「私にとって、システム導入は楽しいものでしかない」

ディップがkintoneで電子契約を実現！月1万5000時間の工数を削減

2018年07月05日 11時00分更新

文● 柳谷智宣

圧倒的な工数削減！そして「簡単すぎて質問することないですよ」と言われた

　導入したシステムでは、見た目には営業がクリックするボタンが変更されただけという。従来、紙で出力するために設置していた発行ボタンから、電子契約をする際のウェブ申し込みボタンに変わった。このボタンをクリックすれば、クライアントに自動でメールが送信され、クライアントが手続きを完了すると自動で完了通知が営業にも届くようになっている。

営業の工数を徹底的に省く

　回収状況に関しても、既存の見え方が変わってしまうと、営業が混乱するという理由でほとんど同じに。電子上で手続きしているクライアントのみを赤字で表示しているだけだという。クライアント側は送られてきたメールのURLを開くと、企業情報や商品情報といった契約内容が表示されるので、下にスクロールしてメールアドレスを入力し、送信をクリックするだけと手間がかからない。

　導入後は、朝礼や夕礼の後に説明会を15分程度行なったという。とはいえ、全員が説明会に参加できるわけではないので、リリース後は営業の近くに座って、いつでも質問しやすいような環境を作った。しかし、誰も質問に来なかった。

営業の横に座っていたが、誰も質問に来なかった

　「寂しかったです。だんだん不安になってきて、なんで質問してくれないのと聞いたところ、簡単すぎて質問することないですよ、と言われたのです」（加藤氏）

　それで、この営業の近くに座る取り組みは全国リリースの時にはやめてしまったという。その代わりに、リリースから2週間、1度でも営業から質問や要望があった項目は毎日Q＆A表として配信した。

　「導入の結果、クライアントからは忙しい中で既存の業務だけでなく、面接にも専念できましたと言われました。申し込み書の名称が『オンライン情報サービス申込書』なのですが、以前は紙で渡していたので『アナログじゃないか』と言われていたんです。それが、ウェブ申し込みを導入すると『やっとインターネット広告事業っぽくなってきた』という声もいただけるようになりました（笑）」（加藤氏）

月間で約1万5000時間を工数削減し、受注率までアップ

　もちろん、社内の業務も大幅に改善された。営業スタッフの申込書回収期間が3週間から1週間と、2週間も短縮できた。工数も月間で約1万5000時間を削減できた。その分を営業活動に専念してもらうことで、受注率もアップしたそうだ。かつて紙の文字を目視でチェックしていたスタッフの工数も800時間あったが、それもまるまるカット。紙の保管コストも、年間175万円も削減することができたという。ものすごい改善効果だ。

改修期間の短縮と工数の大幅削減を実現でき、売上もアップした！

　「全社のシステム、約1万5000件の申し込み業務をウェブ化するのは大ごとです。これを私ともう1名で解決できたのも、柔軟性のあるkintoneだからだと思っています。そのkintoneに頼りながら、現場と繰り返し対話して、ユーザビリティを追求しました。私ははじめてのシステム導入になりますが、（システムの）形ができてきたら、だんだん楽しくなってきました。また、家庭への影響もなく、楽しく両立させていただきました。私にとって、システム導入は楽しいものでしかない、と感じています」（加藤氏）

　初体験なのに、負荷のかかるシステム導入を楽しいと言える加藤氏もすごいが、これもkintoneのおかげか。ディップも今回の導入に満足したようで、今後は電子請求のウェブかも検討しているという。こちらももちろん、kintoneを利用するとのこと。

　まだまだチャレンジは続くようだが、加藤氏の徹底的な営業目線でのシステム導入は、間違いなく大成功することだろう。