OutlookでAIアシスタント「Copilot」を使うと丁寧なメールを書くのが楽になる

2024年05月28日 09時00分更新

文● 柳谷智宣　編集●ASCII.jp

「メッセージ」タブの「Copilot」アイコンをクリックする

OutlookでAIアシスタント「Copilot for Microsoft 365」を使う方法

　OutlookでもCopilot for Microsoft 365を利用できる。新規メールを作成する「メッセージ」タブを開くと、「Copilot」アイコンが表示される。アイコンをクリックすると、「Copilotを使って下書き」と「Copilotによるコーチング」という2つのメニューが表示される。

　まずは、「Copilotを使って下書き」をクリックしてみよう。Copilotの入力ウィンドウが開くので、その中にプロンプトを入力する。ここでは、Aさんに記事の執筆依頼メールを作成してみよう。

「Copilotを使って下書き」をクリックして、プロンプトを入力する

　「Aさんへの執筆依頼。テーマは「生成AI最前線」、ギャランティは10万円。締め切りは2月末」といったプロンプトを入力する。続けて、設定アイコンをクリックし、生成する文章のトーンや長さを選択しよう。業務メールなのでトーンは「フォーマル」、長さは「中」もしくは「長い」を選択するといい。あとは、「生成」をクリックすると、メールの下書きが生成される。

　特に指示はしていないのだが「B出版の柳谷」から「雑誌C」での執筆依頼メールが生成された。内容に問題なければ「保持する」をクリックし、メール作成画面に挿入する。最近の若者は主にLINEのようなチャットコミュニケーションツールを利用しているので、メールを書いたことがない人が多いそう。それでも、箇条書きから使える下書きができれば、失礼のないメールを作成できる。

　もちろん、生成AIは想像で文章を書くので、「あなたの著書を拝見して感銘を受けました」というところをそのまま書いていいかどうかは自分でジャッジする必要がある。読んでもいないのにコピペすると、トラブルの元になりかねないので注意すること。「先日はお会いできて光栄でした」や「文字数は8000字でお願いします」といった内容が入ることもあり、くれぐれも確認せずに送信してはいけないことは肝に銘じておこう。

　画面の生成文は数回チャレンジして、いい感じしたものをチョイスしている。実は、執筆依頼を受けたという体裁のメールが生成されることがあるのだ。まったく逆の意味になってしまうので、そんな時は、「再生成」ボタンをクリックし、書き直してもらおう。何度かトライしてダメなら、プロンプトが適切でないということなので、「破棄する」をクリックして、入力し直そう。

　とは言え、挨拶から入り、前振りから自己紹介、依頼、注意事項、締めまでの流れはきちんと入っており、下書きとしては十分レベル。へりくだり過ぎる傾向はあるが、敬語はきちんとしているので、安心できる。さすが、GPT-4と言ったところだろう。

「保持する」をクリックすると、メール作成画面に挿入される

　「Copilotによるコーチング」をクリックすると、メールの本文を分析し、修正案を提示してくれる。Copilotを使って下書きした文章もブラッシュアップできるので、一通り書いたらコーチングしてもらうといいだろう。丁寧語や敬語のアドバイスが多いのだが、文章によっては「執筆依頼を断られる可能性もあるので、あからさまに期待を示すと困らせるかもしれません」などと、なるほど、と思わせる指摘もしてくれる。