」コネクタが用意されていますから、そうした処理は比較的簡単にできます。

　ただし、クラウドフローからデータ操作ができるExcelファイルは、クラウド上（OneDriveまたはSharePoint）に保存されていること、そしてファイル内で「テーブル」が設定されていることが前提条件になります。

　しかし、あらかじめ手作業でExcelファイルを作成し、テーブル設定まで終わらせておくのは、少し面倒に感じている方もいるかもしれません。この作業も自動化できないものでしょうか？

　そこで今回は、テーブル設定済みの新規Excelファイルを、クラウドフローで自動作成する方法をご紹介したいと思います。

1. クラウドフローで新規Excelファイルを作成する場合

　ワークフローの作成に入る前に、まず今回のポイントを説明しておきます。

　クラウドフローでExcelファイルを新規作成する場合は、保存先のクラウドサービス（OneDriveまたはSharePoint）のコネクタが用意している「ファイルの作成」アクションを利用します。

Excel Online（Business）コネクタ

　「Excelファイルを作成するのだから、『Excel』コネクタのアクションにあるのでは？」と考える人もいるかもしれません。しかし、Excelコネクタのアクション一覧を確認してみても、ファイルを新規作成するアクションはありません。

　　「Excel」コネクタは「すでに存在するファイルを操作する」ためのものであり、Excelファイルそのものの作成には「OneDrive」コネクタや「SharePoint」コネクタを使うという点がポイントです。

1-1. 事前準備

　ポイントはもう一つあります。事前準備として、OneDriveまたはSharePoint内に、手作業で空のExcelファイルを用意しておきます。

空のExcelファイル

　OneDrive上の任意のフォルダーに作成したExcelファイルは、上図のとおり、データは何も入っていません。

　Excelファイルを新規作成するのに、なぜ別途、空のExcelファイルが必要なのか？ については後述します。

2. 今回作成するワークフロー

　準備ができたので、Power Automateでワークフローを作成していきます。

今回作成するワークフロー

　今回、作成するワークフローは上図のとおりです。ファイル名を入力してフローをトリガーすると、テーブル設定済みの新規Excelファイルが自動生成されます。

　なお、今回はクラシックデザイナーの画面で説明していますが、モダンデザイナーでも同じようにフローを作成できます。

2-1. トリガーの設定

　今回は動作サンプルを示すフローなので「手動でフローをトリガーします」トリガーを利用します。このトリガーは、Power Automateのポータル画面やモバイルアプリから、任意のタイミングでフローを実行できます。もちろん、ほかのフローに組み込む際には手動トリガーである必要はありません。

　　「組み込み」カテゴリをクリックし「手動でフローをトリガーします」トリガーを選択します。

手動でフローをトリガーしますトリガー

　　フローの実行時にファイル名を手入力するように指定します。「ユーザー入力の種類の選択」で「テキスト」を追加し、項目名を分かりやすいように「ファイル名」に変更します。

2-2. アクションの設定：ファイル コンテンツの取得

　　次に、「1-1. 事前準備」で作成した空のExcelファイルを取得します。

　　検索窓に「OneDrive」と入力し、「OneDrive for Business」コネクタをクリックしたうえで、アクション一覧から「ファイル コンテンツの取得」を選択します。

ファイル コンテンツの取得

　　「ファイル」の項目では、右端のフォルダアイコンをクリックして、先ほど作成した空のExcelファイルの場所を指定します。

2-3. アクションの設定：ファイルの作成

　続いて、Excelファイルを新規作成するアクションを設定します。

　検索窓に「OneDrive」と入力し、「OneDrive for Business」コネクタをクリックしたうえで、アクション一覧から「ファイルの作成」を選択します。

「ファイルの作成」アクションの設定

　「ファイルの作成」アクションは次のように設定します。

　（1）フォルダーのパス：新規ファイルを作成したい場所を選択
　（2）ファイル名：トリガーの動的なコンテンツ「ファイル名」を選択し「.xlsx」と拡張子を入力
　（3）ファイル コンテンツ：「ファイル コンテンツの取得」の動的なコンテンツ「本文」を選択

　上図のように、「ファイルの作成」アクションでは、作成するExcelファイルのファイル名に加えて、その中身（ファイル コンテンツ）を指定する必要があります。ここで指定するために、「1-1. 事前準備」で空のExcelファイルを作成しておく必要があったわけです。