仕事に差がつく！阿久津良和「Microsoft 365のスゴ技」 第5回

Power Automateを使ってタスク漏れを防ぐ

　本連載は、マイクロソフトのソリューション「Microsoft 365」に含まれるSaaS型デスクトップ＆Webアプリケーション（以下、アプリ）「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

　Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。今回はPower AutomateとMicrosoft To Doに注目する。

未完了のタスクをMicrosoft Teamsに投稿

　筆者は日々の業務をMicrosoft To Doで管理している。PCやスマホに同アプリをインストールして、原稿を書き終えたら、チェックを入れて“完了済み”にしているが、つい忘れてしまうことも。人（筆者）の足りない部分を補うための自動化ソリューションを試してみることにした。今回はMicrosoft To Doの特定リストに登録した未完了のタスクのみ、Microsoft Teamsに投稿するフローをPower Automate（旧Microsoft Flow）で作成する。

まずは「スケジュール」のトリガーを追加し、「間隔」は「1」、「頻度」を「日」に変更。「設定時刻」として「9」を指定。これで毎日朝9時にフローが実行される

次に「Microsoft To Do」のアクションとして「フォルダー別にTo Doを一覧表示する(プレビュー)」を追加。任意のTo Doリストを選択する。なお、検索時は「To-Do」とハイフンを追加した方が探しやすい

続いて取得したリスト「本文」として「条件」を追加し、「本文」として、Microsoft To Doの「状態」が「次の値に等しい」で「notStarted」、同じく「状態」が「次の値を含まない」で「completed」を指定。条件式をAND化する

最後に「はい」の場合にMicrosoft Teamsの「メッセージを投稿する（V3）（プレビュー）」を追加して任意のチャネルに、タスクの「件名」と簡単なメッセージを追加し、フローを保存する。なお、「いいえ」は空欄でかまわない

フローを実行すると先に未着手かつ完了済みでないタスクがチャネルに投稿される

　タスクの「状態」は進行状況を示しており、「not started（未着手）」「in progress（進行中）」「completed(完了済み)」「waiting on others（他のユーザーを待機中）」「deferred（延期）」といった値を持つ。上記のフローでは、未着手かつ完了済みではないタスクを「条件」で振り分けている。

　ただし、本フローが対象となるのは通常のタスクのみで、繰り返し実行するタスクは含まれていない。フローの実行結果を確認すると、リスト取得時点で繰り返し実行するタスクを含んでいないようだ。このあたりは[公式ドキュメント]でも記述を見つけられなかったので、別ロジックで動作しているのかもしれない。

　当然ながらMicrosoft To Doは通知機能を備えているため、そちらを有効にすればリマインダーとして利用できる。だが、コロナ禍で自宅からのリモートワークも増え、ビジネスチャットツールに情報を集約させた方が便利だろう。当然ながらMicrosoft TeamsではなくSlackに投稿しても構わないが、いずれの場合も専用チャネルを作った方がよい。

■関連サイト

• Microsoft 365
• Get more control of your day with Microsoft 365 \- Microsoft 365 Blog