松本典子の「はじめよう！Azure Logic Apps／Power Automateでノーコード／ローコード」 第48回

「備品購入」「経費申請」など、承認者やその数が異なる承認ルートをまとめて処理

Power Automateで「複数の承認ルート」対応の承認ワークフローを作ろう

2-2. 入力フォームの準備

　続いて、従業員が承認申請の内容を入力するフォームを「Microsoft Forms」で作成します。このフォームから承認申請内容が送信されたら、それをトリガーとしてPower Automateワークフローを実行する仕組みです。

従業員用申請フォーム

　フォームの項目は次のように設定しました。Power Automateの「承認」アクションでは申請者のメールアドレスを利用するため、（4）でメールアドレスも入力してもらいます。

　（1）申請の種類
　（2）申請日
　（3）申請者名
　（4）申請者メールアドレス
　（5）申請内容

（1）申請の種類

　（1）申請の種類は「ドロップダウンリスト」にして、「備品購入」と「経費申請」のどちらの承認ルートかを選ぶように設定します。

　なお、本記事ではフォームの詳しい作成方法については省きます。以下のマイクロソフトの公式サポートページを参考にしてください。

　○Microsoft Formsを使用してフォームを作成する（マイクロソフト公式サポートページ）

3. 今回作成するワークフロー

今回作成するワークフローの全体図

　事前準備が済んだので、Power Automateでワークフローを作成していきましょう。今回のワークフローは上図のような形になります。

　Microsoft Formsのフォームから承認申請が送信されると、それをトリガーとしてフローが起動します。申請者が選択した承認ルートに沿って、多段階承認を行うというフローです。

　なお、今回はクラシックデザイナーの画面で説明していますが、フローはモダンデザイナーでも同じように作成できます。

3-1. トリガーの設定

　フォームからの送信を起点とするために、トリガーには「Microsoft Forms」コネクタを利用します。

　検索窓に「Microsoft Forms」と入力してコネクタをクリックし、トリガーとして「新しい応答が送信されるとき」を選択します。これにより、フォーム入力した内容が送信されたタイミングでフローが実行されます。

　なお「Microsoft Forms」コネクタを初めて利用する際は、Microsoft Formsに接続するためのサインインが求められます。先ほど入力フォームを作成したアカウントでサインインします。

トリガーの設定

　トリガーの設定では、どのフォームが送信されたときに起動するかを指定する「フォームID」を設定します。「2-2. 入力フォームの準備」で作成したフォーム（今回は「従業員用申請フォーム」）を選択します。