もう迷わない！プランの違いをひたすらマニアックに掘り下げる

LINE WORKSのフリープランと有償プランの違い　導入支援3000社の凌芸舎に聞いた

　LINE WORKSで意外と難しいのは、無償のフリープランと有償プランの違い。2023年10月5日にはフリープランの仕様も改定されるため、利用者は一度整理しておく必要がある。今回は、LINE WORKSの導入支援3000社を誇る凌芸舎（りょうげいしゃ）の茨木幹太氏に、フリープランと有償プランの違いをマニアックに掘り下げてもらった。

凌芸舎 茨木幹太氏

LINE WORKS専門家がフリープランと有償のプランの相違点を掘り下げる

　凌芸舎は老舗のLINE WORKSセールス＆サポートパートナー。2014年に国内で初めて前身サービスである「NAVER Works」（2016年1月に「Works Mobile」に改称し、2017年2月に現在の「LINE WORKS」に改称）を自社導入し、合わせて販売パートナー第1号として、国内の企業、団体、個人に向けて導入支援を続けている。2023年10月の時点で導入支援社数は3000社を突破し、LINE WORKS主催のパートナーアワードでも3年連続でPartner Awardを受賞しているという優良パートナーだ。

サポート社数は3000社を突破

3年連続でLINE WORKSのPartner Awardを受賞

　同社の強みはフリープランにおいても、有償プランのユーザーと同様のサポートを無償提供している点。フリープランをメーカー経由で直接登録した場合、カスタマーサポートはテナント開設から30日間のみという制限があるが、凌芸舎経由での登録であれば、中長期でフリープランの運用を検討していても、安心してサポートを受けられる。

　しかもLINE WORKSに特化した専売／サポートチームで事業展開しているため、操作面や運用面のノウハウを顧客サポートを通じて蓄積してきたという。そんなLINE WORKSを知り尽くした凌芸舎に聞いてみたかったのが、フリープランと有償プランの違いだ。

　LINE WORKSには無料で使えるフリープランと有償プランが用意されており、有償プランはさらにスタンダードプランとアドバンストプランに別れている。しかし、このフリープランと有償プランの間には、それぞれに細かい機能差があり、初心者にとっては、導入時のプラン選定に迷ってしまうケースもあるという。企業、団体側では、セキュリティをはじめ、内部のポリシーは、さまざま。どのプランであれば、自社のポリシーをクリアできるのかといった指針が明確に欲しいところ。

　そこで、今回は凌芸舎の茨木幹太氏にフリープランと有償プランの違いをまとめてもらった。実際に洗い出してみると「こんなにあったのか？」と茨木氏も驚くくらいだったが、サービス導入の際には知っておきたいことばかりだ。以下、茨木氏のコメントとともに、プランごとの機能差について見ていこう。なお、本記事の内容は2023年10月5日現在のものであることをお断りしておく。

ID数、共有ストレージなどフリープランの上限

　フリープランは有償プランに比べてさまざまな上限が設けられている。利用可能なIDの数や共有ストレージの容量のほか、アドレス帳、グループ通話、掲示板などの上限をまとめてみた。

①利用ID数　フリープラン＝30IDまで　有償プラン＝無制限

フリープランは、2018年の提供以来、最大100IDまで利用できていたが、2023年10月5日以降は最大30ID に仕様変更される。ただし、10月5日以降の新規開設にのみ適用され、既存のフリープラン顧客については、猶予期間として2024年9月末まで従来の上限100IDで利用できる。有償プランの場合は、購入ライセンス数の制限がない「年額プラン」と、利用ID数の制限がない「月額プラン」のいずれかを選択する。

②共有ストレージの容量　フリープラン＝5GB　有償プラン＝1TB以上

アップロードした写真やファイルを保存する共有ストレージの上限容量は、フリープランが5GBなのに対し、有償プランは基本容量1TB（スタンダード）。アドバンスプランだとなんと100TBまで拡大する。さらに有償プランの場合、年額プランだと1ライセンスあたり1GB、月額プランだと1IDあたり1GBが追加される。「共有ストレージの上限定義は、1ユーザーあたりではなく、全メンバーに対しての上限であることにも注意してください」（茨木氏）

③アドレス帳の連絡先　フリープラン＝500件　有償プラン＝10万件

顧客や取引先を登録したアドレス帳は、フリープランの場合、テナント全体で500件だが、有償プランだと10万件まで拡大する。「店舗IDや営業部のメンバーがLINE連携機能を活用して顧客のLINEとつながって営業活動をすることをLINE WORKSの主たる利用目的にしている場合は、フリープランの500件は、すぐに上限に達してしまうかもしれません。顧客管理の点からも連携先ユーザーは、アドレス帳に入れておくべき。外部用アンケート実施の前提条件でもあります」（茨木氏）。なお、「アドレス帳登録数拡張」というオプションはフリープランでは購入できないので注意。

