AI-OCRでペーパーレス化や業務効率化を進めてDXの土台を作ろう！
本記事はユーザックシステムが提供する「DX GO 日本企業にデジトラを！」に掲載された「AI-OCRでペーパーレス化や業務効率化を進めてDXの土台を作ろう！」を再編集したものです。
ペーパーレス化が推進される中、AI-OCRが注目されています。AI-OCRは、文字通り、従来のOCRにAIを組み合わせたものです。AI-OCRの活用で、ペーパーレス化が加速し、業務効率化にもつながります。
ここではAI-OCRの概要とメリット、メリットを生かした用途、業務効率化との関係などについて説明します。
AI-OCRの活用で度台を作った後は、紙の発生を通常業務からなくすことが必要です。真のペーパーレス化を目指したい方は、以下のダウンロード資料もご参照ください。
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AI-OCRとは
AI-OCRとは、AIを取り入れたOCR（Optical Character Recognition）のことです。ICR（Intelligent Character Recognition）とも呼ばれます。
多くは、スキャナーとソフトウェア、またはクラウドサービス上のシステムの形で提供されます。スキャナーが文字を画像にしたデータを作成し、ソフトウェアが文字情報を抽出して、テキストデータに変換します。
継続的に利用したり最初にデータを多く読み込ませてトレーニングしたりすることで、AIが学習し、認識精度が上がります。
従来のOCRとの違い
従来のOCRには、AIが組み込まれていません。そのため、使い続けても認識精度が上がることはなく、あらかじめ決められたことしかできません。また、一定の形式に従って書類を読み取るため、形式が異なると正確に読み取りができなくなります。
AI-OCRは、使えば使うほどAIの経験値が増えて、認識精度が上がります。また、異なる形式の書類や不定形の書類も読み取り可能です。
ただし、AIを組み合わせているため、従来のものと比較すると価格は高くなります。
AI-OCRのメリットと注意点
AI-OCRには、従来のOCRとは異なり、次のようなメリットがあります。
文字認識率が高い
AI-OCRは前後の文脈や語句の関連性を基にして、より多くの文字を正しく識別できます。たとえば、「ソ」と「ン」、「ハイフン（－）」と「いち（一）」など、従来のOCRでは誤認されやすかった文字も、文脈から正しく認識することが可能です。
また、継続的に利用することで、AIが繰り返し学習したりユーザーが読み間違えを訂正したデータを学習したりして、さらに精度を向上させることができます。手書きの読みにくい字にも対応可能です。
異なる形式の帳票にも対応できる
従来は決まったフォーマットを基に各項目を読み取ってデータを入力していたので、フォーマットが異なると間違いが発生したり読み取れなかったりすることがありました。AI-OCRは、取引先によりフォーマットが異なる伝票があっても、任意の箇所から必要な項目を自動的に抽出して正確に読み取り、データを入力できます。
多様なフォーマットの帳票だけでなく、非定型の文書にも対応可能です。
RPAと連携してさらに業務効率化できる
AI-OCRはRPA（Robotic Process Automation）と連携でき、例えば次のような業務プロセスを丸ごと自動化することが可能です。これは大きな業務効率化につながります。
1.紙帳票をスキャンし、画像データを作成する
2.スキャンデータからテキストデータを抽出する
3.抽出したデータをシステムへ入力する
4.データの集計・処理・加工を行う
5.結果を出力する
RPAについて詳しくは、次の記事をご覧ください。
DX推進に大きく貢献するRPA―導入メリットや注意点・事例まで
AI-OCRの注意点
AI-OCRでも、すべての文字を100％正確に読み取れるわけではありません。あらかじめ処理しにくいものを整理したり、処理後にユーザーがチェックしてデータを修正したりするなどの手間はかかります。
それでも、手入力や従来のOCRと比較して格段にスムーズに紙の書類をデータ化することが可能です。それによってペーパーレス化、業務効率化が大きく進むことから、導入意義は大きいと言えます。
ペーパーレス化については、次の記事で異なる視点から紹介しています。興味のある方はご覧ください。
ペーパーレスの必要性やメリットは？紙帳票のデジタル化と業務の自動化の進め方
AI-OCRでできることと用途
AI-OCRは、上のようなメリットを生かして、次のようなことができます。
・紙の書類のデータ化
紙の書類や伝票をデータ化し、ペーパーレス化を進めることができます。情報をデータ化することで、さまざまな方法で利活用することも可能です。
・データ入力作業の効率化
AI-OCRとRPAを組み合わせると、伝票からのデータを自動的にシステムに入力できます。
手入力での作業を削減できるので、データ入力や確認・修正作業をする必要がなくなり、大きな業務効率化が可能です。さらに手入力によるミスの削減にもつながります。
AI-OCRの用途
AI-OCRは、たとえば次のような用途に使われています。
・金融機関、公共料金など
顧客が手書きで作成した申込書や依頼書をデータ化し、処理を高速化できます。
・民間企業
お客さまの声やアンケートなど手書きの用紙をデータ化し、業務現場だけでなく全社でデータを活用できます。
・医療機関
問診票や診断書をデータ化し、他の科や医療機関とデータを共有したり、過去のデータを参考にしたりしてより的確な診断・治療が可能になります。
・教育機関
マークシートでない手書きのテストでも、答案を素早くデータ化して集計・分析できます。
・流通・小売業
FAXでの注文伝票をデータ化し、業務システムに入力してその後の処理を高速化できます。
AI-OCRとRPAの連携により業務効率化がさらに進む
AI-OCRを導入することで、紙の帳票の内容をスムーズにデータ化できます。AI-OCRは従来のOCRよりも文字認識率が向上し、異なる形式や非定型の文書も読み取れるからです。
これによって、古い書類のデジタル化、ペーパーレス化を進めることができます。また、業務システムを導入することで、新しい帳票は最初からデジタル化することが可能です。書類のデジタル化、データ化は、大きな業務効率化につながります。
しかし、それだけでは業務効率化としては不十分です。前述のようにRPAを組み合わせ、デジタル化されたデータを自動処理することで、工数を大きく削減でき、ミスも減らすことができます。これにより、さらなる効率化につながります。
AI-OCRや業務システムによってデータ入力から処理までの時間を短縮することで、業務の大幅なスピードアップが実現できます。
AI-OCRとRPAの連携については、次の記事も参考にしてください。
AI-OCRを比較検討～RPAとの連携、業務改善効果を上げる
空いた時間やリソースを利用して新しい提案やサービスの提供、新しい価値の提供も可能です。そこから顧客満足度の向上にもつなげることができ、DX（デジタルトランスフォーメーション）の足がかりにもなり得ます。
RPAとDXについては、次の記事を参考にしてください。
AI-OCRの導入はペーパーレス化や大きな業務効率化につながる
本来、ペーパーレス化と言えば書類を最初からデジタルで作成することがメインです。しかし、日本のビジネスの現場には、まだまだ紙の帳票がたくさん残っています。また、過去のデータとしての帳票もデジタル化しなくてはなりません。従来は、これを処理するのが大きな手間になっていました。
AI-OCRを導入することで、紙の帳票を容易にデジタルデータにすることができ、業務のペーパーレス化を進められます。さらにRPAと連携することで、処理の大部分を自動化することも可能です。これは単なるペーパーレス化だけでなく、業務フローの見直しと大きな業務効率化につながります。さらには顧客に新しい価値を提供することも可能です。
AI-OCRの導入は、DX推進への大きな一歩とも言えるでしょう。