Microsoft「Teams」と連携
トヨタ車ディーラーとして神奈川県下トップクラスの販売台数を誇る横浜トヨペットは、採用に関わる書類の事務手続きにAdobe Acrobat Signを採用、その結果採用書類を作成する負荷が大幅に省け、作業工数が大きく減少。業務プロセスが改善されただけではなく、必須項目の設定で記入漏れが少なくなり、修正のための作業コストも削減された。
さらに、採用者への書類送付から書類受領後社内処理まで一貫してオンラインで安全にリアルタイム処理ができるようになったことでテレワークでも行えるようになり、担当者の負担も減ったという。また、Microsoft製品との連携も実現し、担当者は採用者が電子サインを完了するのと同時に書類確認が可能となり、従来書類回収までに10日ほどかかっていたものであれば4日程度まで大幅に時間短縮した。
Adobe Acrobat Sign採用の決め手となったのは、使いやすさだけではなく、グローバル基準で幅広い法的要件にも準拠しておりコンプライアンスを担保できる点と、採用業務に限らず全国の取引先にも対応し、多種多様な活用ができる電子サインソリューションである点だったという。
一方トヨタグループ国内唯一のファイナンス企業トヨタファイナンスは、数年前から電子証明型のシステムを導入していたが、同社と取引先と双方で事前に電子証明書を用意する必要があるなど手間がかかり、なかなか活用が広まらなかったという。
その後コロナ禍の影響でリモートワークが必須となり、電子署名に対する法務省の見解が発表されたこともあり再度電子サインシステムの導入を検討し、2021年2月、Adobe Acrobat Signを社外との取引書類に利用する取り組みをスタートさせた。
本システムの選定により、社内外で電子（実印）証明の手続きが不要となり、社内も取引先も事前に準備するものがほとんどなく導入・運用を開始することができた。
また、ペーパーレス化によりFAXや郵送の作業が基本的になくなったことで、書類回収までの期間が大幅に短縮。平均1週間ほどかかっていた取引先とのやりとりが土日含めて1.5日程度で完了するようになった。
さらに、Adobe Acrobat Signの導入によって収入印紙代や郵送費が不要になり、印紙貼り付けの手間もなくなったため、取引先からも好評だという。