④グループ通話の参加人数　フリープラン＝4名　有償プラン＝200名

フリープランの場合は、グループ通話の参加人数は最大4名まで、通話の最長時間も60分までという制限がある。5人目が通話に参加しようとすると、「グループ通話に参加できる人数の上限に達したため参加できません」とアラートが表示される。有償プランの場合は最大200名までに増え、通話時間の制限もなくなる。

⑤掲示板の作成数　フリープラン＝10個　有償プラン＝掲示板＋カテゴリの合算数300個

有償プランでは管理者画面でバックアップを作成可能。掲示板の記事をHTML形式で保存することができる。

有償プランのみ利用できる機能

　LINE WORKSはフリープランでも基本的な機能は、ひと通り利用できるが、有償プランのみサポートしている機能も意外と多く存在している。管理とセキュリティ関連の機能については、後述する。

①トークルームのフォルダ内のファイル本文の検索

フリープランでは、トークルームのフォルダ内検索はファイル名、およびフォルダ名のみが対象。有償プランの場合、加えて標準で本文検索にも対応する。本文のファイル形式はMicrosoft OfficeファイルやPDF、テキストなど。トークルーム内やノートも横断的に検索してくれる。「スタンダードプラン+Driveオプション、もしくは、アドバンストプランに標準で付いているDriveでも同様に本文検索に対応します」（茨木氏）

②ステータス表示

現在の自分の状況、たとえば「取り込み中」「離席中」「時間外」「不在」などを選択して、プロフィールやトークルームのメンバーリストに表示できる機能。フリープランでは利用不可。ステータスは前述の4つの既定 ステータスを含め、最大で10個まで管理者画面で追加することができる。

③連絡先のエクスポート

フリープランでは、連絡先のインポートは可能だが、エクスポートができない。有償プランであれば、どちらも可能。

④予定のインポート／エクスポート

有償プランでは、外部カレンダーの予定をiCal形式にて、LINE WORKSにインポートできる。逆に「会社カレンダー」を除くLINE WORKSカレンダーの予定をiCal形式にてエクスポートし、外部カレンダーにインポートすることも可能。

⑤LINE連携時のあいさつメッセージの自動送信

LINEユーザーがLINE WORKSユーザーを友だち追加した際にあらかじめ設定しておいた挨拶メッセージを自動送信できる機能。有償プランのみ利用できる。

⑥アンケートのテンプレート追加

有償プランでは、管理者画面で既定のテンプレートに加え、独自のアンケートテンプレートを作成できる。

⑦画面のカスタマイズ

有償プランでは、LINE WORKS画面のカスタマイズが可能になる。ブラウザ版やモバイル版アプリに表示されるLINE WORKSロゴを自社ブランドのロゴに変更したり、メニューバーのテーマカラーを変更したり、独自のアイコンメニューを追加し、任意のURLにリンクしたりすることも可能。アプリでは、アイコンメニューの並び順も変更できる。

カスタマイズ機能で、ロゴを入れたり、アイコンを変えられる

⑧掲示板の投稿を整理

掲示板の投稿数が増えてきた場合に、古い記事をまとめて整理する機能。有償プランのみ利用できる。別掲示板への移動やゴミ箱への移動、完全削除などが可能。整理したい掲示板を選択の上、期間の設定、記事作成者の指定（任意指定）、添付ファイル数（任意選択）、コメント数（任意選択）を指定／選択して、一括整理を実行することが可能。

フリープランで変更できない項目

　フリープランでは変更不可の既定値が設定されていることも多い。有償プランであれば、社内のポリシーや運用ルールにあわせて管理者が柔軟に既定値 から設定変更できる。

①送信トークの取り消し可能時間

フリープランは1時間以内。有償プランは1時間以内／24時間以内で選択できる。ただし、送信取り消しはLINE連携のトークルームでは利用できないので注意。

②トークルーム機能（ノート／予定／タスク／フォルダ）

フリープランではトークルームに付随するノート／予定／タスク／フォルダがデフォルトで有効になっており、無効にできない。また、「ノートだけOFF」といった付帯機能別の細かな設定ができない。有償プランでは有効か、無効かを選択できる。

③トークの保存／検索期間

フリープランは3年が既定値で変更不可だが、有償プランでは3年、2年、1年、6ヶ月、3ヶ月、1ヶ月から選択可能。

④既読メンバーの表示

フリープランでは「自分および他のメンバーのメッセージの既読者／未読者を表示する」が既定値。有償プランでは「既読者／未読者の表示自体しない」「自分が送信したメッセージのみ既読者/未読者の表示をする」「他のメンバーのメッセージについても既読者／未読者の表示をする3パターンから選択が可能。

⑤トークルームにアップロードする 1ファイルあたりの上限サイズ

トークルーム内（付帯機能のフォルダ、ノートなどは、含まれない）にアップロードするファイルについて、1ファイルあたりの上限サイズは、フリープランは2GB固定。有償プランは1MB/5MB/10MB/20MB/50MB/100MB/500MB/1GB/2GBから選択でき、メンバーが無暗に重たいファイルをトークルーム内にアップロードし、共有ストレージを圧迫しないように対策が取れる。

⑥写真／ファイルの保存期間

フリープランは3年が既定値で変更不可だが、有償プランでは3年、2年、1年、6ヶ月、3ヶ月、30日、15日、7日から選択可能。トークと異なり、写真とファイルの保存期間は共有ストレージの消費量に大きく影響するが、設定を柔軟に変えられる。ここで設定した期間より前にアップロードされた写真／ファイルは、ダウンロードできなくなるが、共有ストレージの消費カウントから除外される。

なお、設定期間を6ヶ月から1年のように期間を短く変更した場合、設定変更後にアップロードした写真／ファイルは、1年間保存されるが、6ヶ月以前にアップロードしたファイルが復活して再アップロードできるようにはならないので留意しておこう。

有償プランの場合、期間選択が可能。フリープランは3年固定で変更不可

⑦外部ユーザーへのファイル送信の制限

フリープランでは外部のLINE WORKSユーザー、LINEユーザーへのファイル送信が許可されており、変更できない。有償プランでは許可も、不許可も選択できる。外部とのやり取りにおいて、メッセージの送受信は許容するものの、ファイルの送信は禁止といったポリシーがある場合、有償プランを選択する必要がある。

有償プランでは外部へのファイル送信を制限できる

⑧音声／ビデオ通話および画面共有

フリープランでは音声／ビデオ通話および画面共有は利用許可されているが、有償プランでは不許可も可能。相手の携帯電話番号を知らなくても、社員同士で通話できてしまうことが社内ポリシーでNGの場合は選択するとよい。

⑨モバイル版アプリのログイン保持期間

フリープランは30日間固定のため、30日間おきに再ログインをする必要がある。有償プランは30日、180日、1年間から選択できる。

管理とセキュリティ　有償プランは細かい制限やセキュリティ機能が利用できる

　LINE WORKSは管理機能も充実しているが、フリープランでは利用できない機能も多い。有償プランではより細かい制限やセキュリティ機能が利用できる。

①グループの作成権限

フリープランではメンバーが自由に作成できてしまうグループだが、有償プランであれば管理者のみが作成できるように選択が可能になる。

②監査ログ

フリープランの監査ログは直近14日間の閲覧と検索のみで、ダウンロードもできない。有償プランでは、最大180日間の閲覧と検索に加え、CSV形式でのダウンロードも可能。なお、ファイルに関しては、ファイル名だけがログとして残る。トークに添付されたファイルも管理者がダウンロードしたい場合は、有償プランの有償オプションである「アーカイブ（トーク）」を付ける必要がある。

③独自の管理者権限

フリープランの管理者は最高管理者（1名限定）、副管理者、運用担当の3権限のみ付与できる。有償プランでは3権限に加え、操作可能範囲を限定した独自の権限を作成・付与できる。

④サービス利用設定

LINE WORKSで利用できる機能をメンバーごとに制限できる管理機能で、有償プランのみ利用できる。「このメンバーには、モバイルアプリを利用させたくない」「全メンバー、ブラウザ版の利用をしないようにしたい」といった制御が可能になっている。

⑤組織図の閲覧制限

アドレス帳に表示される範囲を、「自分だけ」「所属する組織まで」「所属する組織と指定組織まで」の3つから選択して表示範囲を制限する機能で、有償プランのみ利用できる。

協力会社や取引先など外部の方、もしくは、非正規雇用の方や内定者などにもLINE WORKSのIDを付与するようなケースでは、全社員へのコンタクトを許容したくない場合もあるだろう。そうした場合、この管理機能を利用することで、メンバー単位、もしくは、組織単位で、アドレス帳に表示される範囲を限定できる。

組織図の閲覧制限を設定できる

⑥IPアドレス制限、サービス利用国制限

オフィス内で利用しているグローバルIPアドレスからのみにアクセスを制限する機能で、有償プランのみ利用できる。ただし、PCのブラウザとアプリのみ適用され、モバイル版のLINE WORKSアプリはアクセス可能。

また、サービス利用国制限という機能もあり、例外指定した国以外からアクセスする場合、携帯番号もしくは、メールアドレスでの本人確認の認証を経ないとログインできなくすることができる。これらの設定は、最高管理者は影響を受けない。

⑦ファイル形式の制限

拡張子を指定することで、特定のファイル形式をアップロードしないよう制限できる機能で、有償プランのみ利用できる。マルウェアやウイルス対策として有効だ。

⑧外部MDM（モバイルデバイス管理）連携

端末の紛失や盗難に備え、管理者がリモートから特定のデバイスをアクセス禁止にしたり、データ削除を可能にする標準のMDM（モバイルデバイス管理）機能と、外部のMDMツールとの連携も可能だが、どちらも有償プランのみ利用できる。

⑨共有リンクのアクセス権限

LINE WORKSでの共有リンクは「自社社員のみ」「リンクを知っている全員、もしくはパスワードを知っている人のみ」「ワンタイムパスワード認証でアクセス可能」の3種類からアクセス制限をかけられる。フリープランではユーザーがいずれかを選択できてしまうが、有償プランでは管理者側は利用できるアクセス制限を指定でき、共有リンク機能自体をOFFにすることも可能。

⑩二段階認証の利用

LINE WORKSではID・パスワードに加え、登録した電話番号やメールアドレスでの認証を行なう二段階認証が利用できる。フリープランでは二段階認証を利用するか否かは、ユーザー側に任されているが、有償プランでは利用を必須にもできる。

⑪モバイル版アプリでの画像／テキスト情報のコピー

モバイル版アプリでの各サービス画面に表示されたテキスト／画像のクリップボードへのコピーを有償プランでは制限できる。

⑫フォルダ／Driveのリンク共有管理

有償プランであれば、管理者が管理者画面にて、メンバーがファイルやフォルダに対して作成した共有リンクを参照したり、削除することができる。また、ファイルがダウンロードされた日時やIPアドレスも参照することが可能だ。社外の人へ共有リンクを送った場合など、管理者にお願いして、ダウンロードしてくれたかどうかを確認できる。

⑬モニタリング

管理者が検知ポリシーをあらかじめ設定し、そのポリシーの該当した送信（社内／社外）が行なわれた場合に指定したメールアドレスやメンバーのサービスBOTに通知できる機能で、有償プランでのみ利用できる。

ポイントは共有ストレージとトークルームの機能

　このようにLINE WORKSのフリープランと有償プランの違いは多岐に渡る。そこで両者のポイントについて改めて茨木氏に聞いてみた。

　まずは有償プランに移行する理由としてユーザーの9割以上が当てはまるという共有ストレージ容量上限の到達。フリープランだと5GBの制限だが、有償プランだと一気に1TB以上に跳ね上がるため、有償プランに変更するユーザーも多い。「トークルーム内はファイルを個別に削除しても空き容量は確保できません。トークルーム外のノート、予定、フォルダなどのトーク付帯機能、もしくは掲示板などでは、ファイルや記事を削除し、ゴミ箱まで空にすることで、空き容量を確保できます」と茨木氏。とはいえ、業務で長期的に利用する場合は有償プランへの移行が望ましい。

　続いてのポイントはトークルーム。LINE WORKSのトークルームは、①「組織」機能で作成されたトークルーム、②「グループ」機能で作成されたトークルーム、③通常のトークルームの3種類がある。もともと、トークルーム機能と呼ばれるノート/予定/タスク/フォルダは①②のみで、③にはなかったが、直近のメジャーアップデートにて、③においても管理者が「トークルーム機能」を有効化することで利用が可能になった。

　なお②の「グループ」においては、グループマスターを設定できる。「グループマスターは、管理者権限が無くとも当該トークルームへのメンバーの参加／削除や、トークルーム機能のON／OFF、グループの公開／非公開の設定などをグループマスターの裁量で自由に行使できます。こうしたグループをメンバーが自由に作成できてしまうことが運用ポリシー上NGの場合は、有償プランで管理者のみ作成可に設定する必要がありますね」（茨木氏）。

最初のハードル「初期設定」と「社員への利用促進」もしっかりケア

　このようにフリープランと有償プランを徹底的に調べてくれた凌芸舎。さすがLINE WORKSのプロフェッショナルという仕事ぶりだ。

　LINE WORKSの導入を主導する立場にある方は、総務部、人事部など、必ずしもIT部門の方でないことも多いため、凌芸舎ではフリープランも含めてサポートをきちんと行なっているという。

「最初のハードルは、初期設定（初期構築）と社員への利用促進になりますが、弊社では、そこを最大のケアポイントと捉えています。テナントが開設できた後、まず何をしないといけないのかを明確にご説明し、利用目的などをヒアリングした上で、初期設定を丁寧にサポートさせて頂いております。導入を主導する方の理解度が上がることで、その後の社員への浸透率が上がっていきます」（茨木氏）

　導入後においても、メール、電話、Zoomなどでも無償でサポートを実施している。LINE WORKSの導入や運用で困っているユーザーは、さっそく問い合わせてみよう。

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